Excelは、大変便利なアプリです

「Excelを使える」ということは「パソコンを使える」ということと同じように理解されています。

しかし、Excelは表計算ソフトから発展したアプリで、データを共有管理するアプリではありません。

そのため、Excelでデータ管理をしようとすると、いつか必ず行き詰ります。

これは、Excelがデータをリレーションできないからです。リレーションとはデータの紐づけのことです。

データを整理するには、2つの種別に分ける必要がある

データを入力すると、同じデータを何度も繰り返し入力することがよくあります。

何度も同じものを入力するデータをマスターデータの呼びます。

例えば、納品書などのデータの場合、納品書には、日付、得意先名、商品名、数量、金額などのテータが記入されています。

得意先名、商品名、単価など、固定したデータが、マスターデータです。

日付、数量など、納品書ごとに異なるデータをトランザクションデータと呼びます。

データには、この2種類の属性があります。

データを管理するには、この2種類のデータを区別して保管する必要があります。

日常生活でたとえると、保管している倉庫から必要なものを取出して、机で作業するような感覚です。

Excelは作業机のようなアプリです。
手軽に使えるアプリですが、別のExcelファイルに登録されているデータを参照するには、使いにくいアプリです。

作業中のデータは、ほかの人が利用することはできません。つまり、データを共有作業できないのです。

Access(データベース)は、倉庫のようなアプリです。
大変多くのデータを保存でき、条件により必要なデータを抽出する能力に優れています。

ExcelとAccessをうまく連携して使うことにより、データを効率よく管理することができます。

ExcelとAccessを連携したシステムを公開しています。