提案研修 「QA表の作成と初回ヒアリング」

はじめに

約半年の研修に参加したので、そのまとめを記載します。
チームにも "勉強課題" として、共有できるように記載したいと思います。

要件・要求

要件

• 従業員・顧客向けの生成AIを活用したFAQサービスを構築したい
• 従業員向けには労務情報や就業規則等の社内ルールをチャットで質問できる機能を構築したい
• 顧客向けにはWebサイトに記載されている情報をチャットで質問できる機能を構築したい
• 労務情報や就業規則は定期的に更新されるため、簡単に最新化できるような仕組みとしたい
• 社内で利用しているサービスや製品は以下の通り
  • Google Workspace(文書管理・メール・カレンダー) / Slack(チャット) / Backlog(Wiki)
  • コーポレートサイトはWordPress(レンタルサーバ上に構築)
• できれば、誰がどういう質問をしたのかを把握・集計できるような仕組みがほしい
• 可能であればCI/CDも意識したインフラ構成としたい

要望

• 上記のサービス実現のためのアーキテクチャおよび適用技術を示す設計図を作成してください
• このシステムをMVPリリースするために必要となる工期・工数をなんらかの根拠とともに提示してください
• ウォーターフォール開発が好ましいのか、アジャイル開発が好ましいのかなど、当方はITリテラシーが高くないため、当社との役割分担や開発方法についても提示してください
• 上記のサービス実現のために技術的に課題となる可能性のある点について、列挙し対策についてご提案ください

ワーク

あなたは顧客からRFPを受領しました。提案の現場ではRFPを受信したのち、初回のヒアリングを行うことになります。ヒアリングの場ではあらかじめQA表を用意しておくとより好印象を与えることができます。

成果物（例）

1. 従業員向けFAQサービス

エンドユーザーの操作体験（UX）と機能スコープの観点
従業員が実際に触れるUIや操作フローに関する質問です。ここが曖昧だと、開発完了後に「思っていたものと違う」というミスマッチが起きやすい、最初に明確にする。

No	質問	背景・理由
E-01	Slackでの質問はメンション形式（@Bot）とスラッシュコマンド（/faq）のどちらを想定していますか？	UIの実装方式が異なるため
E-03	会話の文脈を保持する（複数回のやり取り）必要はありますか？それとも1問1答で良いですか？	会話履歴管理の実装有無に影響するため
E-06	回答に参照元のドキュメント名やリンクを付与する必要はありますか？	プロンプト設計・回答フォーマットに影響するため

2. 顧客向けFAQサービス

外部公開サービスとしての要件と制約の観点
顧客向けは認証なしの不特定多数が利用するため、従業員向けとは異なるセキュリティ・UX上の考慮が必要。WordPress側の制約も絡むため、独立して整理する。

No	質問	背景・理由
C-02	顧客向けチャットに顧客のログイン・認証は不要ですか？（匿名利用を想定していますか？）	認証設計の有無に影響するため
C-05	回答できない質問（情報源にない内容）の場合、どのように対応しますか？（「お問い合わせへ誘導」等）	プロンプト設計・UXに影響するため
C-07	WordPressサイトのレンタルサーバはどのサービスですか？（さくら、エックスサーバー等）	JavaScript の設置方法・CORS設定に影響するため

3. データソース連携

AIに読み込ませるデータの範囲・鮮度・権限の観点
RAGの回答品質はデータ品質に直結します。「何を・どこから・どの頻度で取り込むか」が曖昧なままだと、インデックス設計やバッチ処理の工数が大きく変わるため、独立して確認する。

No	質問	背景・理由
D-01	Google Workspaceで管理しているドキュメントのうち、FAQに使用するものはどのフォルダに格納されていますか？	データ取り込みの対象範囲を確定するため
D-03	Slack履歴はどのチャンネルを対象としますか？また、過去何年分を取り込む予定ですか？	データ量・取り込みコストの見積もりに影響するため
D-06	データ取り込みの際、機密度の高いドキュメント（個人情報・給与情報等）は除外する必要がありますか？	セキュリティ設計・フォルダ構成に影響するため

4. ログ・分析

「誰が・何を質問したか」の把握・活用方法の観点
ログ設計はBigQueryのテーブル構造・Looker Studioのダッシュボード設計に直結する。「何を知りたいか」が先に決まらないと、後から作り直しが発生するため、要件定義時点で確認する。

No	質問	背景・理由
L-01	質問ログとして保存したい情報を教えてください。（例：誰が・いつ・何を質問したか・回答内容）	BigQueryのテーブル設計に影響するため
L-03	Looker Studioのダッシュボードで特に把握したいKPIはありますか？（例：質問数推移・よく聞かれる質問TOP10・未回答率等）	ダッシュボードの設計に影響するため
L-05	ログデータの保持期間はどのくらいを想定していますか？（法令・社内ポリシーによる制限はありますか？）	BigQueryのコスト・設計に影響するため

5. 開発体制・役割分担

プロジェクトの推進体制と意思決定フローの観点
ITリテラシーが高くない発注側では、どこまで自社で担当できるかが不明確なことが多い。早期に役割分担を合意することで、手戻りや認識齟齬を防ぐ。

No	質問	背景・理由
R-01	貴社側の担当者（窓口・意思決定者）は誰ですか？また、開発への参加を想定している社内メンバーはいますか？	役割分担・連絡体制の設計に影響するため
R-03	インフラの設定・操作（GCPコンソール操作等）は貴社で行いますか？それとも委託しますか？	役割分担・運用設計に影響するため
R-04	開発後の保守・運用（障害対応・データ更新・機能追加）は誰が担当しますか？	運用設計・引き継ぎ計画に影響するため

6. 工期・予算

MVPのスコープと制約条件の観点
希望リリース時期と予算によって、MVPに含める機能のスコープが大きく変わる。「予算・期日ありき」で設計するか「機能ありき」で進めるかを先に確認しないと、見積もりが的外れになる。

No	質問	背景・理由
B-01	MVPリリースの希望時期はいつですか？	スケジュール設計に影響するため
B-03	GCPの月額利用料として想定している予算はありますか？	インフラ構成・スペック選定に影響するため
B-04	MVPの対象は従業員向けのみですか？顧客向けも含めますか？	開発スコープ・工数見積もりに影響するため

7. セキュリティ・コンプライアンス

データの取り扱いと法令・社内ポリシーへの適合の観点
社内データを外部AIサービスに送信することへの承認・制約は、設計後に発覚すると手戻りが大きい。特にSlack・Backlog等のデータ利用可否は初期に確認必須。

No	質問	背景・理由
S-01	個人情報保護法・社内情報セキュリティポリシー上、AIサービスへのデータ送信について制約はありますか？	データ設計・プライバシー対応に影響するため
S-02	GCPのリージョンはどこを使用しますか？データを国内（asia-northeast1 東京）に限定する必要はありますか？	コンプライアンス・レイテンシ設計に影響するため
S-03	Slack・BacklogのデータをAIサービス（Vertex AI）に送信することについて、社内の承認は得られていますか？	利用開始前の確認事項として

8. 品質・テスト

完成基準と受け入れテストの判断軸の観点
AIの回答品質は「正解率何%以上」のような定量基準を事前に合意しておかないと、検収で揉める原因になる。テスト用の質問例を発注側に準備してもらう必要もあるため、独立して確認する。

No	質問	背景・理由
Q-01	回答品質の合否基準はありますか？（例：「8割以上の質問に正しく回答できること」等）	検収基準・テスト計画に影響するため
Q-03	テスト用のサンプル質問・模範回答を提供していただけますか？	受け入れテスト設計に必要なため
Q-04	回答速度の要件はありますか？（例：「5秒以内に回答を返す」等）	パフォーマンス設計に影響するため

ポイント

• 音声より文字で確認。QA一覧など
• ビジネスフォーマルでは "？" を使わない
• オープンクエスチョンにしない。A,Bで誘導
• 例などで、次の質問のフックにする