はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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マイルストーン
マイルストーンとは、プロジェクトのスケジュールにおいて、『進捗を示す重要なポイント』 です。
通常
- プロジェクトの成果物
- フェーズの完了
を意味します。
これらは、プロジェクトにおける重要なチェックポイントであり、これを記録しておくことで、プロジェクトが目標に向かってスケジュール通りに進んでいるかどうかを確認することができます。
タスク
タスクとは、 『決められた期間内に達成しなければならない活動』 のことです。
プロジェクトの作業は、多くの異なるタスクに分解されます。マイルストーンを達成するためには、あなたとあなたのチームは複数のタスクを完了しなければなりません。
例えば、
- マイルストーン：
- Webサイトのデザインに対する承認をもらう。
- タスク：
- Webサイトのデザイナーは、Webサイトのデザインのモックアップを作成する。
- デザイナーはモックアップに対するフィードバックを実行する。
マイルストーンを設定する重要性
なぜマイルストーンを設定することが重要なのでしょうか？プロジェクトは、手早くToDoリストを作成し、取りかかりたいと思うかもしれませんが、時間と労力をかけて、プロジェクトをひとつひとつ分解することが本当に重要です。その理由は、次のとおりです。
プロジェクトに必要な作業量を明確に把握することができる
マイルストーンを設定することで、プロジェクトをより管理しやすい塊に分解することができます。そうすることで、プロジェクトの目標を達成するためにどれだけの作業が必要なのかがより明確になります。一見すると、新しいウェブサイトを立ち上げるのは簡単そうに見えますが、思った以上に大変な作業かもしれません。その成果物をマイルストーンに分解し、そのマイルストーンをタスクに分解すれば、本当に必要な作業量をより正確に把握することができるようになります。
プロジェクトを軌道に乗せるのに役立つ
マイルストーンを設定すると、あるプロジェクトの成果物をいつまでに完成させなければならないか、明確な期限を設定することができます。そして、実行段階において、この期限を振り返ることで、プロジェクトが正しいペースで進行していることを確認できます。
目標達成のためにスコープ、タイムライン、リソースを調整する必要がある領域を発見するのに役立つ
例えば、あるマイルストーンを達成するために、予想以上に多くのタスクが必要になることが分かった場合、ステークホルダーにプロジェクトの範囲を縮小し、タスクの数を減らす許可を得ることができます。
マイルストーンを実際に達成することで、チームのモチベーションが上がり、ステークホルダーに本当の意味での進捗を説明することができる
何カ月も続く大きなプロジェクトでは、チームのモチベーションを高く保ちたいものです。マイルストーンは、重要な仕事の塊が完了したことを意味し、たとえ今後さらに仕事が残っていたとしても、チームにとって祝福の瞬間となります。また、マイルストーンは、ステークホルダーに対して進捗状況をアピールするためのチェックポイントとしても有効です。ステークホルダーは、これまでに完了した作業を見ることで、すべてが計画通りに進んでいること、そして自分たちの基準に達していることを確認できます。
マイルストーンの時間と順番
マイルストーンは 『時間通りに、順番に完了させる』 ことが重要です。
なぜなら、通常、次のマイルストーンに到達するには、前のマイルストーンの完了が必要だからです。
また、それと同じくらい重要なのが、時間通りに達成することなのです。もし、特定のマイルストーンに関連する成果物を完成させるのが遅れた場合、プロジェクトのスケジュールが後退し、チームは遅れを取り戻すために残業をしたり、リソースを追加したりする必要が出てくる可能性があります。
マイルストーンの設定
- プロジェクト全体を評価することです。プロジェクト憲章を参照し、プロジェクトのゴールを思い出すとよいでしょう。
- その目標を達成するために、チームが何をすべきかをリストアップします。
- マイルストーンとタスクを分類します。
| 進捗を示す項目 | 区分 | 説明 |
|---|---|---|
| 大きい | マイルストーン | プロジェクトの成果物やフェーズの完了を意味する、プロジェクトスケジュール上の重要なポイント |
| 小さい | タスク | ステークホルダーがレビューする必要のない項目。タスクは、マイルストーンから分離して計画を立てることになる。 |
マイルストーンの数は、プロジェクトによって異なるため、いくつ設定するのが正しいというわけではありません。
マイルストーンに期限を設定する
マイルストーンの達成は、複数のプロジェクトのタスクの完了に依存します。そのため、各タスクを完了させるための時間を確保するために、マイルストーンの間隔を適切に設定する必要があります。
タイミングを計るには、チームメイトと連絡を取り合い、各マイルストーンに必要なタスクについて話し合い、そのタスクにかかる時間の見積もりを出してもらうとよいでしょう。このような見積もりをもとに、各マイルストーンの妥当な期限を判断することができます。
マイルストーンの期限を設定する際には、ステークホルダーのニーズも考慮する必要があります。ステークホルダーは、ある成果物をいつ見ることを期待しているのか、その答えを考えて、期限を決めてください。ステークホルダーは、チームが前進していることを定期的に示すことを望んでおり、マイルストーンはその前進を示す素晴らしい方法なのです。
つまり、マイルストーンの設定は、プロジェクト全体を俯瞰し、進捗を示す重要なチェックポイントを抽出することで行います。そして、ステークホルダーのニーズを考慮しながら、各マイルストーンに期限を設定します。
マイルストーンを設定するためのベストプラクティス
マイルストーンを設定するためには、2つの方法があります。
-
トップダウンスケジューリング: プロジェクトマネージャが上位のマイルストーンを設定し、その作業をプロジェクトのタスクに分解していきます。プロジェクトマネージャーは、チームと協力して、すべてのタスクが把握されていることを確認します。
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ボトムアップスケジューリング: プロジェクトマネージャーは、完了しなければならない個々のタスクをすべて調べ、それらのタスクをマイルストーンにつながる管理可能なチャンクに展開します。
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