概要
ファックス使ってますか？
何かと生産性を阻害する元凶のように扱われがちなファックスですが、そうは言っても相手のあることなので、まだまだファックスの出番は多いです。
ファックスのペーパーレス化もだいぶ進んできて、専用のサービスもありますが、今回はPower Automateによってペーパーレス化した事例を取り上げます。
紙によるファックスの何が問題か
ざっと思いつくところでこんなところでしょうか。
- 紙をなくしてしまう
- いらないファックスまでプリントアウトして、紙代やカウンター代がかかる
- ファックスの宛先の人に届ける手間がかかる
特に３番目の、紙を届けるというのが邪魔くさいです。同じフロアの見渡せる範囲だけであればまだいいのですが、隣の建物まで持っていくとか、以前はよくありました。
雨や雪の日なんかは最悪です。
方針
- ファックスの受信文書を誰でも見れるようにする。
（セキュリティ上好ましくないようであれば、アクセス権を考慮する必要があります。うちは少人数なので、まあ...） - 総務が確認して、受信者に割り当てる。
- 保管期限が切れたら、自動的に削除する
補完する必要がある文書は、ファイルサーバー等に保存しておく
上記を実現するため、ファックスを受信したらSharePointの決まったフォルダに保存し、SharePointにファイルが保存されたら、Plannerにタスクを生成しファイルを添付します。
Plannerのタスクに添付されたファイルを総務が確認して、受信者に割り当て、受信者は内容を確認して必要な処理を行ったらタスクを完了します。
完了したタスクは定期的に添付ファイルを含めてクリーンアップします。
なお、ファックスをSharePointに保存する部分は、リコーのカンタンファックス仕分けを利用しています。
RICOH カンタンファックス仕分け for Cloud
完成図
受信したファックスは Planner のタスクとして管理し、Microsoft Teams のタブに表示させています。
次回の予定
ファックスの受信文書をSharePointに保存する部分は、以前は複合機の標準機能で専用のアドレスへメール送信して、専用アドレスでメールを受信したらSharePointに保存させていましたが、たまに飛ばないときがあったりしたため、別途料金は発生しますが「カンタンファックス仕分け」を利用することにしました。（仕分ける機能は使っていません。全部同じフォルダに入れてます）
この辺は複合機のメーカーや機種によってもやり方が変わってくると思いますので、ここでは触れません。
次回以降は、SharePointに保存したあとのPower Automateで構築しているフローについて紹介する予定です。