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@miya_sts

Teamsのメッセージの見落とし、Power Automate×Plannerでなくせる...かも！！

Last updated at Posted at 2020-10-04

【2021/6/19】追記

Teamsのデフォルトの機能として、Teamsメッセージからタスク登録が先日できるようになったので、こちら の記事でまとめてみました。よろしければぜひご覧ください...！

#はじめに
Teamsを使っていると、いろんなチームにいろんなチャットがあって、どれを返信するのかわからなくなった経験、ありませんか...？「保存する」を使ってもいまいちだったり。。。
チャットそのものをタスクとして登録・管理できたら便利そう、というアイデアが沸いてきたので、Microsoft Power AutomateとPlannerを使って実装してみました！:sunny:
TeamsPlanner.png

目次

#【1】作ったもの（概要）
Teamsのチャットを、Plannerのタスクとして登録し、また、自分に割り当てられたタスクが進行中の間は、指定時刻にリマインドを送ってくれるフローを作成しています。大きく分けて「タスク登録用フロー」と「タスクリマインド用フロー」の2つのフローから構成されます。
操作感は下記のとおりです。

  1. アダプティブカードを使って、チャットをPlannerにタスクとして登録できます。
    image.png
    image.png
    →以下のようにPlannerにタスクが追加されます。（Plannerタスク内メモ欄のリンクから、該当チャットへジャンプすることが可能です...！）
    image.png

  2. 毎日、指定日時になると、自身に割り当てられている処理中のタスク一覧が、メールで通知されます。先の手順で登録したPlannerタスク以外にも、手動で直接Plannerにて登録したタスクもリマインドされます。
    image.png

#【2】各フローの作り方

【2-1】タスク登録用フローの作り方

  1. Office.comにてサインイン後、左ペインよりPower Automateアプリを開きます。
    image.png
    ※アプリ一覧に表示されない場合は、Power Automateのライセンスが有効になっていないことが考えられますので、適宜、組織のシステム管理者へお問い合わせください。

  2. 左ペインの「+ 作成」より、「インスタント フロー」を選択します。フロー名を適当に付け、画面下部の「スキップ」を押下します。

  3. 「コネクタとトリガーを検索する」場所で、”Teams”と入力し、「選択されたメッセージに対して」をクリックします。
    image.png

  4. 「アダプティブカードの編集」を押下します。
    image.png

  5. 画面左上の「New card」をクリックし、カードをリセットします。
    image.png

  6. Card Elementsより、アダプティブカードにドラッグ＆ドロップして、以下のようなアダプティブカードを作成します。
    image.png

    • なお、 Input関係は、Element Propertiesにて、Idをそれぞれ設定しておきます。（筆者の場合、上から、「taskName」「dueDate」「inputNote」を設定しています。）
      image.png

7.トリガー下の「+」ボタンを押し、「アクションの追加」を選択します。
image.png
8. 「Office 365 ユーザー」コネクタより、アクション「ユーザ－プロフィールの取得」を選択します。
image.png
9. 「ユーザー(UPN)」の枠をクリックし、”動的なコンテンツ”内に表示される「操作元ユーザのID」を選択します。
image.png
10. さらに＋を押し、Plannerのアクションの「タスクを作成する」を追加します。
image.png
11. 以下のようにそれぞれの項目を埋めます。※予め、Plannerアプリ上で、個人用のToDo管理のプラン「myWorkList」を作成しています。
image.png
12. 続いて、「タスクを作成する」の下に、「タスクの更新」「タスクの詳細の更新」をそれぞれ追加します。「タスクの更新」では、進捗状況を「In Progress」（進行中）にし、「タスクの詳細の更新」では、説明欄に「メッセージへのリンク」を追加しておきます。
image.png
13. 必要に応じて、「メッセージをフローボットとしてユーザに投稿する」アクションを追加しておきます。（登録できたことを即確認したい場合は、追加しておくと良いです。）
image.png
14. 右上のフローチェッカーにて、エラーが表示されていないことを確認＆画面左上「戻るボタン」横のフロー名を好きな名称（筆者の場合は「Workリストへの登録」）に変更します。その後、自身のTeamsにて、チャット右上「…」マーク＞「その他の操作」と進み、自身の作成したフローアクションが表示されていることを確認します。

【2-2】タスクリマインド用フローの作り方

  1. テンプレート「すべての未処理のPlannerタスクのダイジェストをメールで送信」 を確認し、「続行」を押下します。
  2. トリガー「Recurrence」をクリックし、詳細オプションを表示の上、以下のようにします。
    image.png
  3. アクション「Select」を選択の上、マップの値を以下のように設定します。
    image.png
    ※ここで、期限日時、タスク詳細については、以下のような形で指定しておきます。
  4. フロー末尾のアクション「Send an email」にて、件名と重要度を、自身の好みにあわせて設定します。
    image.png

【3】テストしてみる

ここまで作成した2つのフローにより、以下のようになります。

【3-1】タスク登録のテスト

  • タスクとして登録したいメッセージの右上[・・・]より、「その他の操作」＞「＜自身が設定したフローの名前（筆者の場合は「Workリストへの登録」）＞」と進みます。
    image.png

  • アダプティブカードにて、各項目を埋めていきます。
    　image.png

  • Plannerにタスクが追加され、進行状況が「処理中（In Progress）」になっていることがわかります。また、メモ内のリンクより、該当チャットへジャンプすることもできます。
    image.png

【3-2】タスクリマインドのテスト

  • 設定した時刻とほぼ同時刻に、メールが送られます。また、タスク詳細に記載のリンクをクリックすることで、Plannerのタスクへ簡単にアクセスできます。
    image.png

【3-3】フローのデバック

あれ？思った通りに動いていない...？/実行はできたけど時間がかかったので処理を見直したい/...etc.という場合には、以下の手順でエラー箇所/処理遅延箇所の特定が可能です。

  1. 該当フローの概要ページを開く。
  2. 画面下の「28日間の実行履歴」にて、処理が走ったと思われる時刻をクリックする。（以下スクリーンショットの赤線部分） image.png
  3. 各アクションの右上に実行結果（エラー有無・処理時間）が表示されます。また、各アクションをクリックすることで、それぞれのアクションでの出力結果を確認可能です。
    image.png

【4】おわりに

Power Automate、ローコードでありながら、アイデア次第でいろいろなことができそうです...！ 今後も便利な機能作れたら随時公開予定ですので、よかったらフォローいただけると幸いです。

【5】参考サイト

  • PowerAutomate公式ページ
  • Adaptive Cards Designer
    • その名の通り、アダプティブカードをデザインできるWebツールです。
  • Schema Explore
    • アダプティブカードで使える要素とJSONのサンプルが豊富にあります。ここでのJSON構文をコピーして、Adaptive Cards Designにペーストしていくことで、独自のカードを作れます。
  • Microsoft 365 開発者プログラム
    • Microsoft 365の試験テナントが欲しい方はお勧めです。無償です。開発用データセットを使って、いろいろと試すことができます。
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