はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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チェンジマネジメント（変更管理）とは
プロジェクトマネジメントでは、完成したプロジェクトを提供し、それを人々に採用してもらうプロセスをチェンジマネジメントと呼びます。
『チェンジマネジメントとは、完成したプロジェクトを納品し、組織内の他の人たちに採用してもらうためのプロセス』
たとえば、従業員向けに新しいタイムトラッキングシステムを立ち上げる場合、従業員が新しいシステムを採用しなければ、プロジェクトは成功とは言えません。
プロジェクトマネージャーとして、あなたはプロジェクトに必要なチェンジマネジメントのすべてを計画する責任を負っていないかもしれません。しかし、それとは関係なく、プロセスにおける自分の役割と、その変化に対する組織の反応を理解することで、プロジェクトの成功に貢献することができます。
新しいロゴに変更するという単純なことでも、社員にとっては大きな頭痛の種になります。古い文房具をすべて交換し、オフィスの全員が新しいロゴを正しく使っているかどうかを確認しなければならないのです。
プロジェクトの成功を考えるとき、
『その結果、人々が実行しなければならない変化を心に留めておく』
ことが重要です。
プロジェクトマネジメントとチェンジ・マネジメントの統合
『チェンジマネジメントは、それ自体が一大事業であり、プロジェクトと言えます。』
プロジェクトマネージャーであるあなたは、チェンジマネジメントをプロジェクトの成功に必要なものと考えることができます。チェンジマネジメントとプロジェクトマネジメントは、どちらもプロジェクトの成功の可能性を高めることを目的としています。
プロジェクトの目標を達成する最も効果的な方法は、プロジェクトマネジメントとチェンジマネジメントを統合することであり、その責任はプロジェクトマネージャーであるあなたにあります。
プロジェクトに関連する変更管理について考えるとき、次のような質問を自分に投げかけることから始めてください。
- 組織は変化にどのように対応するのだろうか？
- どのようなインフルエンサーが変化に影響を与えることができるのか？
- 最適なコミュニケーション手段は何か？
- 私のプロジェクトを成功に導くチェンジマネジメントのやり方は何か？
これらの質問に答えることで、さまざまな可能性のあるシナリオに備えることができ、プロジェクトの採用を効果的にサポートするためのソリューションを作り上げることができます。
チェンジマネジメントに取り組むためのベストプラクティス
積極的に行動する
積極的かつ包括的なチェンジマネジメント計画を立てることで、影響を受ける可能性のあるステークホルダーに、今後の変更について常に注意を払うことができます。
- プロジェクト管理のステップにチェンジマネジメントを組み入れる。
- 例えば、チームミーティングに時間を割いたり、フィードバック文書を作成したりして、チームメンバーが提案や懸念を表明する場を確保します。
- プロジェクトの終盤に、デモンストレーション、質疑応答フォーラム、マーケティングビデオなどの形で、ステークホルダーに成果物を紹介するステップを計画することもできます。
これらの決定をすべて計画に盛り込むことで、潜在的な変更がタイムラインに影響を与える可能性を低くすることができます。もし、これらのステップが計画に組み込まれていない場合は、ステークホルダーにチェンジマネジメント計画の重要性を強調し、エスカレーションすることができます。
今後の変化について伝える
影響を受けるステークホルダー、チェンジマネジメントチーム、プロジェクトチームの間で定期的にコミュニケーションを行う。
プロジェクトの成果物を利用するエンドユーザーにとって、変更がどのように良いエクスペリエンスになるかについて、プロジェクト全体を通して確認し、コミュニケーションをとるのです。こうすることで、プロジェクトが始動したときに、変更に対応するために必要な情報を全員に提供し、プロセスをサポートすることができます。
一貫したプロセスに従う
明確なチェンジマネジメントプロセスに従うことで、変更があるたびに一貫性を保つことができます。
チェンジマネジメントプロセスは、プロジェクトの早い段階で確立し、文書化して、プロジェクトがどのように変更を処理するかを導く必要があります。
また、あなたの組織には、プロジェクトに採用できる包括的なチェンジマネジメント計画があるかもしれません。この計画には、
- 変更の推進時期
- トレーニングの実施時期
- 立ち上げやリリースの時期
- プロセスの各段階に対応する手順
などが含まれる場合があります。
共感の練習をする
変化は避けられないものですが、私たちはしばしば変化に対して抵抗感を抱きます。変化がもたらす課題や不安に対して共感することで、そのプロセスをさりげなくサポートすることができます。
ツールを使う
変更の採用を支援するツールを取り入れると、非常に便利です。ここでは、次のプロジェクトで使用できるいくつかの例を紹介します。
- アンケート調査などのフィードバックにより、ステークホルダーの意見を取り入れることができる。
- フローチャートは、プロジェクトの開発プロセスを視覚化することができます。