Googleフォームの回答通知メールは便利です。
ただし、メール通知だけに頼ると、対応漏れは消えません。
通知メールを見た
誰かが対応した
対応が完了した
集計から除外した
これらは全部別の出来事です。
この記事では、Googleフォームの回答通知をメールだけに頼らず、回答レコードとして管理する設計を整理します。
Google公式ヘルプでは、新しい回答についてのメール通知、回答のスプレッドシート表示、CSVダウンロードが説明されています。
メール通知は入口です。
運用の正本ではありません。
メール通知だけだと起きること
まず、メール通知だけで運用すると何が起きるかです。
誰が見たか分からない
返信したか分からない
同じ問い合わせに複数人が反応する
休暇中の担当者の受信箱で止まる
検索しても最新状態が分からない
メールは、個人の受信箱に入りやすいです。
チームの作業状態にはなりにくいです。
もちろん、メール通知自体は使ってよいです。
ただし、メールを「気づくための通知」として扱い、対応状態は別の場所に残します。
通知状態と対応状態を分ける
FORMLOVAでは、通知状態と対応状態を分けて扱います。