会議主催者が意識すること
あなたがPMや会議で発表する立場の時に、出席者のことは意識していますか。
あなたはもちろん、これから話す内容を着地点や結論まで理解して話し始めますが、出席者は以下のことをわかっていないケースが多々あります。
- 何が話されるのか
- 最終的に何を話したいのか
会議主催者の理解している内容と会議出席者の理解している内容。
この2つの認識の違いが会議の最終的な理解度に大きな違いをもたらします。
人は自分が理解していることを他人も簡単に理解できると勘違いする
この見出しで書いている内容がすべてです。
私は上記の観念から完全に脱却することはできないと考えています。
そのため、上記の勘違いを常に自分がしていると会議開催前に戒めることが必要という考えです。
会議主催者の意識度に差があることを理解する
あなたは会議主催者の時に当事者意識を当然のように持っているでしょう。
しかし、参加者の時はどうですか？ 気を抜いていませんか？ 雑に聞いていませんか？
その参加者の時の意識をあなたの主催する会議に参加する人たちも持っています。
上記を踏まえて会議主催者が行うこと
やることは簡単ですが、できていない人は意外と多いです。
それは以下の2点です。
- 会議内容を出席者に対して「じぶんごと化」することで真剣に聞いてもらう
- 会議冒頭で、「じぶんごと化」するための意識を持ってもらうための発言をする
これは学生の時に先生が授業中に使う言葉がわかりやすいです。
すなわち
これから話す内容はテストに出る。
です。
これを言われたら、みんな真剣にその後の授業を聞くのではないでしょうか。
それを会議の冒頭に言えばよいだけです。
それだけ？ と思うかもしれませんが私が知る限りできていない人は意外と多いです。
会議冒頭に以下の言葉を言うか、会議の最後に言うかで、皆さんの意識は変わる気がしませんか？
本会議は、Aチームにこれから話すことに関する調査を依頼し、
Bチームにはスケジュールを作成してもらうための認識合わせの場として調整しました。
各チームにはご負担をかけますが、この会議で話すこと（話したこと）について
各チーム内での業務的・スケジュール的な可否を考え、
懸念点があれば今のうちに意見をいただきたいと思います。
使用例
まとめ
皆さんは社内の会議で人に参加を呼び掛けて、各担当者への依頼を最後の方に話したことはないですか？
私はよくやられます。そのたびに、
「最初に依頼事項を話してくれれば、そのつもりで説明を聞けたのに」
と思ってしまいます。
もちろん会議の形態や出席者によって進め方は変わってきますが、私はできる限り各担当者（各担当チーム）には会議冒頭にやってほしいことを伝えてから、会議を進めることにしています。
このやり方は私の考えによるものなので、人によって会議の理解度を深める方法は違うと思います。
『こんな考え方の出席者が皆さんの会議に参加しているかもしれない。』
そのぐらいの気持ちで読んでいただき、皆さんの会議進行を考える際の一助になれば幸いです。