はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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ドキュメンテーション
ドキュメンテーションはプロジェクトマネージャーの重要な役割の一つです。
あなたのチームは、プロジェクトの特定の分野に深く取り組んでいるかもしれませんが、プロジェクトの異なる分野すべてを認識し、コミュニケーションをとっているのは、チーム内であなただけであるかもしれないのです。もし、ある決定がチームのメンバーのタスクに影響を与えるのであれば、彼らはそれを知る必要がありますよね？
価値
- 明確で一貫性のあるドキュメンテーションは、透明性と明確なコミュニケーションを確保することができます。ドキュメンテーションは、プロジェクトの舞台を整えるのに役立ちます。
- プロジェクトの初期に行われた決定を保存し、プロジェクトのライフサイクルの後半に参加するチームメンバーにとって参考となる情報を提供することができます。
- 決定事項を文書化することで、それまで考慮しなかったタスクやスケジュール、コストなどを発見することができます。
- プロジェクト終了後に見直すことができる歴史的な記録を提供します。学んだことを将来に生かすことができます。
2つのタイプの文書
プロジェクト企画書（Project proposal）
プロジェクト企画書は、プロジェクトの一番最初に作成される文書です。
この文書の目的は、プロジェクトを開始するべきだと関係者を説得する ことです。
そして、通常、組織のシニアリーダーが提案書を作成します。プロジェクト企画書は、望ましいゴールとインパクトを理解するための格好の出発点となります。
プロジェクト憲章（Project charter）
プロジェクトを明確に定義し、目標に到達するために必要な詳細をまとめた正式な文書 です。プロジェクト憲章は、プロジェクトを整理し、何をすべきかの枠組みを設定し、その詳細を他の人に伝えるのに役立ちます。
企画書と憲章の違い
作成タイミング
- 企画書は、プロジェクトライフサイクルの中で、プロジェクト憲章よりも早い段階で作成されます。企画書は、プロジェクトを進めるために会社に影響を与え、説得することで、開始のフェーズをスタートさせます。
- 憲章は、開始フェーズの最後に作成されることが多いです。しかし、その目的は、プロジェクトの重要な詳細をより明確に定義することです。
使用タイミング
- 企画書は、プロジェクトの初期段階でのみ使用されます。
- 憲章が プロジェクトの全期間を通じて参照すべきポイント として機能します。
プロジェクト憲章について
プロジェクトの利益
プロジェクト憲章は、プロジェクトの利益がコストを上回る ことを明確にするものです。
以前紹介したコストベネフィット分析を行う際に、いくつかの質問をすることがあります。
- このプロジェクトは、どのような価値を生み出すのか？
- このプロジェクトによって、私の組織はどれだけのお金を節約できるでしょうか？
- このプロジェクトのために、人々はどれくらいの時間を費やさなければならないのか？
これらの質問に対する答えを憲章に記載することになります。このような情報を含めることで、あなたとステークホルダーがプロジェクト価値に同意していることを確認できます。
プロジェクト憲章の承認
また、プロジェクト憲章は、あなたとステークホルダーがプロジェクトの詳細について合意するのを確実にするのに役立ちます。プロジェクト憲章の承認は、経営陣の支持を意味し、また、プロジェクトが組織のニーズに合致していることを確認するための重要なステップとなります。ステークホルダーとプロジェクトスポンサーがプロジェクト憲章をレビューし、承認した後、あなたはプロジェクトを進める権限を得ます。
形式
プロジェクト憲章にはいくつかの形式があり、プロジェクトや組織によって異なる情報が含まれています。また、チャーターの情報は、読者や特定のステークホルダーのニーズに応じて調整されることもあります。
- マーケティング担当役員をステークホルダーとしてプロジェクト憲章を作成する場合、プロジェクトが組織のブランドにどのような影響を与えるかについて憲章に記載することが考えられます。
- ステークホルダーが最高技術責任者であれば、プロジェクトの維持に必要なエンジニアリングリソースのコストに関する情報を憲章に盛り込むかもしれません。
形式や対象者にかかわらず、プロジェクト憲章を作成することは、計画段階に入る前に、全員が今後の進め方に同意していることを確認するためのベストプラクティスである。プロジェクト憲章は、生きた文書です。つまり、プロジェクトの進行に伴って進化していく ものです。プロジェクトマネージャーとして、あなたはプロセスを通して憲章を見直し、改良していきます。