I. 導入

こんにちは。Voicyでコーポレートを担当しているめいです！

この記事は、Voicy Advent Calendar 2025 13日目の投稿です。
昨日の12日目の記事、たかまてぃーさん(@kyappamu)の「静的サイトを自動生成するAIエージェントをvibeで作ってみる」の記事もぜひチェックしてみてください！

私は、新卒1年目でVoicyのコーポレート部署で働かせていただいています。

この記事では、私が新卒として直面した社内課題を、ノーコードツール「Make」を使ってどのように改善し、来年の本格導入に向けて仕組みを構築したか、その奮闘記をお話しします！

💡 II. なぜ契約書管理の改善が必要だったのか？

コーポレート部門の重要な業務の一つが、契約書の管理です。

私が直面した課題は、締結後の管理体制にありました。それは、「各部署で最適化された管理が行われているため、全社的な視点から稼働状況を把握するための仕組みづくりを検討する時期に来ている」状態でした。

誰が、いつ、どの契約を締結したのか？

必要な時に、必要な契約書がすぐに見つからない

契約の全体像が把握しづらく、ガバナンス上の懸念がある

会社全体の情報が集まるコーポレートにいるからこそ、全社がよりスムーズに連携し、持続的な成長を実現していくために、管理体制のあり方を再構築するタイミングにあると捉えました。そこで、現場の担当者だけではなく、会社全体で契約状況を戦略的に把握できる「一元管理体制を構築するため、8月から改善プロジェクトとして動き始めました。

🔑 III. 解決の鍵：ノーコードツール「Make」との出会い

この課題を解決するため、私は「締結完了を通知するメール」から「保存」までの一連の流れを自動化し、すべての契約書を一つの場所に集約する仕組みを考えました。

そこで目をつけたのが、ノーコード/ローコードの自動化ツール「Make」（旧 Integromat）です。複雑なコードを書くことなく、様々なアプリケーションを連携させ、ビジネスプロセスを自動化できるこのツールが、課題解決の鍵となりました。

⚙️ IV. 【事例】Makeシナリオで実現する締結後の契約書自動一元管理

私たちがMakeで構築したのは、「外部から届く『契約締結完了メール』をトリガーとする契約書自動一元管理シナリオ」です。

このシステムは非常にシンプルです。

締結用メールアドレスをトリガーに設定: 契約締結に使用する特定のメールアドレスをMakeのシナリオに設定します。

メール受信を検知: 締結済みの契約書が添付されたメールが届くと、Makeが反応します。

添付ファイルを自動抽出・保存:

Makeがメール本文や添付ファイル名から必要な情報を読み取ります。

添付されている契約書ファイル（PDFなど）を自動で抜き取ります。

そのファイルを、全社共通の管理先であるGoogle Driveに自動で保存します。

この仕組みにより、締結済みの契約書ファイルが自動でGoogle Driveに一元保存されるため、部署担当者による手動での保存や共有の手間が一切なくなる見込みです。この自動化によって、その後の稟議確認などの管理作業の起点となるファイル検索・共有の非効率性が大きく解消され、結果として、全社で動いている契約の状況を漏れなく、一元的に把握・管理できるようになる見込みです。

🚀 ノーコードの力：非エンジニアの私が仕組みを作れた理由

この契約書管理の仕組みを構築する中で、最も強力だったのがMakeの「ノーコード」という特性です。

実は、コードも何もわからない私ですが、Makeの視覚的な操作のおかげで、ほぼ一人でこの一連の流れを完成させることができました（ツールの使用開始時と、使用上の疑問点についてのみエンジニアの方にサポートいただきました）。

もしこれがプログラミングが必要なシステム構築だったとしたら、新卒の私が主導して、このスピード感で実現することは不可能だったでしょう。Makeは、コーポレート部門のメンバーが、煩雑な業務を自分で解決するための強力な武器となってくれました。

✅V. 期待される変化：契約書管理のストレスをなくす

このMakeを使った仕組み作りはほぼ完了しており、来年2月の導入を目指しています。この仕組みが全社に展開されることで、コーポレート部門と各部署の業務の非効率性が解消され、以下のような効果が期待されます。

具体的には、「あの契約書どこ？」という状況はほぼゼロになり、必要な時に必要な書類をすぐに提供できる体制が整います。また、締結書類のチェック体制もやりやすくなり、契約管理のガバナンス強化に大きく貢献する見込みです。新卒の私を含む全社的なルーティン作業の負荷も軽減され、より本質的な業務に集中できるようになるでしょう。

✨VI. おわりに：自動化の先へ、非エンジニアの挑戦

8月から新卒として取り組んだこの仕組み作りは、「自ら課題を見つけ、解決の土台を作る」貴重な経験となりました。

Makeは、ノーコードでありながら、単なる自動化ツールで終わらず、全社的な非効率性や契約管理のガバナンスといった構造的な課題へ、主体的にアプローチするための実効性のある手段を提供してくれました。!

来年2月の導入まで気を引き締めて最終調整を頑張ります！

もし皆さんの周りに「非効率だな」と感じる業務があれば、スキルを理由に諦めず、ぜひMakeのようなノーコードツールで「自分ごと」として改善に挑戦してみてください。