はじめに
以前はスプレッドシートやメモ程度でしかタスク管理していませんでした。
一覧性は良いのに続かなかった理由は、他のツールと比べて使うことが少なかったためです。
そして、抜け漏れが出てしまっていました。
- 依頼はSlackで来る
- タスクは別ツールに転記が必要
- 「あとで書く」が増えて更新されない
そこで、毎日必ず開くSlackに寄せる運用に変えたら抜け漏れが減りました。
結論はこれです。
タスク管理は「高機能」より「触る頻度」で選ぶと続く。
Slackタスク管理の最小構成
使うのは4つだけ。
- Later（後で）：依頼の一時置き（受信箱）
- 自分DM/：タスクの置き場（管理台帳）
- リスト：今日/今週/相手待ち
- 終業前3分：整理＋ログ1行
運用フロー
1) 依頼が来たらまずLaterへ
2分で終わるなら即対応。
それ以外はメッセージをLaterに入れて「忘れない状態」にします。
2) Later → 自分DMに“タスク化”して集約
Laterに入れたら、必ず自分DMへ要約して残します（Laterを墓場にしないため）。
タスク化テンプレ（コピペOK）
- 【タスク】
- 【期限】
- 【完了条件】
- 【ステータス】
例：
- 【タスク】Aの確認依頼に回答
- 【期限】今日中（一次返信15:00）
- 【完了条件】相手が次に進める状態
- 【ステータス】未対応/保留/完了
3) 自分DMは3つの箱だけ
分類を増やすと続かないので、これだけに固定します。
- Today：今日やる
- This Week：今週中
- Waiting：相手待ち（催促タイミングも書く）
4) 終業前3分で“整理＋ログ”
最後に3分だけ。
- 完了に✅
- 明日に持ち越すものは「次アクション」を追記
- 1行ログを書く
1行ログ例
- 今日完了：〇〇／明日最優先：△△（次：Aに確認）／学び：完了条件を先に聞くと手戻りが減る
続けるためのルール（3つ）
- Laterは受信箱：入れたら自分DMへタスク化までセット
- 次の一手を書く：調査→「ログを見る」「Aに聞く」まで落とす
- 一次返信を入れる：解けなくても状況・次の予定だけ返す
おわりに
スプレッドシートが悪いわけではなく、僕の場合は「入口がSlack」でした。
だからタスク管理もSlackに寄せて、転記コストをゼロにしたのが効きました。
タスク管理は「完璧に抜け漏れをゼロにする」より、抜け漏れを減らせる仕組みを作る方が現実的だと思っています。
だからこそ、もし自分が一番よく使うツールでタスク管理ができるなら、それが一番いい。
身近なツールなら自然と目に入る回数が増えるので、結果的に抜け漏れは減っていくと思います。
読んでいただきありがとうございました。