はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
プロジェクトゴールを定義する
プロジェクトゴールとは、プロジェクトの望ましい成果です。
目標が重要なのは、目的地までのロードマップを与えてくれるからです。明確な目標がなければ、どこに行けばいいのか、どうやってそこに行くのか、わからないでしょう？良い目標とそうでない目標の大きな違いは、その目標がどれだけ明確に定義されているか ということです。
例えば、
- 電子メールによる顧客からの問い合わせに対する応答時間を20%改善する
- ある新しいサービスを通じて、年末までに上位顧客に観葉植物を提供し、売上を5％増加させる
明確な目標は、 具体的で測定可能 です。
プロジェクトを始めるときは、目標を見直し、それが明確に定義されていることを確認する時間をとりましょう。そのためには、ステークホルダーからより多くの情報を得る必要があるかもしれません。あなたとステークホルダーは、後で問題に遭遇しないよう、プロジェクトの目標を支持することに同意する必要があります。
ここで、私がプロジェクトマネージャーとして経験した例を紹介しましょう。
私たちのチームは、新しい製品機能を完成させました。私たちの目標は、この機能の初期バージョンを提供し、ユーザーからのフィードバックを収集することでした。しかし、その機能をある重要な顧客にフィードバックするために納品したところ、その顧客にはその機能を試せる人がいませんでした。ユーザーからのフィードバックを得られなかった場合、目標を達成したことになるのかどうか、チーム内で議論になりました。ある者は目標を達成できなかったと思い、ある者は達成できたと考えた。顧客は、私たちのチームが決められたスケジュールで機能を提供することに満足していました。しかし、社内のチームは、そのことについて何度も議論し、貴重な時間を浪費してしまいました。つまり、プロジェクトを始める前に、あなた、利害関係者、そしてチーム全員がプロジェクトの目標を明確にし、正しい方法で進捗していることを確認する必要があるのです。
成果物を定義する
目標が明確になったら、次はプロジェクトの成果物を検討します。
プロジェクトの成果物とは、顧客、クライアント、プロジェクト・スポンサーに対して作成される
- 製品
- サービス
のことです。言い換えれば、タスク、イベント、プロセスの最後に作成され、提示されるものが成果物です。
例えば、
- 顧客の応答時間を改善するという目標があったとする。その目標のための成果物は、典型的な質問に応答するための電子メールテンプレートの作成であるかもしれない。
- あるプロジェクトの目標は、収益を増加させることであり、植物サービスの開始と、提供される新しい種類の植物を強調するWebサイトの完成という2つの成果物が考えられます。
プロジェクトの成果物には、様々な例があります。よくあるのは、報告書です。目標に到達したとき、その結果がチャート、グラフ、プレゼンテーションに文書化されているのを目に見える形で見ることができます。
成果物は、プロジェクトのインパクトを数値化し、実感するのに役立つ。よく定義されたゴールが必要なのと同じように、よく定義された成果物もほとんど同じ理由で必要です。
成果物は通常、プロジェクトに関わるステークホルダーや顧客と一緒に前もって決めます。成果物は、プロジェクトに関わるすべての人に責任を持たせるものであり、通常、目標達成の大きな部分を占めます。成果物がどうあるべきかを質問し、全員が成果物に対するビジョンと期待を共有することで、全員が同じ考えを持つようにしましょう。