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プロジェクトの課題管理に Backlog を導入した話。

はじめに

こちらは Backlog Advent Calendar 2021 8日目の記事です。
ギリギリの投稿でごめんなさい!

今回は、新しく参画したプロジェクトに Backlog を導入した時のことについて振り返ります。

記事を書くきっかけ

私自身の Backlog 歴は5~6年ほど。
出会うきっかけとなったプロジェクトでは、顧客も関連ベンダーも利用していて、プロジェクトのコミュニケーションの中心には必ず Backlog がありました。

今年の秋頃、私は久しぶりにプロジェクトの異動があり、すでに稼働しているサイトの運用保守案件にアサインされました。

異動して最初にカルチャーショックを受けたのが、課題管理。
エクセル(Google スプレッドシート)で行われていて、数百件近くあり、メンテナンスはされておらず、日々課題は増え、どの課題がどういう状態なのか、プロジェクトの誰も分からない状態になっていました。

これはいかん!という事で、すぐに顧客に相談して Backlog の運用を開始しました。

プロジェクトに Backlog を導入する

最初にやったこと

Backlog を運用するための前準備として、次のことを実施しました。

エクセルの課題管理表の棚卸

エクセルの課題管理表は完全に廃止することにし、重複やクローズ忘れ、取り下げなどの課題を整理しました。
この時点で半分くらいまで課題の件数を減らしました。

エクセルから課題を転記する

エクセルから Backlog への転記は手動で行いましたが、もっと楽な方法があったかもしれません。

運用ルールを決める

前のプロジェクトでは運用ルールが定まっておらず、課題の立て方やステータス管理がバラバラでした。
故に、いわゆる「ゾンビチケット」が大量に発生していたのが反省点でした。

運用ルールは細かく決め過ぎると破綻するため、最低限守ってほしいことだけ決めて、Wikiに記載しました。

以下は、どのプロジェクトでも私が大切にしている Backlog の基本原則です。

ひとつの課題に複数のテーマを持ち込まない
件名・詳細は、後から誰が見ても分かりやすい内容にする(細かくなくて良いが、抽象的な表現などは避ける)
完了条件を明確にする

関係者を招待する

ここは特に工夫したことはありませんが、各社の窓口(最初に担当者にする人)は明確にし、運用ルールとしてWikiに書いておくようにしました。

Backlog の利用を習慣付ける

Backlog に限らず、新しいツールの導入で苦労するのが「利用を習慣付ける」ということ。
従来は Slack のスレッド上のやりとりで済ませていたり、エクセルの課題管理表を使い続ける人もいたので「これから課題管理はBacklogを使ってね!」とプロジェクト内に啓蒙し続けました。

<啓蒙活動の例>
・Slack にコメントされた課題を Backlog に転記して「続きはここでやりとりしてね」と連絡。
・まずは自分が積極的に Backlog を使って(会議のアジェンダなども)、周りを強制的に巻き込んでいく。

やはり最初は使い慣れていないこともあり、Backlog の運用が盛り上がらなかったのですが、あきらめず地道に啓蒙していくことで、少しずつ浸透していきました。
今では「Backlogで課題管理しよう」という意識がプロジェクト全体に根付きつつあると感じています。

導入して良かったこと

  • 課題を定量的に把握できるようになった
  • 結論の他、やりとりの内容も含めて、情報をきちんと残すことができるようになった
  • プロジェクト内のコミュニケーションが活発になった
  • 課題の「種別」や「状態」の種類を統一できる

特に大きなメリットとして感じるのは、課題の定量把握と、情報のスタッキングです。
エクセル時代は課題が更新されていない・ステータスなどが統一されていないといった理由から正しく状況を把握するのが困難になっていました。そこが改善されただけでも大きな進歩です。

改善したいこと

  • 課題のテンプレートがないので、内容の粒度などにバラつきがある
  • 最初に転記した課題の件数が多すぎて、どれから手を付ければ良いか分からない(現在棚卸中)
  • Wikiを活用しきれていない(今は運用ルールしか書いてない)

他にも色々と改善したい点があるので、ひとつずつ取り組んでいけたらと思います。

まとめ

プロジェクトに Backlog を導入して2か月ほど経過しましたが、少しずつ運用が形になってきました。
引き続き啓蒙活動を続けながら、プロジェクトの課題管理やコミュニケーションをもっと良いものにしていきたいです。

もう少しきちんと成果が見えてきたら、Backlog の導入や運用に悩んでいる方向けに、
いつかの JBUG のイベントで発表してみたいと思います。

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