GMOペパボエンジニア Advent Calendar 2024の24日目の記事です。
23日目の記事はどすこいさんのDifyワークフローを繋ぐSlackBotをgoで作った話でした！

はじめに

PHPカンファレンス 2024に実行委員として参加してきました。
思えば、初めてスタッフをした時にネットで体験記が見つからず、不安でした。
この記事で皆さんのスタッフ応募の一助になればと思います。

PHPカンファレンスについて

テックカンファレンス全般に言えることだとは思いますが、運営側の想いとしては「コミュニティに貢献したい」、「もっと皆に知って便利に使ってもらいたい」という愛が紡がれていっています。
このあたりはFindyさんの記事がものすごく良いです。
四半世紀もの間、受け継がれてきたバトン。PHPカンファレンスの歴代委員長が歩みを振り返る

事前準備

当日スタッフとして参加した時には、事前MTG、前日準備、当日運営の3日間だけしか携われませんでした。
しかし、実行委員となると半年前から2週間に1回MTGを行います。
MTGで話すことは、全体のスケジュールや各担当決め、スポンサープランやスピーカーの採択など多岐に渡ります。
私はスピーカー担当だったため、スピーカー担当のマニュアルやシフト表、受付表の作成(前年度を最大限活かした)を行いました。

事前MTG

開催数週間前に都内某所で当日スタッフ、実行委員を集めて事前MTGをします。
事前MTGでは、各担当ごとの顔合わせや当日の段取りを打ち合わせます。

前日準備

前日準備では、各展示ホールへ机や椅子、演台を設置します。
スポンサーブースの設置や、来場者へ配る配布物の封入も行います。
封入作業はトートバックに配布物をひたすら詰めます。その数、1300。

この何も設置されていない空間が数時間後に

ここまで設営されます。

当日運営

当日の朝は07:45集合と早いです。
スポンサー入場までの間にスポンサー受付の設置、前日準備できない展示室の設営と慌ただしく準備をします。
一般来場者の入場が始まるまではひたすら準備、始まったあとは各種対応をします

私の担当のスピーカー受付では、スピーカーの方々に受付をしてもらいます。
その際にTシャツ、水、ネームプレートを渡し、登壇の際の呼び方を伺い、情報を管理しているスプシに記載します。
午前中に大半のスピーカーの方が受付をしてくださるため、午前中が忙しいですが、その後も行方不明スピーカー(登壇会場に来ていない)の捜索もします。

各スタッフは常に裏方で作業をしているかというと、そうではなく、観たいセッションの際はシフトの調整をしていますし、参加者としても楽しめます。
「スタッフも楽しむカンファレンス」がコンセプトでもありました。

懇親会

タイムテーブル最後のLT大会~クロージングの間に、スタッフは片付けや懇親会の設営に勤しみます。
懇親会では、スピーカー、スポンサー、スタッフ、懇親会申込者が入り乱れてお酒や料理を楽しみながら会話をします。
スピーカーの方と登壇内容のディスカッションをしたり、たまたま隣になった方と使用している技術について語り合ったりと楽しい場です。

スタッフ打ち上げ

懇親会の後はスタッフのみの打ち上げがあります。
話す機会のなかった方と様々な話をします。
私の卓では、ソフトウェア設計とLintについて二時間くらい会話していました。

実行委員を終えて

ほどよい疲労感と満足感が心地よいです。そして二日酔い気味の翌日を迎えられました。
翌日には「もうしばらくお酒はいいや」となるのに、その次の日には「お酒飲みたい」となるのもお酒の魅力ですね。

テックカンファレンスの開催には、多くの人が協力して企画していることを感じられ、感謝しかありません。
また、懇親会やスタッフ打ち上げで色々な方と交流できたことは、よい刺激になると改めて感じました。

最後に

参加者の中には、スピーカー兼スタッフの方もいました。
その方々に刺激を受け・・・PHPerKaigiのプロポーザル出しました！
~~この記事を読んでくださっている関係者の方は忖度をしてください。~~
今後はスタッフだけでなく、登壇も通して貢献できればと思います！