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身近な業務改善に挑戦!

 【日常業務改善を行いたい】
 ちょっとした業務改善を行うアイデアを考えてみた。
 現在、ECサイトでユニフォームを販売する会社に勤めている。受注後発注(お客様より注文を受ける→メーカー在庫確認→生産)のフローをとっているため、在庫の更新を毎週金曜日に行っている。

 金曜日は週末前ということでお客様対応などイレギュラーな業務が多くなっている。また、メーカーからの在庫表もバラバラに時間に受信するため、そろい次第、在庫更新を行う。
そのため、ついつい忘れてしまい、業務終了間際に慌てて、在庫更新を行うことが多い。

そこで金曜日の決まった時間に通知メッセージをOutlook上に送付すれば在庫更新忘れが減るのではないかと考えた。

 【改善したいこと】
金曜日の決まった時間に在庫更新を行うことを忘れないようにしたい。

 【作成したもの】
PowerAppsで自動化したクラウドフローを作成。
毎週金曜日、15時に自動で自分のOutlookへメール送信設定をおこなった。
下記作成画面コピー。

image.png

image.png

テストの実施を行ったらみごとメール送信完了。
image.png

メッセージ送信成功!!

初めて作成して、動作完了確認できてすごくうれしい!

 【使用ツール】
・PowerApps
・Outlook

【難しかったところ】
機械音痴な私でも比較的簡単に作成できた。
ただ、初めのほうはアカウントのログインが連携したいものでなかったりしたため、うまくいかなかった。そのためログイン情報の確認という初歩的なところから見直すなどして気を付ける。

【今後に向けて】
現在、契約期間がバラバラなものを12社分管理している。契約期間1ヵ月前に、担当者にお知らせメールを行うフローをエクセル連携などして作成してみたい。

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