Box Relayとは
この記事をお読みの皆様はすでにご存知かと思いますが、Box Relayとは何ぞやというところから記載しますと、「コンテンツを軸としたビジネスプロセスを自動化」する機能です。
もっと砕けた表現にすると、Box上の処理を自動化してワークフローチックに流せる機能で、定型業務の自動化やタスクの割り当てなどで利用できる機能です。
たとえばこれまで見積や提案書の承認を紙ベースで実施している、もしくは専用サービスを活用して自動化を実現されているケースあると思いますが、最終的にその見積や提案書のファイルを格納するのはBoxかと思います。であれば申請、承認といった処理をBox上で行えれば便利ですよねということで、それを実現するのがBox Relayになります。
通常、ワークフローを構築するにはコーディングの知識を求められることが多いですが、Box Relayには不要です。ノーコードで各ユーザーの方が簡易にワークフローを構築できるのもBox Relayの特徴になります。
Box Relayの事例
Box Relayを活用した処理としては、下記のような事例が挙げられます。
- 人事・総務：新卒採用者チェック、履歴書受付確認、回覧確認依頼
- 経理：請求書レビュー、四半期レビュー、社外連絡の確認
- 営業：見積書・契約書承認、提案書事前レビュー、新規顧客のオンボーディング
- 開発・生産：計画書の提出・承認依頼、社内外との共有プロセス
- 保守・サービス：点検業務における確認、月次報告書のレビュー
など…
何か特定の部門に所属している方に向けた機能ではなく、皆様それぞれの定型業務の自動化を実現する機能です。
Box Relayの有効化
Box Relayを利用するためには、管理コンソールでBox Relayを有効化する必要があります。
管理コンソール＞ Enterpirse設定＞コンテンツと共有＞Relaytoと進みます。
全てのユーザーに権限を付与するか、一部の方のみ限定して権限を付与するかを選択することができます。まずは自分自身で試してみたいな、という場合は限定して権限を付与してください。
Box Relay作ってみた
冒頭で簡易にワークフローを構築できるのが特徴と記載しましたが、ここからタイトルを回収しにいきたいと思います。本当に簡単なのか実際に作成してみます。
今回作るワークフローですが、私がBox Japanに転職する際のことを思い出して作成してみます。まずは例に漏れず応募書類の提出からスタートしたのですが、Boxのファイルリクエスト機能で資料を格納した記憶があり、試しに「履歴書受付確認」のフローを作ってみたいと思います（※）。
※私は当社の採用フローを把握しておりません。記憶を頼りに、私が当社人事部の採用担当者であると仮定（想像）したBox Relayです。今後当社に入社される予定の方が全然違うフローで驚かれても一切の責任を負いかねますのでご了承ください。
作成においては、サポートページに記載の4つの手順に従って作成します。
https://support.box.com/hc/ja/articles/360043695594
1.手順の1番目、ワークフローの新規作成と名前の指定から実施していきます。
Box Relayの画面から新規作成クリックし、タイトルは「中途者採用フロー」とします。
2.手順2はトリガーイベントの作成ということで、Box上で特定の動きが起きたらワークフローが流れる「きっかけ」の動作を設定する必要があるので、[ファイルリクエスト]をトリガーとします。書類を受け取るフォルダ「中途採用者応募書類受け取り」を予め作成しておき、イベント（トリガーで指定したファイルリクエストのこと）が発生するフォルダとして選択します。
3.次の手順3は1つ以上の結果の指定、ということで、手順2で設定したトリガーとなる動作が起きたら次にどうなってほしいか、を設定します。
ファイルリクエスト機能から応募者が履歴書をアップロードしたら、採用担当者である私は大切な個人情報である履歴書を、限られた者のみがアクセスできるフォルダにて管理・精査したいと考えるので、結果としては「ファイルアクション」で「移動」を選択し、移動先としてアクセス制限を施したフォルダ「候補者情報_人事部確認用」を指定します。この設定により、応募者によるファイルアップロードが完了したら、履歴書は自動で「候補者情報_人事部確認用」フォルダに移動するフローまで設定できました。
また採用担当者である私は履歴書が格納されたら漏れることなく気づきたいので、結果の2として「通知」を選択し、受信者と件名、メッセージをそれぞれ入力しておきます。この設定により、履歴書が格納されたら私宛にメールが届くようになります。
最後に手順4、有効化させれば完了です。
これで応募者がファイルリクエストで履歴書を格納すると、自動で履歴書が管理用のフォルダに移動するかつ、採用担当者に通知が来るというフローが完成しました。人事担当者の私は適切な環境で漏れなく迅速に書類を確認させていただけることになります。
設定したBox Relayは想定通り動いたのか？
結論、想定通りに動きました。応募書類がアップロードされたらば私宛に通知が届き、書類は人事部確認用フォルダにしっかり格納されておりました。
今回作成したフローに掛かった時間は約5分で、タイトルの「Box Relayで本当に簡単にワークフローを作れるのか」に対しては、「はい簡単に作れました」が回答になります。
皆様お気づきの通り、Boxの人間がこの記事を書いて結論が「難しくて作れませんでしたRelayおススメしません」になることはないのですが、本当に簡単でした。
きっとお役に立つ参考資料
このページを開いてくださった皆様に、Box Relayマニュアルのプレゼントです。サンプルとして様々なワークフローの作成手順を載せており、実際の皆様の業務フローに置き換えて参考いしていただけるものもあるかと思います。また実際にBox Relayを設定する際に覚えておいていただきたい事項や、うまく活用するためのコツについても資料としてまとめておりますので、これからBox Relayを作りたいな、という方はぜひこちらもご参照ください。
さいごに
業務フローを自動化したい、という声を頂戴することが度々あります。この記事をご覧の皆様は情報システム部やIT管理者の方が多いかと思いますが、業務が多岐に渡る中で、部門（業務）の数だけある定型業務の自動化をBox Relayで実現していくことのハードルは高いのではないでしょうか。
Box Relayを活用されている企業様の事例を伺うに、うまく活用するコツを一つ挙げるならば、「各部門（ユーザー）の方にBox Relayの運用は任せる」ことです。Box Relayの作成は簡易であり、まずは自分自身の業務の効率化を図ることからスタートし、チーム、部の定型業務の自動化というように広げていくことをおススメします。
ただし各ユーザーの方に任せるには、Box Relayがどのような機能で、どのように作成するかまでは理解して必要がありますので、この記事を読んでくださった皆様から周知いただきたく思います。
まずは自身の業務の効率化からスタートし、Box Relay活用によるビジネスプロセスの自動化の一歩を踏み出していただければ幸いです。