よくある問題
上司「おーい、この社外秘の内容をメールで送ってくれー」
ぼく「原価情報も入っているなぁ。社内の関係者各位を宛先に入れて、、、送信！」
ぼく「しまった！ 社外の人にも送っちまった！」
上司「おい！どうなってる！ 始末書もんだぞ！」
解決策
メールの宛先ミスは、大きな損失を被ります。社内への宛て先ミスであればゴメンナサイで済みますが、社外宛てでは始末書どころでは済まないことにも。。
情報漏洩に関する意識が高い会社は、誤送信を防止する仕組みを取り入れています。お値段もそれなり、、組織としての導入になるので、個人的に導入というわけにはいかないですね。
富士通系
基本ライセンスパック10：4万5000円
年間保守：1万2000円FUJITSU Security Solution SHieldMailChecker 誤送信防止 - 特長 : 富士通ソーシアルサイエンスラボラトリ
http://www.fujitsu.com/jp/group/ssl/products/network/security/network-security/data-leakage-prevention/shieldmail/merit/
NTT系
年間サブスクリプション価格（税別）
50ユーザ ／ 80,000円メール誤送信防止・暗号化対策 CipherCraft/Mail
https://www.ntt-tx.co.jp/products/ccraftmail/
air
エアーの誤送信防止Outlookアドイン「WISE Alert」
https://air.co.jp/cat_03/4888/
また某社では、署名部分に自己チェックリストが挿入されています。チェック欄も削除されずにメールに含まれてくることもあるので、皆さんも見覚えがあるでしょう。
□宛先に社外アドレスが入っていないか
□添付ファイルを確認したか
□公開前の開発ネームを削除したか
上記の各項目をチェックしてから送信するようです。ただ、自己チェックは面倒くさいですし、形骸化すれば効果が薄れてしまいます。そこで、簡単なスクリプトを設定して、警告が出るようにしてみました。使用しているのはMS-Outlookです。
なお、コードのうち90%はこちらのWebページを参考にしています。私は単純に確認ダイアログを追加しただけです。ご自由にお使いくださいとのことですので、私も参考にさせていただいています。
Outlookで宛先をチェック・制限するマクロ | Re：WEBマガジン
http://magazine.re-web.org/outlook-atesakicheck/
いきなりコード
自社の「***.co.jp」以外のドメインが宛先に含まれた場合のみ、Yes/No の確認ダイアログが表示されます。Yesならそのまま送信、Noなら送信をキャンセルします。キャンセル後はメールを再編集できます。
コードはこちら。
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'定義内容説明
'MY_DOMAIN→許可するドメイン
'RECV_INFO→受信者
'ATESAKI→宛先
'ATE_LIST→宛先リスト
'ALERT_MSG→警告メッセージ
MY_DOMAIN = "***.co.jp" '許可する宛先ドメイン指定
For Each RECV_INFO In Item.Recipients
ATESAKI = RECV_INFO.Address
If Right(ATESAKI, Len(ATESAKI) - InStr(ATESAKI, "@")) <> MY_DOMAIN Then
ATE_LIST = ATE_LIST & ATESAKI & vbCr
End If
Next RECV_INFO
If ATE_LIST <> "" Then
ALERT_MSG = "社外アドレス、" & vbCr & vbCr & _
ATE_LIST & vbCr & _
"へ送信しますか？" & vbCr
If MsgBox(ALERT_MSG, vbYesNo + vbExclamation) = vbYes Then
Else
MsgBox ("キャンセルしました。")
Cancel = True
End If
End If
End Sub
MS-Outlookでマクロ設定する方法は、先程と同様のこちらのページをみてくださいね。
Outlookで宛先をチェック・制限するマクロ | Re：WEBマガジン
http://magazine.re-web.org/outlook-atesakicheck/
補足
Office 2016から、署名ツールの場所が変更されました。
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office16 フォルダー内に、SELFCERT.EXE があります
効果のほど
上司「おーい、この社外秘の内容をメールで送ってくれー」
ぼく「原価情報も入っているなぁ。よし、関係者各位を宛先に入れて、、、送信！」
ドゥン！
「社外アドレス、hoge@example.com へ送信しますか？」
ぼく「あぶねー！ 社外の方も宛先にいれてたわ！消しとこう」
セーフ！