皆さんは日常業務でBoxをどのように活用していますか？
私がBoxの存在を知ったのは10年くらい前のこと。ただ当時は顧客の指定ツールとしてアカウントを持っていただけで、利用シーンとしては顧客に納品するドキュメントをアップロードするくらい。後からそのファイルを顧客と一緒にブラッシュアップすることはほとんどなく、正直いうとファイル置き場以外にBoxの使い道があるなんて想像もしていませんでした。
その後ご縁があってBox Japanに入社し、同僚たちのBoxの使い方に驚かされることが多々ありました。特に必要な情報を効率よく取得したり共有するためにBoxを活用しているのを見て感動です。それは社員だから特別な使い方というわけではなく、Boxユーザー皆さんの業務にもフィットするはず。今日はそんな、地味だけど便利なBoxの使い方をシェアしたいと思います。
Box Notesで定例会議
💡会議に関する情報を一箇所に集約、資料はシンプルな見た目に💡
Box社員はBox Notesを本当によく使っています。社内の会議資料はほぼ全てこれといって過言ではないかも。なんならパートナー様やお客様との定例会もBox Notesです。
会議のホストは当日の議題を事前に書き、カレンダー招待にNoteの共有リンクを添付します。参加者はそれを見て準備したり、出席できなかった人は後から打ち合わせ内容を確認します。
使い方
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会議資料の共有リンクを招待者のカレンダーに記載： 出席者も欠席者もそのカレンダーさえ見ればそのミーティングに必要な情報へすぐ辿り着けるようにします。会議の種類が増えてくると、それぞれの部署やプロジェクトのフォルダツリーを辿るよりも断然早いです。
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一連の定例会議の資料を一つのファイルに継ぎ足しで記載： 前回の話題や決定事項をすぐに再確認できるようにします。こうしておけば、カレンダー招待を繰り返しで設定するときにもリンクURLの変更が不要です。
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会議の出席者は手元でそのNoteを開きながら参加： Note内にリンクの貼られている別資料を直接見に行かれるのはもちろんのこと、その場で参加者それぞれが情報を追記したり決定事項を書き込むことで、打ち合わせ中に議事録が完成します。
ここがポイント
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同時編集が可能1なので参加者全員が主体的に会議資料を作る雰囲気になります。
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他のユーザーのカーソル位置が見えるため、会議中に皆んながクリックしているリンクには色とりどりのカーソルが集まってくるのがわかります。Web会議でも他の出席者のリアルタイムの反応がよく見え、ライブ感の高い会議になります。
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画像や表を挿入したり、Box上のコンテンツや外部ウェブサイトのプレビューが表示できたりするので、資料にビジュアル的なメリハリもつけられます。一方でスタイルを整える機能が多すぎないので、プレゼンテーションスライドを作るよりもシンプル。
皆さんの中では毎回の会議のたびに新しいスライドを用意したり、終了後に関係者の間で議事録を回覧して承認をもらうようなプロセスを経験されている方がいらっしゃるかと思います。もちろん、会議の位置付けや契約の形によっては正式な承認プロセスが必要な状況もありますが、Box Notesをこのように使ってシンプルに会議内容を共有できるところもあるかもしれません。
[製品ガイド] Box Notesの概要
[ユースケース動画] Box Notesで会議を効率化
コメントとタスク機能で作業進捗管理
💡作業進捗や検討の経緯など、コンテンツにまつわる各種情報を集約💡
Box社員がコンテンツを扱うときに必ずと言ってもいいほど使うのがコメントとタスク機能です。自分が作ったプレゼンテーションを誰かにレビューしてもらったり、内容の修正が必要な箇所についてピンポイントでメモしたり。誰かとファイル共有する際の確認依頼のリマインダとしても使えます。
使い方
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文書の内容確認などのタスクを作成して担当者に割り当て： 担当者がすぐに対応できなくても、タスクマネージャーで未完のタスク一覧を見られるので対応漏れを防げます。定型作業ならRelayを使ってタスク作成作業を自動化しても。
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[担当者のうち1人がタスクを実行すればこのタスクは完了とする]と設定してチームで対応： このときコメント機能を使って誰が対応するかコミュニケーションを取れば効率的な作業分担が可能になります。
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編集作業を中断する際、「後ほど対応」というタスクを自分に設定： 作業再開時に仕掛かりの内容を思い出しやすくなります。
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ファイルの確実な閲覧を求める時には相手に対して「一般タスク」を作成： 承認というほど形式ばらなくてもよいが別のユーザーにそのファイルの内容を確認してもらいたい、そんな時の意思表示に。
ここがポイント
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通知がBox内だけでなくメールでも届き、そのメールを受け取った人はBox内の該当コンテンツに誘導されます。通知の見落としを減らしつつもユーザーの動きはBoxのそのコンテンツと一緒に記録できます。
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コンテンツに関するタスクの進捗状況がプレビュー画面で見られるので、他のコラボレータにも自然に進捗を共有できます。
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そのコンテンツにまつわるやり取りが全て一箇所に集まり、しかも「バージョンXXに対するコメント」との形で記録が残るため、後から招待されたコラボレータでも最新版ができるまでの経緯などの関連情報を得ることが可能になります。
以前の仕事で取引のあったお客様から「プロジェクトの予算管理をスプレッドシートで行っているけど、担当者が関係者との調整やデータのアップデートを忘れることが多くて困っている。通知機能があるシステムを作りたい」という話を聞いたことがありました。しかしワークフローが複雑なため大規模なシステムになりそうで、企画が進まなかったそうです。今思えば、Boxのタスク機能やコメントを使っていれば状況は違ったかもしれません。ワークフローを整理したりシステム化することも重要ですが、タスク機能を使って、個別のファイルに関するToDoリストを一箇所にまとめてチーム内で共有することも効果的だと思います。手軽に実践できますよ。
[製品ガイド]コメントとタスク機能の概要
[ユースケース動画] コラボレーション編
Box AI for Notesでイベントやセミナーの企画
💡まずはAIで下書きを作って、ブレインストーミングの工数を短縮💡
今年はBox AIが正式リリース2され、Box社員もいろいろ試しながら使っています。その中でBox AI for NotesはBox NotesのUI上で使用できるAIサービス。 何かを企画するときの壁打ちにとても便利です。今年10月のBoxユーザー祭りの準備を進める時にもたくさん使用しました。
使い方
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イベントのタイトルや概要説明文の叩き台を作成： イベントのプログラムやセミナーのテーマ、想定アジェンダ等をざっとBox Notesに箇条書き、その部分を選択してBox AIに「説明用の文章を作って」と依頼します。
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「フレンドリーなトーンで」や「ワクワク感を出して」のような前提条件や期待を追加： 表現のチューニングも可能です。
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AIの回答をチーム内で議論して最後は人が仕上げ： AIの案をトリガーに、メンバーから全く違う、もっと良いアイディアが出ることもあります。
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英語でのプレゼンテーションも、録音から文字起こしして翻訳： 動画の字幕を作ったり、話された内容をざっとまとめたいときに使います。
ここがポイント
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Box Notesの画面上にあるボタンひとつでプロンプト入力ボックスが開きます。別のウィンドウで外部のサービスを起動してテキストをコピーする必要はなく、一つの画面内で全て完結。
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情報がBoxから出ないので顧客データなどセンシティブな情報も安心して扱えます。
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箇条書きや表形式など表現方法も指示できるので、AIから返ってきた回答をそのままノートに記載することができます。
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翻訳は、一度に訳す文章が長くなると適度に意訳してくれます。もう少し厳密な表現が欲しい時はその部分だけ原文を抜き出して再度翻訳させると厳密な訳に。
新しい企画を考えたり文章を生み出すのは大変ですよね。そんなときアイディアやキーワードを元にAIで下書きを作って始めると時間が短縮できますし、AIの回答を参考にして新しい案も思いつくかもしれません。
現在、Box社員もBox AIをもっと上手く使いこなす方法を日々試行錯誤しています。興味あればこちらの資料もぜひご覧ください。
Box on Box! Box社員はAIをどう使っているのか
Box AI for Notesユースケース：ワークショップの議題を作成
まとめ
Boxは、コンテンツに含まれる情報をもっと効率よく作って、共有して、再利用することで業務が効率的に進められるよう機能を日々パワーアップさせています。ユーザーの皆さんには最新機能をどんどん使っていただきたいところですが、まだ活用できていない基本機能があれば、それを使って仕事のしかたをアップデートしてみませんか？
Box上に置かれるコンテンツ（ファイル）だけでなく、それに関わる業務の状況などもBoxを使ってうまく共有・管理して仕事をどんどん効率的に進めていきましょう！
来年の皆様の仕事の進め方がBox活用によってますます便利になりますように。