はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
ストーリーテリング
プロジェクトデータを収集・整理して、組織内の人にプレゼンテーションする方法を紹介します。
『プレゼンテーションとは、プロジェクトのストーリーを語ること』
ストーリーテリングは、データに命を吹き込む方法であり、組織内の関係者にプロジェクトについて伝えるのに有効な方法です。
データを使って素晴らしいストーリーを語るために、ストーリーが完全で正確、かつ説得力のあるものになるよう、いくつかのベストプラクティスを紹介します。
ストーリーテリングには6つの主要なステップがあります。
- オーディエンスを定義する
- データを収集する
- データをフィルタリングし、分析する
- 視覚的な表現を選択する
- ストーリーを形成する
- フィードバックを集める
1.オーディエンスを定義する
プレゼンする相手を知ることが重要です。
- プロジェクトのスポンサーや経営者に向けて発表するのでしょうか？
- チームメンバーに対してでしょうか？
オーディエンスを定義し、彼らにとって何が最も重要なのかを調べます。
まず、次のような質問を自分に投げかけてみましょう。
- オーディエンスはこのプロジェクトについて何を知りたがっているのか？
- 最も緊急な懸念事項は何か？
- ストーリーやプロジェクトの結果に影響を与える重要なデータポイントは何か？
こうすることで、どのようなストーリーを語りたいのか、そのためにどのようなデータを使用すべきなのかを知ることができます。
例えば、数年前、私はGoogle Mapsのプロジェクトに関わっていました。レストラン、ホテル、ガソリンスタンドなど、世界中のあらゆるビジネスにラベルを付けることが目的でした。レストラン、ホテル、ガソリンスタンドなど、世界中には膨大な数のビジネスがありますが、私は小さなエンジニアのチームしか持っていませんでした。このプロジェクトでは、GoogleマップとGoogle検索の副社長を対象に、ストーリーテリングを行いました。なぜなら、私たちは、GoogleマップアプリとGoogle検索を通じて、ユーザーが企業を見つけ、つながることを支援していたからです。
2.データを収集する
次のステップは、答えたい質問につながるデータを探すことです。
信頼できるリソースから、あなたが主張したいことを裏付けるデータを探し始める必要があります。プロジェクト計画書や作業管理ソフトウェアなどの文書にある関連するプロジェクトリソースを活用し、主要なデータポイントをダウンロードして分析します。
私のGoogle Mapsプロジェクトでは、次のような問いに答えようとしていました。
- まず、どこに注目すべきなのか？
そこで、この質問に適したデータを見つけるために、社内のデータベースにある多くのビジネスと、ユーザーがどのようなビジネスを検索しているかという利用可能な情報に目を向けました。
3.データをフィルタリングし、分析する
データのフィルタリングと分析データを収集したら**、その信頼性を検証し、情報をフィルタリング**する必要があります。
私のGoogle Mapプロジェクトでは、検索クエリを使用して、ユーザーが最も頻繁に検索するビジネスの種類を特定しました。他にもガソリンスタンドや美術館などがありましたが、地域別の検索トラフィックに占める割合ははるかに低いものでした。
4.視覚的な表現を選択する
ビジュアル化は、提示する情報を覚えてもらうための優れた方法であり、ストーリーテリングの重要な要素でもあります。
- ダッシュボード
- チャート
- インフォグラフィックス
- マッピング
の使用など、データをさまざまな方法で使用してストーリーを伝えることができます。
私のGoogleマッププロジェクトでは、ストーリーを伝えるために円グラフを使うことにしました。
5.ストーリーを形成する
データを分析し、どのように可視化したいかが決まったら、次はそれを1つのまとまった物語にする番です。何を達成したいのか、何を主張したいのか、疑問や質問に答えたいのか、じっくり考えてみましょう。
Google Mapプロジェクトでは、円グラフを使って、地域別の検索クエリのほとんどが、比較的少数の企業によってカバーされていることを示しました。そこで私たちは、そのデータに関するストーリーを構築しました。私たちは、いくつかの主要な市場において、この一連のカテゴリの背後にあるデータの改善に取り組むことに、副社長の同意を求めました。カテゴリーデータを改善すれば、地域別検索の50%以上の検索結果を改善することに成功することを説明する必要があったのです。
6.フィードバックを集める
面接の前に友人に練習を頼むのと同じように、プレゼンの前にも必ず試行錯誤をしたいものです。プロジェクトに関係のない人からフィードバックをもらってみてください。
- 面白かったかどうか
- 筋が通っているか
- どんな疑問があったのか
彼らのフィードバックは、あなたのストーリーの不明瞭な部分や記憶に残らない部分を特定するのに役立ち、最終的な調整の機会を与えてくれるでしょう。