はじめに
今の会社にはマニュアルはあるものの、最新化されておらず、情報も十分ではないと感じる場面が多い。業務を進めるうえで余計な負担になっているため、いっそ作り直したいと考えた。これは、良いマニュアルとは何かを整理するための個人的なメモである。
なぜマニュアルが不十分だと思うのか
- 更新できないPDFで管理されており、情報が古いまま放置される。
- 口頭で知識が受け継がれており、属人化が進んでいる。
- メンバーの入れ替わりが激しく、新しく入る人ごとに説明コストがかかる。
- 特定の人しか知らない情報が多く、全体に共有されていない。
- 「必要なら作っておいて」と丸投げされることもあり、上司や長くいる人の最低限のサポートが不足している。
あなたやあなたの会社にも、こんな「マニュアルあるある」はありませんか？
マニュアルの役割
入れ替わりが激しい職場では、マニュアルの存在は特に重要になる。
新しく入った人が、OJTに頼らずとも早く戦力になるための最短ルートになる。
引き継ぎのたびに発生する非効率を減らし、業務が人に依存しすぎることを防ぐ。
結果として、チーム全体の時間と知識を守る装置として機能する。
理想の「いいマニュアル」とは
「読み手が、知りたい情報を、すぐに、正しく理解し、実行できる」もの。
マニュアル作りを始める前に決めるべきこと
1. ツールの選定：PDFからの脱却
私は最終的にNotionで管理することにしました。
【Notion/デジタル管理のメリット】
同時編集・リアルタイム更新が可能：最新の情報がすぐに反映される。（「更新できないPDF」問題の解消）
強力な検索機能：知りたい情報にすぐにたどり着ける。（「すぐアクセスできる」の実現）
画像や動画の埋め込みが容易：視覚的なわかりやすさを追求できる。
2. 協力体制の構築：一人で全部作ろうとしない。
一人で全てまとめようとすると挫折しやすい。
関係者が情報を足せる仕組みや、最低限のレビュー体制を持つことで、運用が安定する。
試行してみる
いきなり全部まとめようとすると挫折するため、段階を踏むのが最も合理的。
第1段階：散在しているものを“見える化”する
PDFでもメモでも、まずはすべてNotionに置き場を作る。
内容はまだ整理しなくていいから「とりあえず集める」ことが目的。
目的は“情報の所在を1か所にまとめる”こと。
第2段階：共通の枠を作る
業務ごとに「型」をつくる。
思い描いている「いいマニュアルの要素」をそのまま使う。
・目的
・全体の流れ
・手順
・例外対応
・よくある質問
・更新ルール
フォーマットを作り、散在情報を当てはめていく。
第3段階：個人メモを“マニュアルに吸い上げる”
現場のリアルな知識が詰まった「個人メモ」をマニュアルに落とし込み、属人化させない。
テンプレに沿って必要部分だけを移植し、Notion上の“チームのマニュアル”に変換していく。
第4段階：更新ルールを決める
「3ヶ月ごとに見直す」「手順が変わったらすぐ更新する」など、更新のタイミングを決める。
まとめ
マニュアルは「時間と知識を守る投資」である
メンバーの入れ替わりが激しい職場こそ、マニュアル整備は喫緊の課題であり、将来のコストを減らすための「投資」である。
「不十分なマニュアルを嘆く」フェーズから、
「Notionを使ってより良い環境を自ら作っていく」を目指して！
現場が改善されていたら追記するかも。
参考