はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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エアカバーとは
これまで学んできたように、プロジェクトマネージャーは、責任の委譲やタスクの優先順位付け、信頼関係の促進、心理的安全性など、さまざまな方法でプロジェクトの目標を達成するためのチームを作っています。
しかし、優れたプロジェクトマネージャーには、もう一つ、チームを守るための「エアカバー」の能力があります。
ステークホルダーのニーズや要望はプロジェクトの成功に欠かせませんが、 『ステークホルダーの要望よりもチームのニーズを優先させなければならない場合 もあります。これは「エアカバー」と呼ばれ、プロジェクトマネジメントの重要な要素です。
エアカバーを効果的に行うには、プロジェクトマネージャーとステークホルダーとの間に信頼関係が必要です。この信頼関係の中で、プロジェクトマネージャーは、チームをリードし、コミュニケーションをとる能力を発揮することを目指します。
エアカバーを行うには、ある程度のリスクが伴います。プロジェクトマネージャーがエアカバーを提供しても、プロジェクトチームがプロジェクトの目標を達成できないことがあります。この場合、ステークホルダーは、プロジェクトを成功させるためのプロジェクトマネージャーの能力を疑うかもしれません。ですから、範囲外の要求に対してチームを守る準備をするときは、プロジェクト目標に向かってチームが進んでいることに自信を持つようにしてください。
ケーススタディ
例えば、あなたが地域のスーパーマーケットで販売されているコーヒーブランドのプロジェクトマネージャーであるとします。あなたとあなたのチームは、バニラ、ヘーゼルナッツ、モカという3種類の新しいフレーバーの挽き売りコーヒーを発売することを任されました。
しかし、実行フェーズに入ったところで、プロジェクト・スポンサーがあなたにミーティングを設定し、スコープ外の要求を出してきました。
”キャラメル味のコーヒーを製品ラインナップに加えたい”
すでにチームは、合意したフレーバーの発売に向けて最大限の努力をしており、4つ目のフレーバーを追加することは、非常に忙しいチームに無理な仕事とストレスを与えることになります。
このような場合、どのようにすればチームの空気を読むことができるかを考えてみましょう。
明確に "No "と言わずに "No"と言う
スポンサーの要求に対して、はっきりと "No "と言わずに "No と言うことです。
これにはいくつかの方法があります。
- プロジェクトのスコープ、時間、コストなど、現在の制約のもとでは、彼らの要求を完了することは不可能であることを丁寧に説明して、やんわりと押し返すのです。
- ステークホルダーに、回答は後日と丁寧に申し出る。そうすることで、その要求をよりよく理解し、信頼できるチームメンバーと相談して、この要求のメリットとコストを明確にする時間ができます。また、運が良ければ、ステークホルダーがその要求を考え直す、あるいは完全に忘れてしまうきっかけになるかもしれません。
代替案を提示
すぐに突き返すにせよ、いずれにしても、代替案を提示することが肝心です。
- もしかしたら、プロジェクトのスケジュールを拡張して、その要求に対応できるかもしれません。
- あるいは、あなたとあなたのチームは、その要求を実現するために協力できる組織の他のチームと強い関係を持っているかもしれません。
どのような代替案であれ、他の選択肢をブレーンストーミングすることで、打撃を和らげ、ステークホルダーに新しいアイデアを提供することができるのです。
- 例えば、あなたはスポンサーに、現在のプロジェクトのスケジュールでは3種類の新しいコーヒーのフレーバーを発売することしかできず、4種類目のフレーバーの発売は発売日を2ヶ月遅らせることでしか実現できないことを伝えることを考えてみました。このように返答すれば、スポンサーからの要求をやんわりと断ると同時に、あなたのチームにとって有効な代替案を提示することになります。
単純な「ノー」の返事は、依頼した人をイライラさせるかもしれません。しかし、代替案と一緒に優しく背中を押すことで、新しい仕事からチームを守り、利害関係者とのプロフェッショナルな関係も維持することができます。あなたのリーダーシップや考え方がステークホルダーに信頼されていれば、あなたの背中を押すことや代替案を受け入れる可能性は高くなります。
裏からの介入
ステークホルダーが非現実的な要求をしたり、理不尽な批評をしたりしたときに、裏から微妙に介入するのも、プロジェクトマネージャーがチームに風穴を開ける方法の一つです。
- 例えば、コーヒーメーカーの例で言えば、新商品を発売するためにチームがどれだけ苦労してきたかを知っているはずです。しかし、ステークホルダーが仕事量を増やしたいと言っていることを知り、 余計なストレスをためないよう、この要求をプロジェクトチーム全体に伝えることは避けましょう 。
- しかし、だからといって、あなた一人で解決策を考えなければならないわけではありません。そこで、あなたは信頼できる2人のメンバーに相談 し、解決策を考えてもらうことにしました。そのうちの一人は、6ヵ月後に秋の製品ラインナップに2つの新しいフレーバーが加わることを知っており、キャラメル味は現在のグループではなく、その時に発売できるかもしれないと話します。そうすれば、ステークホルダーの要望を満たしながら、製品開発に取り組む時間を確保することができます。
- 最終的には、秋の商品ラインナップに加えるか、現在のラインナップの発売日を延期するかをプロジェクト・スポンサーに提案し、秋に新フレーバーを発売するというあなたの解決策を受け入れてもらう。
ステークホルダーの期待に応えつつ、関連するチームメイトに必要な情報を提供することが、ここでは重要でした。これにより、チームは仕事量の増加や不必要な混乱を招くことなく、仕事に集中することができました。