はじめに
全社のナレッジ共有を推進する立場として、社内ナレッジの収集・管理・共有用にConfluenceを使用しています。具体的な画面をお見せすることができないのですが、活用のTIPSとして意識していることをまとめました。
Confluence機能以外の観点
①スペースに名前をつける
Confluenceのスペース(ページ群と思ってください)に固有の名前をつけるようにしています。
「開発方法論」スペースといった一般的/汎用的な名前ではなく、固有の名前を創作してつけています。
一般的な事例であれば、無印良品のMUJIGRAMが近いイメージですが、名前が持つパワーは大きいです。できれば二文字以内の英単語、できれば言葉自体は一般的なものを使うことをおススメします。
サービス産業の「業務仕組み化」：「MUJIGRAM」を開発した無印良品・松井元会長インタビュー
②Confluenceのページで"会話"をする
問い合わせやナレッジについての相談を受ける機会が多いです。
その会話をする際に、Confluenceのページを用いて会話することを意識しています。
例えば、「〇〇の方法論ってありますか？」と聞かれた際は、該当ページをシェアする形でコミュニケーションするようにしています。意外とできていないことというか、ついつい該当のファイルが格納されているURLやその内容自体を伝えることがありますが、どこにそのナレッジが格納されているか・・をお互いに意識することが大事だとおもっています。
③更新頻度を上げる＆次回の更新内容を告知する
当たり前…ですが、更新頻度が高いコンテンツの方がアクセスしてもらいやすいです。理想は2週に1度から月に1度程度を目指して、スプリントバックログをJIRAで管理して更新を回しています。また、次回の更新内容を常にサイト上に表示することで、「今後、こんなコンテンツがあがるんだ」ということをユーザーに意識してもらうことも大事にしています。
Confluence機能の活用
④フッターの活用
残念ながらコンテンツツリーは初見ユーザーにはわかりづらく、どこにどのナレッジが格納されているか分かりづらい‥と思っています。
そのためにフッターを活用して、サイトMAPを作るようにしています。スペースの設定＞レイアウト＞フッターから作成することができます。以下はサンプルの記載方法です。
section}
h1.サイトマップ
{section}
{section}
{column:width=25%}
{panel:bgColor=#CDE0C9|borderStyle=solid|borderColor=#C6DAFC|titleBGColor=#E8F0FE}
h3.[*TOP*|URL]
{panel}
{column}
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h3.*コンテンツ*
{panel}
{align:left}
[ページ|URL]
{align}
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h3.*コンテンツ*
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[ページ|URL]
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h3.*コンテンツ*
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[ページ|URL]
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新しくリリースされたフォルダー機能も便利ですが、フッターと併用する形にしています。
＜Confluenceコンテンツのシンプル格納術＞新機能紹介｜Confluence Cloud「フォルダー機能」
⑤マクロの活用
Confluenceの各マクロ機能はかなり便利です。良く使うのは以下機能
展開マクロ
パネルマクロ
分割線マクロ
今後やりたいこと
⑥Rovoの活用
3rd-party含めた各製品とも連結できるRovo(Atlassianの生成AIツール）ですが、まだまだ機能拡充手前・・・という印象でこれからに期待しています。ナレッジの一元アクセスができるようになると色々な課題が解決できるのになぁ、と思っています。
⑦各種統合機能の活用
Confluenceと周辺システム(BOX,MS365,google・・など）を連携する機能は、Rovo以外にもあります。BOXのスマートリンクを埋め込めるようになる統合機能や、Teams上でconfluenceを操作できるようにするアプリ機能など。このあたりは今後検証・適用していくことで、ユーザー導線を効率化したいと考えています。
どうしてもコンテンツのデータ自体を連携してしまうと、アクセス権限やデータ管理の観点での懸念事項が増えてしまうので、UI/UX面だけで改善できるポイントは改善するのがポイントと考えています。