はじめに
今年もFlutterKaigiのボランティアスタッフとして参加しました！
初めてのオフライン開催で得るものが大きかったので、できるだけ共有させてください！
キッカケ
実は去年から
FlutterKaigiスタッフとして参加したブログを書くのは初なのですが、
実は去年からスタッフとして参加してました。笑
なのでキッカケは去年に遡ります。
そうあれは「全体会議」でのこと
うちの会社は全国各地にエンジニアがいるのでフルリモートが基本です。
ただやっぱり対面で会って話すのも大事！ということで、
全社員が年に1度 北國銀行 金沢本店に集まる「全体会議」なるものがあります。
ここで起きたことが発端で、FlutterKaigiのカンファレンススタッフとなることになります。
人材不足
全体会議の中でお喋りしてたら、「人が足りない！」「優秀な人材が欲しい！」という声が沢山出てきました。
その時の僕は、「（そうは言ってもなぁ...人なんて足りないもんやん（笑）。まぁでもとりあえず優秀な人材が集まってそうなところに顔出してみるか）」と思い、X(旧Twitter)を眺めてたら、FlutterKaigiのスタッフ募集がタイムラインに流れてきて、「最近、Flutterを使って会社でもアプリ何個か作ってるし、やってみるか！」と思い応募しました。
そこからはトントン拍子で話が進んで、あれよあれよと言う間にスタッフになってました。笑
会社の宣伝
FlutterKaigiは週1度の定例MTG、チーム毎のMTGや作業などで時間が取られます。
特に前日準備や当日運営に参加するためには、どうしても有給を取らないといけません。
自分が好きでしている事とはいえ、チームメンバーへ相談したところ
「それ会社の宣伝にもなるし、相談してみたら？」と言われて、
恐る恐る相談したところ
「会社の宣伝もなるし、良いよ！」と言ってくれました。
マジでありがてぇ...
ということでしっかりと会社のTシャツを着て、FlutterKaigiを迎えました
運営スタッフの日々
FlutterKaigi2023は初めてのオフライン開催ということもあり、チーム編成を組んで取り組むことになりました。
ただ人やオフラインでの開催経験が足りておらず、チームの垣根を超えて助け合いながら対応してました
チーム編成
チーム名は大体で記載してます。
- スポンサー ：スポンサーの窓口対応など
- スピーカー ：登壇者さんへの情報連携など
- ハンズオン ：ハンズオン プレイベントの企画、準備、当日オペレーション
- プロポーザル ：プロポーザルの募集、選定やタイムテーブル作成など
- 動画 ：オープニングやスポンサー、幕間動画の作成
- 広報 ：XやDiscordでの告知など
- 会場 ：会場探しや会場設営、資材搬入出の管理
- カンファレンスアプリ/Web：カンファレンスのWEBページ、アプリ作成
- ノベルティ ：ノベルティの企画、デザイン、発注、在庫管理など
今年はノベルティチームのリーダーとして参加しました。
事前準備
1. どうやってノベルティチームを推進していくか？
リーダーということもあり、チーム運営を含めてデザインしました。
といっても特別なことはなく、割と基本に忠実にやりました。
- リアルで1回会っておく
- タスクはGitHubのissueで管理
- Slackで非同期コミュニケーション
- 行き詰まってそうな場合、ハドルとかオンライン会議
今回のチームメンバーは、
- 去年もスタッフとして参加してくれていたメンバー
- 私の方から口説いてノベルティチームに入った
ということもあり、チームビルディングはかなりスムーズにいきました。
2. なぜ我々はノベルティを配るのか？
やはりせっかくノベルティを配布するのであれば、きちんと目的・効果を定義したい！と思いチーム内で話しました。
結果的に以下の目的・効果を狙って、ノベルティを検討することにしました。
（会話した内容の一部になります）
- 認知度の向上
- 普段使いをしてもらい、周囲の方へFlutterKaigiの存在をアピール出来る。
- 参加者の交流促進
- 会話のきっかけになったり、参加者同士の親近感を生むことが出来る。
- 記憶に残す
- 貰って嬉しくて、FlutterKaigiを記憶に残すことが出来る。
3. ノベルティ草案作成
目的・効果を満たすことが出来るようなノベルティをチームメンバーで探してました。
色んなブログをみたり、ノベルティのサンプルを取り寄せてみたり。
1番良かったのは様々なカンファレンスに参加した方へヒアリング調査をしたことです。
やっぱり、実際に貰って使っているもの/使っていないものがある人の話は大切ですね。
4. ノベルティを決める
草案の中で、予算にも合うノベルティをピックアップしました。
今年はデザイナーさんがいらっしゃったので、一部ノベルティについてはデザインをおまかせしました。
やはりデザイナーさんは偉大で、自分たちだけでは到底得られないような感動をデザインを通じて表現してくれました。
本当に感謝しかありません。
5. ノベルティを発注
これが意外と大変で結構色んなことが起きました。
- 登壇者がFixしない状態で、サイズ・カラーを予測発注（でも在庫を出しすぎないように）
- 来場者人数がなかなかFixしない
- 最低発注単位が100個
- 納品期日がバラバラ
- 入稿した後に業者からデザインを修正して欲しいとの依頼 etc...
特にネームカードなんですが、開催の1か月前になって、急遽ノベルティチームが担当することになりました。
私が初めてIllustratorを入れて、FlutterKaigi2023のテーマカラーを参考にしながら、デザインして発注しました。
その力作がこちら！笑
Illustratorの使い方がまーったく分からなくて、会社の人達を集めて、使い方を教えていただいたのは内緒です。笑
6. 在庫管理
税理士さんとやり取りしながら、在庫管理を頑張りました。。。
ノベルティチームの在庫管理のみならず、全チームの在庫管理が必要だったので、すんごい大変でした。
来年はもう少し楽できるように色々と検討中です
FlutterKaigi2023本番
前日
そんなこんなで遂に前日です！！！
NAVITIMEさんのすんごいおしゃれなオフィスへ行き、配布用にノベルティを梱包したり、受付を設営したり、当日の流れをリハーサルしたりしました。
Dash君可愛い
当日
受付を担当しました！
受付チームではサブリーダーだったので、受付チームのメンバーが気軽に相談できるような空気感や皆が楽しく参加できるように努めてました（えらいぞ）
ただセッションを聞く暇もないくらい忙しく、慣れないタスクで疲れ切ってしまい、夕方の懇親会前にはスタッフ控室で落ちるように寝てました。笑
15分くらい寝て、懇親会の準備に取り掛かりました。（あのとき寝てなかったら、ヤバかった。。。）
その後、撤収作業をして、スタッフで談笑しながら解散しました。
色んな人の色んなお話が聞けて本当に楽しかったです！！
何より参加してくださった方が、皆様笑顔で帰っていたのが本当に嬉しかったです
おわりに
FlutterKaigi2023 本当に楽しかったです。
関わってくださった皆様、快く送り出してくれた会社やチームメンバーには感謝してもしきれません。
本当にありがとうございます。
この記事を読んで、FlutterKaigiやうちの会社に興味が出てきた人は、良かったらカジュアル面談をしましょう！
もしカジュアル面談を受けに来ていただけたら、たっぷりお話できるので、良かったらぜひ！！