■はじめに
自分が今までに出ていた現場では会議の議事録を取る経験がなかったこと、
今言っている現場ではその能力が必要になっていることから、
今後改めて必要になってきたときのためにおおよその記録を取る時に気にしていたことを基礎的なものではあるがまとめておく
■誰が・何を言ったかの記載
会議中の発言をまとめておくことが重要と思っているため、見返した時に誰がどのような発言をしたのかが分かる必要がある
そのためにも会議に参加した人の所属と名前はまとめて記載しておく。
また会議は疑似を撮っている人には遠慮なく進むのが常であるため発言のメモをしたあとに感覚を開けて発言者の苗字くらい入れておく必要がある。
議事録に記載するときは口語でもなんでもいいが、後で見直した時に文章として見やすいように修正はしておく。
■会議の内容がわかっているときにはあらかじめ議事録に章をつくっておく
アジェンダが事前に配られているときには、そのアジェンダの大まかな話の区切りを章ごとに段落を分けておくことで、
議事録を記載するときにも見返すときにも話の流れがわかりやすく見やすくなる。
■質問や発言に対しての回答、リアクションは「→」をつけてから記載
Aさんの発言にBさんが補足や回答をする、といったことが多くあるため、
その発言は何に対しての発言なのかをわかりやすくしておく必要がある。
例
◯◯とはどのよう方針で進めていくのですか A
→◯◯についての方針はまだ正確には決まっておらず次週には回答できる想定です B
■議事録の最後には各所属ごとにTodoリストを記載しておく
会議中、「では〇〇については確認しておきます(してください)」と発言があった場合は、
最後にまとめて誰が何について確認しておくのか、何について調べておく必要があるのかを記載しておく。
これも所属ごとに分けておくことで次の会議までに誰が何をやっておく必要があるのかを見返しやすくする効果がある。
以上、簡易的ではあるが現在議事録を取ることが多くなっているため意識している内容になる。