効果的な議事録の取り方：会議を成功に導くポイント

なぜ議事録が重要なのか？

記憶には限界がある

まず初めに、人は忘れやすい生き物です。「自分は記憶力が良いから問題ない」と思うかもしれませんが、会議の全参加者が同じように覚えているわけではありません。重要なポイントが後で曖昧になることもあります。

一貫したフォーマットの重要性

議事録は、全員が同じ情報を共有し、記憶の曖昧さを補うための最適な手段です。特に、参加者が多い会議では各自が異なる部分を覚えていることが多く、一貫したフォーマットで記録を残すことで、「あのときこう言っていた」という誤解や水掛け論を避けることができます。

議事録の基本要素

誰が、何を、いつ、どこで、なぜ

効果的な議事録には、基本的な5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）が含まれています。これにより、後から見返したときに全体像がはっきりし、会議の内容を簡単に把握できます。

アクションアイテムと責任者

会議中に決定されたアクションアイテムと、それぞれの責任者を明確に記録します。これにより、誰が何をすべきかが明確になり、次の会議でのフォローアップがスムーズに行えます。

議事録作成のベストプラクティス

簡潔で明瞭な記述

議事録は簡潔で明瞭に書くことが重要です。冗長な表現を避け、ポイントを押さえた記述を心掛けましょう。箇条書きや見出しを使って、読みやすく整理します。

リアルタイムでの記録

可能な限り、会議中にリアルタイムで議事録を取ることが理想です。これにより、重要なポイントを逃さず記録でき、会議後の編集作業も軽減されます。

フォローアップと共有

会議が終わったら、できるだけ早く議事録を整理し、全参加者に共有します。これにより、記憶が新しいうちに内容を確認でき、必要な訂正や追加情報をタイムリーに反映できます。

まとめ

議事録は、会議の効果を最大化し、情報共有のズレを防ぐために欠かせないツールです。基本的な要素を押さえ、ベストプラクティスに従って作成することで、会議の成果を確実に次に繋げることができます。