はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
コミュニケーションプランとは
コミュニケーションプランとは、プロジェクトにおけるコミュニケーションの
- プロセス
- 種類
- 期待値
などを整理し、文書化したものです。
コミュニケーションプランの規模や複雑さは、プロジェクトごとに異なりますが、常に持っておくとよいでしょう。
プロジェクトに関連する他の計画と同様に、コミュニケーション計画も、
- 何を伝えるべきか？
- 誰が伝えるべきか？
- いつ伝えるべきか？
- なぜ、どのように伝えるか？
- 伝えた情報はどこに保管されるか？
といった質問に答える必要があります。
コミュニケーションプランのサンプル
プロジェクトプラン作成のベストプラクティス
Identify, identify, identify
プランの作成を始める前に、以下の質問に答えて、関連する情報がすべて揃っていることを確認してください。
-
ステークホルダー：
- すべてのステークホルダーの RACI チャートまたはステークホルダーマップを作成しましたか？
- 聴衆は誰ですか？
- プロジェクトのライフサイクルの各時点で、誰に情報を提供する必要がありますか?
-
コミュニケーションの頻度と方法:
- ステークホルダーといつ、どれくらいの頻度で連絡を取るべきですか？
- ステークホルダーは、どのようなコミュニケーション手段を好みますか？
- 各ステークホルダーは、どの程度詳細な情報を必要としているか?
-
目標:
- コミュニケーションのゴールは何か？
- 回答が必要ですか？
- 関与を促そうとしているのか、それとも単に最新情報を提供しようとしているのか?
-
障壁:
- 時間帯の制限はありますか？
- 言葉の壁はあるか？
- 回答や返答に時間がかかる関係者がいるか（役員など）？
- プライバシーやインターネットアクセスの問題はないか？
Document and develop
コミュニケーションのニーズをすべて文書化するツールやテンプレートを選び、計画の策定を開始します。基本的な要素（ステークホルダー、コミュニケーション方法、目標、障壁）を理解したら、次は細部を詰めていきましょう。
-
メモ用の列を追加する:
プロジェクト管理は一様ではなく、追跡が必要な部分がたくさんあります。例えば、- シニアリーダーやエグゼクティブに連絡を取る場合、メールに他の人をコピーする必要がありますか？
- ステークホルダーが外出中であったり、特定の日に連絡が取れない場合、バックアッププランを用意しておく必要がありますか？
-
計画書の重要な部分を強調するために書式を使用する:
プロジェクトが前進するために必要な発表や緊急の決定がありますか？これらの重要な要素には、異なるフォントの色や大きさでハイライトを入れ、その重要性を強調します。 -
チームが文書にアクセスできることを確認する:
計画をチームと共有します。チームが文書を確認できるようにすることで、計画を認識し、フィードバックを提供する機会が与えられます。また、文書を共有することで、重要な部分に抜けがないか、さらに確認することができます。 -
計画をテストする:
チーム全体にメールやリンクを送る場合は、自分自身か同僚にテストメールを送ります。バーチャルなプレゼンテーションを計画している場合は、視覚、聴覚、その他の技術的な側面を事前にテストしてください。そうすることで、技術的な問題を最小限に抑えることができます。
Check in
コミュニケーションプランを世に送り出したら、そのプランの有効性について、聴衆に確認してください。定期的なチェックインを行うことで、何が効果的で、何が効果的でないかを理解し、計画を改善することができます。コミュニケーション・プランでは、適切な情報を適切なステークホルダーに適切なタイミングで届けることを心がけてください。さらに、主要なステークホルダーが時とともに変化していないか、再確認してください。
情報共有の過不足やステークホルダーの欠落がないか評価する。これは、以下の方法で行うことができます。
- 匿名の調査票
- チームミーティングでの投票またはオープンフィードバックセッション
- 主要なステークホルダーとの1対1の会話とチェックイン