この記事は、「架空プロジェクトを通してシステム開発とドキュメント作成を体験してみる（2022 Late）」の記事の一部です。
議事録の概要
ビジネスの現場で最も登場し、かつ、最も基本的な書類です。
議事録がちゃんと書けるかでその人の実力がわかると言っても過言ではありません。
というわりにサンプルはしょぼいです。まあ、実力がわかるということで。
概要
資料の概要は下記の通りです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 作成目的 | 会議の内容、特に決議事項、継続検討事項（宿題）を記録として残す |
| 記述すべき内容 | 出席者の発言（の要約） |
| 誰がつくるのか | 会議主催者（が手配した記録係） |
| 誰向けに作るのか | 会議参加者 |
| 作成タイミング | 会議中メモ、会議後整理、（その後、共有・確認） |
| ファイル形式 | ExcelかWord？ |
| 備考 | 会社の文化により様式が異なる |
ダウンロード
サンプルのダウンロードはこちらから。
複数のサンプルがシートに分けられて1つのファイルに保存されています。ご注意ください。
作成してみる
では、作成してみましょう。
作成のポイント
発言は要約するのが基本
議事録をどう取るのかは会社の文化に依存するところが多いですが、発言をそのまま議事録に残すのではなく、発言内容の趣旨が変更されないよう注意しながら要約して記述するのが一般的です。
時折、発言のまんま記述する人がいて見ていて面白いのですが、だいたいそれを見た上司に怒られますね。
例）
会議で、社長と田中さんで下記のようなやり取りがあったとしたら、
社長：「○○はむちゃくちゃ重要なので、今月中にぜったいやれよ！死んでもやれよ！わかったな！田中！」
田中：「あ・・・はい・・」
議事録には、
「○○は非常に重要なため、今月中に必ず実行してほしい」（社長）
「承知しました」（田中）
と書きます。
また、発言した場合でも「あ、これは議事録に残さないでね」と言われたものは除外します。
議事録は参加者が確認の上、修正するのが基本（あまりされないけど）
実際に運用されない場合もありますが、議事録は記述後、参加者に共有され、発言や認識に齟齬が無いか確認をし、必要に応じて修正などを行うのが基本です。
例）
社長が、下記の議事録を見て、
「○○は非常に重要なため、今月中に必ず実行してほしい」（社長）
「承知しました」（田中）
あ、今月中と言ったけど、今週中の誤りです。修正お願いします。と言ってくれば修正します。
（この場合、田中さんにも確認をとる必要があります）
構成（記述項目）を考える
まあ、議事録というのはだいたい下記のような感じです。
- 会議名（議題）
- 開催日時
- 参加者
- 話し合いの内容（サマリ）
- 決定事項
- 宿題（誰の）
記述例（サンプルの說明）
議事録
一般的には
実践ガイドブックでは一般ビジネス文章のテンプレートは提供されていません。
ビジネスドキュメントについては一般とサンプルは大きく変わりません（少し簡素化されています）。ネットで該当ドキュメントを検索すると沢山でてきますし、もし、会社に所属しているのであれば会社独自のテンプレートがあるはずなので内容を確認してみましょう。