研修にて学んだコミュニケーションのポイントをざっくりまとめてみた、というものです。
はじめに
結論としては、「相手の立場に立つ」が全てに通じていると考えます。
まあコミュニケーションは相手ありきのものなので…というのと、いかに相手に伝わるかが重要になってくるという話を聞いたからです。
相手のことを考えられれば何が必要なのかがわかるとかいうことなんだろうと思います。
具体例
- 分かりやすく簡潔に
-
3点要約法、4ステップ法、5W1H(2H)などの型があるので活用する。
とはいえぶっつけ本番で当てはめるのは難しいので予め準備をしておく。
(偶に、準備をしなくてもできる超人がいることもある。すごい。)
- 結論から話す
-
言い換えれば相手が1番知りたいことから話しましょう、ということ。
脱線防止にもなる。
ただ、これも予め何を1番に伝えるべきなのかはっきりさせておくなど準備が要る。
- 否定表現を避ける
-
使って得になるケースはほぼないとのこと。苦労話も同様。
言葉の感じからしてポジティブな方がなんとなく良く捉えられそう、というのは感覚的に分かるかもしれない。
- 曖昧な表現を避ける
-
保険をかけたりとかもしない。
あと出来れば数字とか図表が使えると良い。
- 事実と意見を分ける
-
ごちゃまぜになると分かりづらくなってしまう。
報告等の際は基本事実のみを伝える。
自分の意見を添えたい時は「私の意見ですが…」と断りを入れるのが良い。
- タイミングや時間を意識する
-
手の空いてそうなタイミングをはかる、長すぎる報告は避ける、など。
これが出来ないと対応を後回しされるような要因になりうる。
とはいえ、報告に関しては早けりゃ早いほど良いという側面もあるのでケースバイケースではある。
相手の都合で確認してもらえるチャットやメールの活用も選択肢の一つ。
この場合も一応一声かけておくのが良いとされる。
- はっきりゆっくり
-
そもそも声が小さかったら聞こえない。口を大きく開ける意識をする。
語尾や言い終わりまで丁寧にすることも有効。
おわりに
書いた手前で言うのもおかしな話ではありますが、こんなの一朝一夕でどうにかなるわけない、そもそもそんなの考える余裕なんてないというのが現時点での正直な感想です。
とはいえ避けては通れない道でもあるので、新卒の看板を背負ってるうちにトライアンドエラーを繰り返すしかないんだろうな…