はじめに
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プロジェクト計画の一般的な構成要素
プロジェクト計画は、規模の大小に関わらず、どのようなプロジェクトにも有効なものです。
プロジェクト計画の中身は企業によって異なるかもしれませんが、ほとんどの計画には5つの基本要素が含まれています。
- タスク
- マイルストーン
- メンバー
- ドキュメント
- 時間（見積もり時間）
タスク＆マイルストーン
前回説明したタスクとマイルストーンが含まれます。
- タスクは、決められた期間内に達成しなければならない活動である。役割やスキルに応じて、それぞれのメンバーに割り振られます。
- マイルストーンは、スケジュールの中で進捗状況を示す重要なポイントです。通常、プロジェクトの成果物やフェーズの完了を意味する。
メンバー
あなたのチームで働く人々とその役割も含まれます。各チームメンバーが自分の役割と完了すべきタスクを理解することが重要です。全員が自分の仕事を明確にすることで、あなたはプロジェクトの管理に集中することができ、チームメンバーには個人的な責任感が生まれます。
ドキュメント
関連文書とリンクさせるのに適した場所です。
- RACIチャートは、チーム内の個人の役割と責任を定義するのに役立ちます。
- また、プロジェクトを明確に定義し、目標を達成するために必要な詳細を記した憲章にもリンクさせることができます。
- 関連文書には、予算やリスク管理計画などの文書も含まれます。
時間（見積もり時間）
プロジェクトに費やされる予定時間を記載します。これはスケジュールの基礎となるもので、プロジェクト計画の要となるものです。
- 見積もり時間には、タスクを開始し完了すべき日付と、さまざまなマイルストーンを達成するための日付が含まれます。
- また、プロジェクトの開始日と終了日も含まれます。これは、どのリソースがいつ必要になるかを決定する上で重要です。
プロジェクト計画のピースを組み立てる
これまで、タスク、マイルストーン、メンバー、文書、時間など、プロジェクトプランの一般的な要素について説明してきました。ここでは、これらの要素と他の重要な要素がどのように交差し、プロジェクトの包括的な計画を作り上げていくかを見ていきましょう。
プロジェクト計画の中心は、プロジェクトスケジュールであり、プロジェクト完了までにかかる時間を見積もり、目標に対するプロジェクトの進捗をチームで確認するためのものです。プロジェクト計画には、スケジュールのほかに、次のような要素も含める必要があります。
- スコープとゴール
- WBS
- 予算
- 管理計画
スコープとゴール
プロジェクトのスコープとゴールは、プロジェクト憲章に最初に取り込まれます。プロジェクト憲章は、プロジェクトプランの中でリンクさせることができます。プロジェクトの範囲と目標に関する詳細に簡単にアクセスできるようにしておくと、チームが達成しようとしている目標を思い出すことができ、その目標を達成するために最初に合意した以上のことが要求された場合にも役立ちます。
WBS
WBSとは、プロジェクトのマイルストーンやタスクを、完了すべき順番に階層的に並べたものです。 WBSは、作業をより管理しやすいピースに分解するため、プロジェクト計画の鍵になります。プロジェクト計画では、タスクを一箇所にまとめて、明確な説明、所有者、期日を表示する必要があります。これにより、あなたとあなたのチームは、誰がどのタスクに責任を持ち、それぞれのタスクがいつ完了することになるのかを理解することができます。また、これらのタスクに関連するマイルストーンとステータスを詳細に記載することで、あなたとチームメンバーがプロジェクトの進捗を視覚化できるようになります。
WBSの他に、役割と責任を明確にするために、RACIチャートのような文書もプロジェクト計画に追加すると効果的です。このような文書を一箇所に集めておくことは、透明性を高め、効果的なコミュニケーションのためのベストプラクティスです。
予算
プロジェクトのライフサイクルを通じて、予算は管理、モニターされる必要があります。プロジェクト予算は、プロジェクトの重要な要素に大きく依存するため、プロジェクト計画と連動させることが多い。これらの構成要素をリンクさせることで、よりスムーズな管理と可視化が可能になります。
プロジェクトの規模や組織によっては、あなたがプロジェクト予算管理の主要な責任者であるとは限りません。例えば、プロジェクトが大規模な組織で、資金が他の部署で管理されている場合、あなたは予算要素のすべてについて、それほど自律性や洞察力がない可能性があります。その結果、あなたは予算を厳密に監視することができなくなるかもしれません。他の部署の誰かが予算を管理している場合、その人と定期的にチェックインを行い、自分がどのようにトラッキングしているかを確認するようにしてください。
管理計画
変更管理計画、リスク管理計画、コミュニケーション計画などの管理計画は、プロジェクトを組織的かつ計画的に進めるために不可欠なものであり、プロジェクト計画の中で関連付ける必要があります。