はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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RACIチャートとは
RACIチャートは、個人やチームの役割と責任を定義し、仕事を効率的に進めるために役立ちます。RACIチャートは、各チームメンバーに対して明確な役割と方向性を与えるものです。
RACIチャートに含まれる参加には、4つのタイプがあります。
- Responsible（責任者）： タスクを完了するために仕事をする人
- Accountable（説明責任者）： 作業が完了したことを確認する人
- Consulted（相談先)： 専門家や意思決定者など、フィードバックを与える人たち
- Informed（情報提供先)： 最終的な決定やタスクの完了を知ることだけが必要な人たち
RACIチャートを作成する
RACIチャートのイメージは以下の通りです。
ステップ１:
まず、プロジェクトに誰が関わっているかを考えます。チャートの上部に、役割や人の名前を一列に書いていきます。
複数の役割を担う人がいる場合は、名前ではなく役割を記入します。
ステップ2:
次に、左側の列にタスクや成果物を書き出します。ここでは、あまり具体的にならないようにしてください。このチャートはシンプルで見やすくしたいものです。
ステップ3:
その後、各タスクや成果物に目を通し、
- 誰がこれを行う責任があるのか？
- もしできなかったら、誰が責任を取るのか？
- 誰が強い意見を持つか、従って、これをどのように実行するかについて相談する必要があるか？
- また、その進捗状況や決定事項について、誰に知らせる必要がありますか？
あなたの答えに基づいて、R、A、C、Iの文字を割り当ててください。
役割を深ぼる
Responsible（責任者）
あるタスクに「責任者」の役割を与えられた人は、そのタスクを完了するために実際に作業を行う人です。すべてのタスクには、少なくとも一人の責任者が必要です。タスクの責任者に割り当てられるチームメンバーの人数を制限するようにするのがベストプラクティスですが、場合によっては、複数人いることもあります。
- その仕事はどの部門が担当するのか？
- その作業を行うのは誰か？
Accountable（説明責任者)
説明責任者は、そのタスクが確実に実行されるようにする責任があります。各タスクの責任者を一人だけにすることが重要です。これによって、タスクの所有権が明確になります。説明責任者は、最終的に責任者の成果物を承認する権限を持つ。
- 誰が完成させるタスクを委任するのか？
- タスクが完了したかどうかを判断するために、誰が作業をレビューするか？
Consulted（相談先)
相談役に配置されたチームメンバーやステークホルダーは、タスクの完了に役立つ情報を持っています。相談役に任命される人の数に上限や下限はありませんが、各人がそこにいる理由を持つことが重要です。
- そのタスクは誰に影響を与えるのか。
- 作業の完了を支援するために、責任者に意見やフィードバックを提供するのは誰か？
- そのタスクの主題専門家（SME）は誰ですか？
Informed（情報提供先)
情報を提供される必要があると判断された個人は、最終的にどのような決定がなされたのか、そしていつタスクが完了したのかを知る必要があります。このカテゴリーには多くの人が割り当てられ、一部のチームメンバーはほとんどのタスクについて情報を提供されるのが一般的です。ここにいるチームメンバーやステークホルダーは、フィードバックを求められることはありません。したがって、このグループに属する人は、ステータスの更新のみを必要とし、取り組みの完了について直接フィードバックを提供する必要がないようにすることが重要です。
- このタスクの完了を気にしているのは誰ですか？
- その結果、誰が影響を受けるか？
「Informed」に配置されたチームメンバーやステークホルダーが多数になる可能性があります。その場合は、手間をかけずに情報を提供できるような計画を立ててください。例えば、プロジェクト計画や会議のメモに閲覧のみアクセスできるようにすれば、よいかもしれません。
プロジェクトにおけるRACIチャートの活用方法
定義と構造
プロジェクトにおける責任者、説明責任者、相談役、情報提供者を決めることで、プロジェクトにおけるステークホルダーの役割を管理することができます。
ワークロードバランス
1人のステークホルダーに割り当てられたタスクが多すぎないか？
チャートを完成させたら、もう一度、各ステークホルダーに割り当てられたRの数を集計してみるのもよいでしょう。これによって、あるチームメンバーに過度の負担がかかっている可能性を特定することができます。
RACIチャートを使ってタスクの責任を決めると、単一障害点を軽減し、プロジェクトマネージャーとしてタスクを委譲し、燃え尽き症候群を避けることができるようになります。ワークロードのバランスを保つことは、プロジェクトマネジメントの重要な部分です。
承認
RACIチャートの作成が完了したら、まず、スポンサーやステークホルダーにRACIチャートを共有し、賛同とサインオフを得る必要があります。利害関係者の賛同が得られれば、チームに対する明確な期待値を設定し、全員が自分の責任について足並みを揃えることができるようになります。
プロジェクト憲章、ミーティングのメモ、RACIチャートなどを通じて、チームと利害関係者がこれらの期待に同意していることを文書化することができます。
RACIチャートをいつ使う？
プロジェクトにRACIチャートを使用すべきかどうか悩んでいる場合、取り組みの複雑さを評価するのがよいでしょう。例えば、プロジェクトチームが非常に小さく、ステークホルダーが少なく、役割が明確に定義され、タイムラインが短い場合、RACIチャートを導入するとプロジェクトのスピードが落ちる可能性があります。
しかし、大規模なプロジェクト、あるいは多数のステークホルダーが関与するプロジェクトでは、RACIチャートの導入は大きな効果を発揮する可能性があります。RACIチャートの作成を通して、その結果を評価することは常に良いアイデアです。
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