メールの自動配信の様子
みなさん、こんにちは。
紙、印鑑、手作業に埋もれて業務をしているX世代の会社員です。
今回は、埋もれている業務の一つ。手作業にスポットを当て、業務の効率化を図りたいと思います。
担当業務は、ある一定期間の商品仕入れ金額に応じて、購入代金の一部を返金していただくという割り戻し契約に基づき、毎月契約先に返金金額を報告していただく「割り戻し金計算確認書」を提出していだいています。この「割り戻し金計算確認書」の報告内容をチェックした上で、金額を集計し、会社の利益として計上する業務をしています。
効率化を図りたい手作業の概要
「割り戻し計算確認書」提出の流れ
①提出必要な契約一覧表を作成。
↓
②対象契約先別にデータを分けます。
↓
③対象契約先別に提出依頼のメールを送信します。
↓
④取引先よりメールで提出。
今回、効率化を図りたい手作業は、③です。
契約数は、約1,000契約／月。対象契約先は、約300社／月。
約300社宛てにメール送付。作業時間は、20時間くらいです。
メール本文。コピペして送信しています。
紙で郵送するより、はるかに楽になった電子メール。その分、ちょっとのことでもメール送信。気が付いたら似たようなメール送信ばかり・・・ ならば定型文を用意し、コピペして送信すれば楽になる。
私も、私のまわりの同僚やパートさんも、皆、同じ。
みなさんもこんな感じではないですか？
コピー元用の下書きメール
定型のメール送信なら「Power Automate Desktop」君に任せよう！
学び始めたばかりのPower Automate Desktopが、どうやら得意分野の様子なので任せてみることにしました。
頼みます。期待しているぞ。
使用するもの
・Power Automate Desktop
・Outlook
・Excel
作り方
Excelシートにすべてのデータを貼り付けます。
注：必ずデータをテーブルで保存してください。
色々なやり方があると思いますが、今回ご紹介するデータをテーブルとして認識させるやり方は、Power Automate Desktopでフローを作成するのにとても簡素化できるところがメリットです。
繰り返しアクションが、「Outlookからのメールメッセージ送信」だけですが、これは、Excelシートのデータをテーブルとして認識させることにより1行目の項目を列として変数指定できるため、変数を作成するアクションが必要ありません。
Power Automate Desktopの設定
フローのソースコード
Excel.LaunchExcel.LaunchAndOpenUnderExistingProcess Path: $'''C:\\Users\\光博\\OneDrive\\プロトタイピング2期\\0422_lesson3\\【確定回収用】割り戻し計算確認書回収チェック表_練習.xlsx''' Visible: True ReadOnly: False Instance=> ExcelInstance
Outlook.Launch Instance=> OutlookInstance
Excel.SetActiveWorksheet.ActivateWorksheetByName Instance: ExcelInstance Name: $'''メール送信本文'''
Excel.ReadFromExcel.ReadAllCells Instance: ExcelInstance ReadAsText: True FirstLineIsHeader: True RangeValue=> ExcelData
LOOP FOREACH CurrentItem IN ExcelData
Outlook.SendEmailThroughOutlook.SendEmail Instance: OutlookInstance Account: $'''mitsuhiro_mark2@hotmail.com''' SendTo: CurrentItem['To'] CC: CurrentItem['Cc'] Subject: CurrentItem['件名'] Body: $'''%CurrentItem['本文']%
\"契約No\"%CurrentItem['契約No']%
\"件名\"%CurrentItem['件名2']%
\"期間\"%CurrentItem['期間開始']%\"～\"%CurrentItem['期間終了']%
%CurrentItem['列3']%''' IsBodyHtml: True
END
使用するアクション
各アクションの設定内容
①Excelの起動
②Outlookを起動します （設定なし）
③アクティブなExcelワークシートの設定
④Excelワークシートから読み取る
⑤For each ⑦End
⑥Outlookからのメール メッセージの送信
（⑤と⑦の間に差し込めます。）
送信結果です。
上司・同僚からのご意見
毎月、600～700ぐらいの定型メールをお取引先さまへ送信しています。それを自動化し、作業効率化のための試作品です。ご覧いただき、ご意見、アドバイスをいただきたいです。
よろしくお願いいたします。
上司の上司（執行役員さま）から
現在の作業のなかで、課題となっている事からAI化できないかという取り組みと理解しました。その他にも、どの取引先がどんな契約か、一覧で確認できるといいと思いました。
色々と可能性があり、良い取り組みと思います。
朝から晩まで、1日中会議でお疲れの様子のなか、ご無理をいっていただいた貴重なご意見。
ありがとうございました。
人事異動してきたばかり（2ケ月）の上司から
Power Automateの取り組みが順調に進んでいる様で、成果物の報告が上がってきており業務のスリム化への道筋も見えてきている様に見受けられます。引き続き「手段」はツール研究、重要な「目的」を明確にした取組強化をお願いします。
今後は、集計作業まで自動化できれば、更なる作業削減につながると思いますので、引き続き最大活用頂く様、お願いします。
業務スリム化の成果を必ず出したいと思っています。
また、進捗状況は、ご報告させていただきます。
ありがとうございました。
デジタルの達人で仕事が趣味？の同僚から
確か、メール送信に添付資料を付けるんでしたよね。その添付資料の自動作成、私に任せてもらえませんか？ChatGPTとExcelで試してみたいことがあるので。
ありがとう！ぜひ、お願いします。
頼りになります。🤝
大量のメール送信業務を行っているパートさんから
他の部署でも同じように大量のメール送信に苦労しているかもしれません。できたらラクになると思うので是非作成お願いします。完成したら講習会を開いてください。
注意する必要なメール送信は、【注意】とか【色】が浮き出てきたりするといいです。
メールを受信後、内容を判断して簡単な返事を自動返信してくれると助かります。
他の部署の方にも使っていただけるようなものになるように頑張って作ります。
メール送信も完全自動化ではなく、確認後に送信という意味で、送信ボタンだけは手動で押す。ミスを防ぐという点で良いですね。
Teachable Machineみたいなもので、メール内容判断できるのがあるかな～。今の私では、ハードルが高いな～。
今回も、たくさんのご意見ありがとう。
新しい武器を得たことで・・・
前回の記事で、今後の取り組みとして「自動でメール配信をしたい」と書きました。Power Automate Desktopという新たな武器を手に入れたことで可能になりました。
ちょっとした業務をこのように自動化することを続けていくことで、自動化の点と点が結びつき、線となって大きく業務の効率化が図れる気がしてきました。
「そんなにうまくいくはずはない」と思いつつ、モチベーションはUP⤴です。
つづく