■はじめに
「で、何が言いたいの？」
上司や同僚に報連相する際、そんな風に思われてないでしょうか。
「結論、どういうこと？」
そんな風に聞き返されてないでしょうか。
ちゃんと書いた。
改行もしている。
見出しもつけた。
なのに返ってくるのは、この一言。
今回は、「レイアウトは整っているのに伝わらない文章」の正体について書きます。
■前回までの内容
- ビジネス文章で大事なのは、「相手が迷わず理解し、行動(アクション)できるかどうか」
- そのために、まずは読む気になるかが勝負（レイアウト編）
前回までは、
長文の報告などは見出しを活用し、読み手が視覚的に感じるハードルをなくすといった話。
見出しを活用すればレイアウトとして、グンと見やすくなります。
■見出し
◉小見出し
本文
◉小見出し
本文
では、レイアウトが整ってれば伝わるのかというと違います。
本記事は文章の内容について質を上げようという話です。
■レイアウトはGoodなのに...
はい、ここで一度なりきってください！！
あなたは社内SE（もしくは情シス）です。
社内チャットでこのような問い合わせがありました。
■至急ご確認お願いします！
◉現状
PCの動作が重すぎることが度々起きます。
業務できないほどではないですが、やはり支障が出るためご確認お願いします。◉困っていること
3日前からPCがとても重くなるときがあります。
再起動すると、そのときは良くなるんですが時間が経つとまた発生します。◉お願いしたいこと
PCを交換したいので、交換の申請フローについてどこで提出すればいいでしょうか？◉ゴール
① PCの交換をお願いします。
② 依頼フローについて教えてほしいです。
見出しちゃんと使ってます。
句読点も適切にまとめられています。
レイアウトとしては綺麗ですね。
でも、これ、伝わりやすいと感じましたか？
いや、正直に言いましょう！
この問い合わせが来たら読み手としてはちょっと厳しいな、、と感じますね。
※上記の文章はあくまで例えです
（全国のシステム担当者の中には「あるある」と思う人もいるかと...）
よくない点、一つずつ順に見てみましょう！
■Badポイント
❌ 1. 大見出しが抽象的すぎる
「至急ご確認お願いします！」というのは、間違いではないものの、
大見出しとしてはかなり抽象的すぎます。
前回記事で、「読み手のメンタルモデルを作れ」という話をしましたが、
見出しはその後に続く内容が先読みして理解できないとあまり意味を成しません。
まず大見出しで、
・報告、連絡、相談のどれなのか
・何に関する話なのか
という情報が知れるだけでもその後の理解度はまるで変わってきます。
修正するとしたら、「至急ご確認お願いします！」は見出しとして避けましょう。
例:
至急、ご確認よろしくお願いします！
■PC不具合についての相談
◉現状
〜〜〜〜〜〜
❌ 2. 見出しに対しての中身がズレている
・「◉現状」という見出しなのに、"お願い"になっている
・「◉お願いしたいこと」という見出しなのに、"質問"になっている
見出しに対して内容がズレています。
これもメンタルモデルの話になるのですが、
見出しと内容があってない場合、メンタルモデルは破壊されてしまいます。
この状態だと、むしろ見出しがあることでマイナスになります。
❌ 3. 同じような見出しの重複
・「◉現状」と「◉困ってること」が重複
・「◉ゴール」と「◉お願いしたいこと」が重複
パッとみると似たような見出しが複数あります。
依頼者本人としてはあえて分けた意図があるかもしれないですが、
「困ってること」の内容は、
「現状」という見出しで書かれていても違和感がない内容です。
ということは、「現状」と「困ってること」には違いがつけられていないと言えます。
読み手としては、
- 「現状と困ってること、どう違うの？」
- 「え、お願いしたいこと？ゴール？ 何してほしいの💥？？」
ってなってしまう文章ですね。
結論がわかりにくく、
特に「で、何が言いたいの？」と思わせてしまうポイントです。
❌ 4. 結論ベースになっていない
◉現状
↓
◉困っていること
↓
◉お願いしたいこと
↓
◉ゴール
これは、見出しの順序の時点で負け確です。
たぶん仕事している限り、誰でも1000回以上は聞いてきたと思いますが、
原則として、結論を最初に伝えるようにしましょう。
最初に、「PCが不具合で交換してほしいです！なぜなら〜」から始まれば、
読み手は「なるほど、でどういう状況なのかな？」って理解してくれます。
また、ビジネスの世界ではよく出てくる構成順で、
「PREP法（プレップ法）」というものがあります。
この順番に当てはめて伝えると非常にわかりやすい構成で伝わりやすくなります。
プレゼンなどでもよく使われます。
（✍️要チェックや）
| 順序 | 英語 | 意味 | 例文 |
|---|---|---|---|
| 1 | Point | 結論 | 「結論としては〇〇です」 |
| 2 | Reason | 理由 | 「なぜなら、XXXXXであるためです」 |
| 3 | Example | 具体例 | 「例えば、△△△△という事例がありました」 |
| 4 | Point | 結論 | 「そのため、〇〇という結論に至りました」 |
ただ、今回の例の相談内容の場合、
ここまでPREP法にカッチリ当てはめなくても大丈夫です。
ではNGポイント排除を意識し、よりGoodな書き方に修正してみたいと思います。
✅Goodな書き方
お疲れ様です。
すみませんが、下記内容を至急ご確認よろしくお願いいたします。■PC不具合についての相談
◉相談
PCが重くなる事象が度々起きており、一度状態を見ていただきたいです。
業務に支障も出るため、場合によってはPC交換も検討したいです。◉詳細
3日前から、PCが断続的に重くなる状況が続いています。
再起動で一時的に改善しますが、やはりすぐ重くなるような状況です。
どうでしょうか？
今回は、
・相談（結論）
・詳細（状況説明）
だけで分けてみました。
見出しに対しての内容もズレがなく、結論がシンプルです。
他の構成でも正解パターンは多数あると思いますが、
これだけでもかなりわかりやすくなりました。
めでたし。
■まとめ
以上、文章の中身についての記事でした。
今回はかなり簡単な例で紹介したのですが、
実際の仕事ではもっと複雑な内容でも、わかりやすく伝達しないといけません。
今回書いたNGポイントは汎用的に使えるセオリーなので、
意識してみるととても質が上がると思います。
最後まで見ていただきありがとうございます！