お申し込みフォームを簡単に作って、オペレーションも楽ちんにしたい！

オペレーションの流れ

フォームが送信される
お問い合わせ内容をメールとSlackに通知、お問い合わせをした人には自動返信メール
Slack上で、お問い合わせに対してどのように対応するかチームで議論
担当者がEメールで返信

このオペレーションがなかなか便利なので、備忘録として残すことにしました。
前編後編に分けてお送りします。

前編: GoogleフォームとGメールを連携する（この記事）
後編: フォームで入力された内容をIncoming Web Hookを使ってSlackで通知する

この記事でやること

この記事では前編の「GoogleフォームとGメールを連携する」について説明をします。
フォームが送信されたときにお問い合わせ内容をメールで通知し、お問い合わせをした人には自動返信メールを送信するものを作ります。

1. Googleフォームを作る

フォームを作りましょう。

2. お問い合わせした人に自動返信するスクリプトを書く

GASのコードを書く

フォーム編集画面の三点リーダー(︙)→「スクリプトエディタ」を開き、下記のコードをコピペ＆一部変更してください。

コピペしてGASのエディタに貼り付ける

GAS

FormApp.getActiveForm();

function sendForm(e) {
  var sendToAddress ="自分のメールアドレス";
  var serviceName = "【すごいアンケート】";
  var mailTitle = serviceName +'に関する新規のお問い合わせがありました';//メールのタイトルを設定
  var mailMessage = serviceName +'に関する新規のお問い合わせがありました。\n\n';
  var option = {};
  option.from = sendToAddress;


  var list=[];
  var itemResponses = e.response.getItemResponses();

  //フォームの項目に記述された内容を取得し、itemResponsesとliｓｔ
  itemResponses.forEach(function(itemResponse){
    mailMessage += '【' + itemResponse.getItem().getTitle() + '】\n'
    mailMessage += itemResponse.getResponse() + '\n\n'
    list.push(itemResponse.getResponse())
  });

  //フォームのメールアドレスと名前を取得し、それぞれの変数に格納する
  var userName = list[0]; 
  var userMail = list[1];

  // 自動返信メール件名
  var subject = serviceName +'にお問い合わせいただきありがとうございました。';

  // 自動返信メール本文
  var body = userName + '様\n' +
    '\n' +
    'この度は'+serviceName +'にお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。' +
    '\n' +
    '後日、弊社担当よりご連絡させていただきますので\n' +
    'よろしくお願い申し上げます。\n' + 
    '\n' +
    '─────────────────────────\n' +
    '署名をココに\n' +
    '─────────────────────────\n' +
    '\n';

  // メール送信
  GmailApp.sendEmail(userMail,subject,body,option); //自動返信メール
  GmailApp.sendEmail(sendToAddress,mailTitle,mailMessage,option); //自分への問い合わせ通知

}

一部変更する

userNameとuserMailは、Googleフォームの何番目の項目かによって、番号を変えてください。
フォームの番号は、一番上から0,1,2...と続きます。

例：3つ目の項目が名前の場合
var userName = list[2];

トリガーを設定する

Form送信をトリガーにして、GASで書いたfunctionを実行したいため、トリガーをセッティングします。
実行する関数は、sendForm、イベントの種類を「フォーム送信時」にして保存してください。

GASからメール送信することを許可する

GASからメール送信できるよう、権限を与えます。

画像のアイコンを押して、許可してください。
許可を確認を押す
ログインし、許可する

「このアプリは確認されていません」と出るので、「詳細を表示」を押して、安全ではないページに移動リンクを押してください。

スクロールして許可してください。

完成！

これで、フォーム送信をしたらGmailが飛ぶと思います。

補足情報

GASでメールを送信するClassについて

MailApp.sendEmail とGmailApp.sendEmailの２つの方法が用意されていますが、
Gmail.Appの方がオプションが多くておすすめです。

  GmailApp.sendEmail(userMail,subject,body,option);

Gmail.Appを使用すると、cc/bccや、送信元のメールアドレスなど細かい設定が可能です。
Class GmailAppについて、くわしくはこちら)

但し、無料アカウントの場合、制限があるので注意です！

@isso_w さまから補足をいただきました！
無料版アカウントでは、GASのsendEmail関数が一日100件までしかメールを送れないという制限があるのでご注意ください。（2020年5月15日現在）。

フォームで入力された内容をグループメール宛にEメールで送信したいときの注意

内容を個人のメールアドレスではなくGoogle Groupsのアドレス（メーリングリスト）宛に通知したい場合は、Gmailの設定からエイリアスを登録する必要があります。

設定方法についてはこちらの記事を参考にしてください。
Google Groupのアドレスをエイリアス登録する方法

後編に続く！

後編ではこの内容に加え、Slack連携をします。
後編: フォームで入力された内容をIncoming Web Hookを使ってSlackで通知する

GoogleフォームとSlackとメールをGASで連携する【前編 GoogleフォームとGメールを連携する】