GASで請求書PDF自動生成＋Gmail下書きを実装した（コード全公開・MIT）

Last updated at 2026-06-14Posted at 2026-06-14

毎月末に請求書を手作業で作っていて、「これは絶対に自動化できる」と思ったので作りました。

Googleスプレッドシートにデータを入力してボタンを押すだけで、取引先ごとに請求書PDFを生成し、Gmailの下書きを作成します。確認してから送信ボタンを押す、というフローです。

コードはMITライセンスで全公開しています。

🔗 mamagotolab/gas-invoice-automation

できること

スプレッドシートの請求データから請求書PDFを自動生成（HTMLベース・テンプレート不要）
取引先ごとにGmailの下書きを作成（PDF添付・本文自動生成）
確認後にまとめて自動送信するメニューも用意
複数品目を1枚の請求書にまとめる（同じ請求書番号でグルーピング）
小計・消費税（10%）・合計の自動計算
全件バリデーションを処理前に実施（1件でもエラーがあれば何も始めない）
処理済みフラグの自動記録（二重送付防止）
initSheets() で初期シートとサンプルデータを自動生成

導入手順

Googleスプレッドシートを新規作成
メニュー 拡張機能 → Apps Script を開く
Code.gs の中身を貼り付けて保存
スプレッドシートを再読み込みすると 「請求書ツール」 メニューが表示される
「① 初期セットアップ（サンプル作成）」 を実行
「設定」シートに自社情報を入力して完成

Googleドキュメントのテンプレートもフォルダも不要です。スプレッドシート1つで動きます。

処理フロー

「② 請求書を作成（Gmail下書き）」を押す
  ↓
設定シートと全請求データをバリデーション（1件でもNGなら中止）
  ↓
請求書番号でグルーピング（同番号の複数行 → 1枚の請求書）
  ↓
取引先ごとにHTML請求書を生成 → PDF変換
  ↓
Gmail下書きを作成（PDF添付）
  ↓
「送信済み」フラグを記録

確認後に「③ 請求書を送信（自動）」を押すと一括送信できます。

スプレッドシートの列構成

列	項目	備考
A	請求書番号	同じ番号の行が1枚の請求書にまとまる
B	発行日	例：2026-06-30
C	取引先名
D	宛先メール
E	品目
F	数量
G	単価（税抜）
H	ステータス	自動更新
I	処理日時	自動更新

「初期セットアップ」を実行するとサンプルが入った状態で作られるので、そのまま書き換えて使えます。

コードの解説

設計の軸：「下書き作成」がデフォルト

function createInvoiceDrafts() {
  processInvoices_(false);  // false = 下書き作成
}

function sendInvoices() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const res = ui.alert(
    '確認',
    '請求書を取引先へ自動送信します。よろしいですか？\n（不安な場合は「請求書を作成（Gmail下書き）」をおすすめします）',
    ui.ButtonSet.OK_CANCEL
  );
  if (res !== ui.Button.OK) return;
  processInvoices_(true);  // true = 送信
}

送信は別メニュー＋確認ダイアログの2ステップにしています。請求書のような「間違えたら困る」処理は、自動化するほど事故の影響が大きくなるので、人が目視で確認する余地を必ず残します。

処理前の一括バリデーション

function processInvoices_(send) {
  const config = readConfig_();
  const invoices = groupByInvoice_(dataSheet);

  // 処理を始める前に全件検証
  const errors = validateInvoices_(invoices, config);
  if (errors.length > 0) {
    ui.alert('入力エラー', '処理を中止しました。以下を修正してください。\n\n' + errors.join('\n'), ui.ButtonSet.OK);
    return;
  }

  // ← ここから先は全件OKが保証されている
  Object.keys(invoices).forEach(function (no) { /* PDF生成・メール */ });
}

バリデーションは処理を始める前にまとめて実行します。「3件目でエラーが出て1〜2件目だけ下書きが作られた」という中途半端な状態を防ぎます。チェック内容は設定シートの必須項目、メールアドレスの形式、品目の空白、数量のゼロ以下など。

function validateInvoices_(invoices, config) {
  const errors = [];
  const required = ['自社名', '住所', '振込先'];
  required.forEach(function (key) {
    if (!config[key]) errors.push('・「設定」シートの『' + key + '』が空です');
  });

  const emailRe = /^[^@\s]+@[^@\s]+\.[^@\s]+$/;
  Object.keys(invoices).forEach(function (no) {
    const inv = invoices[no];
    if (!inv.client) errors.push('・' + no + '：取引先名が空です');
    if (!emailRe.test(inv.email)) errors.push('・' + no + '：宛先メールが不正です（' + inv.email + '）');
    inv.items.forEach(function (it) {
      if (!it.item) errors.push('・' + no + '：品目が空の行があります');
      if (it.qty <= 0) errors.push('・' + no + '：数量が0以下の行があります（' + it.item + '）');
    });
  });
  return errors;
}

請求書番号でのグルーピング

function groupByInvoice_(sheet) {
  const values = sheet.getRange(2, 1, last - 1, COL.processedAt).getValues();
  values.forEach(function (row, i) {
    const no = String(row[COL.invoiceNo - 1]).trim();
    if (!no) return;
    if (!invoices[no]) {
      invoices[no] = { no, client, email, items: [], rows: [] };
    }
    invoices[no].items.push({ item, qty, unitPrice });
    invoices[no].rows.push(i + 2);
  });
}

同じ請求書番号の行を1枚にまとめます。INV-001 が3行あれば、品目3つの請求書が1通作られます。行を削除せず「番号だけ変える」で品目を追加・分割できるのが使いやすいポイントです。

HTMLからPDFを生成（テンプレートファイル不要）

const html = buildInvoiceHtml_(config, inv);
const pdf = Utilities.newBlob(html, 'text/html', '請求書_' + no + '.html')
  .getAs('application/pdf')
  .setName('請求書_' + no + '.pdf');

GASの Blob.getAs('application/pdf') でHTMLをPDFに変換しています。Googleドキュメントのテンプレートを用意する必要がないので、導入の手間がゼロです。レイアウトは buildInvoiceHtml_() の中のHTMLを直接編集して変えられます。

動作環境・制限事項

GASのメール送信上限：無料Googleアカウントで1日100通（受信者数ベース）、Google Workspaceで1,500通
GASの実行時間上限：1回6分。大量処理の場合は請求書番号で分割実行してください
PDFのフォント：Utilities.newBlob 経由のPDFはGoogleのサーバーサイドでレンダリングされるため、日本語フォントはシステム依存です。フォントにこだわる場合はGoogleドキュメントテンプレート方式に切り替えてください

カスタマイズポイント

よくある拡張：

インボイス制度対応：buildInvoiceHtml_() のHTMLに登録番号・税率区分の行を追加するだけ
支払期限：設定シートの「支払期限（発行日から日数）」で変更できます（デフォルト30日）
Google Driveへの保存：DriveApp.getFolderById(id).createFile(pdf) を追加すれば保存できます
Slack通知：送信完了後に UrlFetchApp.fetch() でIncoming Webhookを叩く

おわりに

このツールを作ったきっかけは「毎月末に同じ作業を繰り返すこと」への違和感でした。請求書を1枚ずつ手で作るのは難しくないですが、ミスが許されない緊張感だけが積み重なっていく。それをなくしたかった。

コードはMITライセンスで公開しているので、自由に使って、改造して、壊してもらって構いません。IssueやPRも歓迎です。

カスタマイズや業務フローとの統合（会計ソフト連携・督促メール自動化・入金消込など）については個別に対応しています。

🔗 コード：mamagotolab/gas-invoice-automation
🔗 開発ラボ：mamagotolab.com

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