はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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キックオフミーティングとは
プロジェクト計画の正式なスタートとなるミーティングを予定することは重要です。
キックオフミーティングとは、プロジェクトチームが一同に会し、共通のビジョンを持ち、プロジェクトのゴールとスコープを理解し、チーム内での各人の役割を理解するための最初のミーティングのことです。
キックオフミーティングには誰が参加する？
それは、開始フェーズで作成したRACIチャートで特定されたチームメンバーになるでしょう。RACIチャートは、個人やチームの役割と責任を明確にし、効率的に仕事を進めるためのものです。
キックオフミーティングでは、チームメンバーは、自分がどのようにプロジェクトに貢献するのか、また、チームがどのように協力してプロジェクトの目標に到達するのかについて、より深く理解することができます。
また、ステークホルダーやスポンサーをミーティングに招待し、プロジェクトのハイレベルな計画を理解し、彼らの見解を共有し、全員が同じ考えを持っていることを確認する機会を設ける必要があります。
なぜキックオフミーティングが必要なの？
私のチームは、プロジェクト憲章から必要なことをすべて学ぶことができるのではないでしょうか？その通りです。ミーティングは時間がかかるものですし、チームメイトとのメールやチャットで十分な状況もあります。
しかし、プロジェクトを立ち上げるとき、特に複数の人が関わる大規模なプロジェクトでは、次のために集まることが重要なのです。
- 共通のビジョンを確立する
- スコープを一致させる
- チームの信頼関係を構築する
ために集まることが重要なのです。
また、チームメイトから質問や意見を聞く機会でもあり、各自がプロジェクトにどのように貢献するかをチームで確認する絶好の機会でもあります。
キックオフミーティングをどのように計画し、運営するの？
キックオフミーティングのアジェンダのテンプレートはネット上にたくさんありますが、ほとんどは同じような構成で、時間は1時間程度です。これはあくまでも提案であり、プロジェクトやチームのニーズに応じて、各議題にかける時間を自由に設定することができます。
- 簡単な自己紹介(約10分）： グループの全員が自己紹介と自分の役割を紹介し、時間が許せば、チームの親密度を高めるために楽しい事実を共有します。
- プロジェクトの背景について概要説明（約５分）： プロジェクトがどのように生まれたか、なぜこのプロジェクトが重要なのか、といった詳細を説明するものです。また、共有ビジョンも説明します。
- ゴールとスコープの共有（約5分）： どのような作業をスコープ内とし、どのような作業をスコープ外とするかを明確にすることも含まれます。また、目標開始日や、チームが知っておくべき重要なマイルストーンを強調するのもこのタイミングがよいでしょう
- 全員の役割分担を話し合う（約5分）： プロジェクト期間中、各自がどのような仕事を担当するのか確認しておく。
- チームがどのように協力し合うか、コラボレーションについて話し合う（約10分）： スプレッドシートで作成したプロジェクトプランや、Asanaのような作業管理ソフトウェアツールなど、チームの共同情報源となるツールについて説明する絶好の機会です。また、毎日のメール更新、チームチャットルーム、週1回のチームチェックインミーティングなど、チームがお互いにどのようにコミュニケーションをとるかを決定する絶好の機会でもあります。
- チームメイトと期待値を設定する（約10分）： これから起こることについてチームメイトと期待値を設定しましょう。また、この時間を使って、各チームメイトが次に取るべき行動を明確にします。
- 質問時間（約15分）： この時間は、これまで議論してきたトピックについて、チームが理解を深めるチャンスです。また、チームの意見を聞いて、プロジェクトが多様な考え、経験、アイデアから恩恵を受けるようにするチャンスでもあります。
もし、この方法をミーティングで試すなら、そこで交わした約束は必ず実行すること。プロジェクトマネージャーとして、物事を成し遂げ、障害を取り除くという評判は、人間関係を築き、維持する上で非常に重要である
会議のアジェンダが確定したら、これらの情報を会議のアジェンダ・テンプレートに記録し、会議の1～2日前に出席者に送ります。
キックオフミーティングのベストプラクティス
- 適切な時間を設定する: 全員にとって都合の良い会議時間を選ぶ。時差に注意する。
- 適切な長さを設定する: 会議の時間は1時間以内に設定しましょう。人々の時間を無駄にしたくないが、時間が足りなくなるのも困る。キックオフミーティングは、最初に重要な情報を共有し、その後、質問やチームビルディングに時間を割くのが効果的です。
- 適切な人を招待する: 適切な人たちを戦略的に招待しましょう。目標は、すべてのチームメンバー、利害関係者、プロジェクトスポンサーなど、プロジェクトの開発と遂行に役割を果たす出席者を招待することです。誰も欠席させたくないが、出席させるべきではない人を招待することも避けたい。
- メモ係を決める: ミーティング中に行われるディスカッションは重要です。出席者からのフィードバック、変更、質問などを記録しておくことは非常に重要です。あなたが会議を進行する場合は、会議が始まる前にメモを取る人を指名してください。Chorus Notetaker、Google Keep、Google Docs、Microsoft OneNoteなどのツールを利用することもできます。
- 議題を設定する: ビデオで説明したことを復習すると、キックオフミーティングの議題は、一般的に、自己紹介、プロジェクトの背景と目的、プロジェクトの目標と範囲、役割と責任、コラボレーションプロセスとプロジェクトツール、次に来るもの（期待とアクションアイテム）、質問と議論のための時間、が含まれるべきです。
- 議題を共有する: 会議の前に、Eメールで議題を出席者と共有し、各トピックの講演者を決めます。議題を事前に送信することで、全員が何を期待されているかを把握し、発表や議論が必要なものの準備をする時間ができ、質問やアイデアを出す時間も確保できます。
- 議題を厳守する: 会議では、話が脱線したり、予想以上に時間がかかったりすることがあります。プロジェクトマネージャーは、アジェンダに沿った議論に誘導することで、ミーティングを進行させるのが役目です。
- ミーティング後のフォローアップ: ミーティングの後、ミーティングノートとアクションアイテムを含むミーティングサマリーを送信することを忘れないでください。