はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
プロジェクトマネジャーの定義
プロジェクトマネージャーはプロジェクトの最初から最後まで指揮を執り、完璧な組織力と対人能力を駆使して、チームのガイド役を務めます。
プロジェクトマネージャーは通常、承認された期間内にプロジェクトを完了させるために
- 計画
- 組織化
- タスク管理
- 予算管理
- コスト管理
を含むプロセスに沿って行動します。
どのようにチームや組織に付加価値を与える？
プロジェクトマネージャーは、
- 優先順位付け
- 権限委譲
- 効果的なコミュニケーション
など、重要な方法でチームや組織に付加価値を与えています。
優先順位付け
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを完了するために必要なタスクの優先順位を効果的につけることで、チームや組織に付加価値を与えます。
プロジェクトマネージャーは、チームメンバーが大きなタスクを特定し、より小さなステップに分解するのを助けるエキスパートです。
しかし、プロジェクトマネージャーは、どのタスクに優先順位をつけるべきか迷うことがあります。そんなときは、プロジェクトマネージャーは、どのタスクがプロジェクトの成功に最も重要かを判断するために、チームやステークホルダーと連携して情報を収集し、計画を立てます。
ステークホルダーとは、組織のリーダーのように、プロジェクトの完了や成功に関心を持ち、影響を与える人たちのことです。
権限移譲
プロジェクトマネージャーは、委任を利用して、チームや組織の価値を高めるために、その仕事を最もうまくこなせる人物に仕事を割り当てるのです。
この仕事を完成させるのに適したスキルを持つ人に委任し、適切に仕事を発注することで、チームの強みに関する知識をプロジェクトのプランニングに生かすことができるのです。
効果的なコミュニケーション
プロジェクトマネージャーは、チームと主要なステークホルダーの両方と効果的なコミュニケーションをとることで価値を提供します。これは、透明性を保つことであり、計画やアイデアを率直に述べ、情報を容易に入手できるようにすることを意味します。
プロジェクトマネージャーは、作業の進行状況についてチームと定期的に連絡を取り合い、チームメンバーがサポートを必要とする分野を特定する手助けをします。
プロジェクトマネージャーは、チームメイトと連絡を取り合うだけでなく、チーム外の人たち、例えば、プロジェクトの成果に投資している会社のリーダーなどとも定期的に連絡を取り合うようにしましょう。
どのように組織に影響を与える？
プロジェクトマネージャーはどのようにプロジェクトに価値を与え、組織に影響を与えることができるのでしょうか？
5つの方法があります。
- 顧客にフォーカスする
- 優れたチームの構築
- 人間関係の構築とコミュニケーション
- プロジェクトの管理
- 障壁を取り除く
顧客にフォーカスする
プロジェクトを成功させるためには、顧客の基準を満たさなければなりません。顧客の基準を満たすためには、顧客の期待を明確に理解する必要があります。
プロジェクト成功の中心にいるのはお客様です。プロジェクトマネージャーは、顧客との関係を築き、時間をかけて顧客の声を聞き、結果に満足してもらうことで、プロジェクトに大きな付加価値を与えることができるのです。
このような質問をするのも、あなたの仕事です。
- 私たちに解決してほしい問題は何ですか？
- その問題は、あなたの組織にどのような影響を及ぼしていますか？
- 今、助けを求めようと思ったきっかけは何ですか？
- このプロジェクトの成果として、どのようなことをお望みでしょうか？
プロジェクトの背後にある 「なぜ」 を少し掘り下げてみることは、プロジェクトマネージャーがお客様をより良くサポートし、理解するのに役立ちます。
優れたチームの構築
プロジェクトにとって、チームは最大の資産です。成功するプロジェクトマネージャーはそのことを理解しており、各人のモチベーション、長所、短所を理解するために時間をかけています。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに適したチームを見極め、チームが成功し、意思決定ができるようにすることで、プロジェクトに価値を与えます。
プロジェクトマネージャーは、適切なスキルを持つ人材を採用し、一人ひとりが評価され、信頼され、感謝されていることをチームに伝える必要があります。そのためには、チームの意見を聞いたり、質問したりすることを許可し、彼らのニーズにできるだけ早く対応することで、あなたがチームの価値をどのように感じているかを示すことができます。
人間関係の構築とコミュニケーション
最も付加価値の高いプロジェクトマネージャーは、時間をかけて人間関係を築き、コミュニケーションをとり、思いやりと敬意を持って相手に接することができる人たちです。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの方向性を示し、チーム内やステークホルダーとの関係を構築することができます。毎日、チームの様子を確認し、何か助けが必要なことはないかと尋ねる時間を持つことは、彼らが大切にされていると感じ、耳を傾けてもらうために大きな役割を果たします。
プロジェクトの管理
チームを作る場合、一般的に各人に特定のプロジェクトタスクが割り当てられます。各タスクが終了すると、そのタスクの責任者は、プロジェクトのその部分を次の担当者に引き継ぎます。しかし、チームメンバーは、自分がプロジェクトにどのような影響を及ぼしているのか、全体像が見えているとは限りません。
成功するプロジェクトマネージャーは、プロジェクト内の各プロセスが与える影響を把握し、その影響をチームに伝えます。そうすることで、プロジェクトに参加する全員が、自分のタスクのゴールと、完成品の全体像を理解することができるのです。
障壁を取り除く
なぜ、そのようなやり方をしているのかと尋ねると、"いつもこのやり方でやってきたから "という答えが返ってくることがあります。プロジェクトマネージャーがプロジェクトに付加価値を与えるには、障壁を取り除き、チームが新しいやり方を革新できるようにし、アイデアを共有できるようにすることです。
プロジェクトマネージャーとして、あなたは創意工夫とコラボレーションの模範を示し、チームにもそうするように仕向けなければならないのです。