「WBSは毎日更新しています」
プロジェクトの進捗会議で、この言葉を聞いたことがある人は多いのではないでしょうか。
私自身もPMOとして参画し始めた頃は、WBSを最新の状態に保つことが重要な仕事だと考えていました。
もちろん、WBSの更新は大切です。
しかし、あるプロジェクトで「WBSはきちんと更新されているのに、なぜかスケジュールは遅れていく」という状況を経験しました。
今回は、そのときの経験から感じた「WBSを更新すること」と「プロジェクトを前に進めること」の違いについて書いてみます。
WBSはきれいに更新されていた
そのプロジェクトでは、毎週の定例会議までに各担当者が進捗を更新していました。
- 完了率
- 開始日・終了日
- ステータス
- 担当者
どのタスクもきれいに整理されており、一見すると大きな問題はありませんでした。
会議も予定どおり進み、資料も整っています。
当時の私は、「管理できているプロジェクトだ」と感じていました。
しかし、遅延は止まらなかった
数週間後、リリース日が近づくにつれて違和感が出てきます。
毎週WBSは更新されているのに、完了予定日は少しずつ後ろへずれていきます。
ある週には、「APIの実装が終われば画面開発も進められます。」という話がありました。
しかし翌週になると、「API側で仕様変更がありました。」
その翌週には、「結合テストで不具合が見つかりました。」
さらに翌週には、「別チームの対応待ちです。」
WBSには「遅延」と書かれていました。
しかし、「なぜ遅れたのか」「次に何をすべきか」は見えていませんでした。
WBSは結果であって原因ではない
振り返ると、私たちはWBSの更新そのものが目的になっていました。
遅れたタスクがあれば日付を変更する。
完了したらステータスを更新する。
それ自体は間違っていません。
しかし、それは起きたことを記録しているだけでした。
本当に見るべきだったのは、
- なぜ遅れたのか
- 同じことが他のタスクでも起きそうか
- 誰が困っているのか
- 依存関係に問題はないか
- 今すぐ解決すべき課題は何か
といった「原因」と「次のアクション」でした。
WBSだけでは見えないものがある
この経験以降、進捗会議ではWBSだけを見ることをやめました。
代わりに、
- 課題管理表
- リスク一覧
- ブロッカー
- 他チームへの依頼状況
- 意思決定待ちの項目
も合わせて確認するようになりました。
すると、「遅れているタスク」よりも、「これから遅れそうなタスク」の方が見えるようになりました。
例えば、 - レビュー担当者が今週ずっと別案件に入っている
- 設計レビューの日程がまだ決まっていない
- 仕様確認の回答待ちが3日続いている
こうした小さな違和感を早めに共有できるようになり、大きな遅延になる前に対策を打てる場面が増えました。
PMOの仕事はWBSを更新することではない
この経験を通して、PMOに対する考え方も変わりました。
以前は、「WBSを正しく管理すること」が仕事だと思っていました。
しかし今では、「プロジェクトが前に進めない原因を見つけ、関係者と解決すること」こそがPMOの役割だと考えています。
WBSはそのためのツールの一つに過ぎません。
WBSが最新でも、課題が放置されていればプロジェクトは前に進みません。
逆に、WBSに多少更新漏れがあっても、課題が素早く解決されていれば、プロジェクトは大きく崩れないこともあります。
まとめ
WBSはプロジェクト管理に欠かせないツールです。
しかし、WBSを更新すること自体が目的になってしまうと、本当に見るべきものを見失ってしまいます。
私自身も、「WBSさえ更新していれば管理できている」と思っていた時期がありました。
ですが実際には、プロジェクトを遅らせていたのはWBSではなく、その裏側にある課題や依存関係、コミュニケーションでした。
もし最近、「WBSはきれいなのに、なぜかプロジェクトが進まない」と感じているなら、一度WBSから少し目を離してみてください。
本当に見るべきものは、更新された日付ではなく、そのタスクが止まっている理由なのかもしれません。
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株式会社ONE WEDGEは、Webシステム開発・SES・AI/DX支援を行うIT企業です。生成AIを活用した業務効率化や次世代システム開発にも注力しており、企業の課題解決だけでなく、エンジニア一人ひとりの成長にも本気で向き合っています。また、技術は「一人で学ぶもの」ではなく「仲間と成長するもの」と考え、社内外でのコミュニティづくりにも力を入れています。