仕事での「どこに言えばいい？」「対応状況はどうなっている？」を解消する
仕事で機器や設備の不具合が発生した際、「どこへ連絡すればいいのか分からない」「報告後の対応進捗が見えない」といった課題がありました。
また、対応手順や連絡先が属人化していると、担当者の異動や退職に伴って対応ノウハウが消失してしまうリスクも生じます。修繕自体は実施されていても、そのプロセスには非効率さや情報共有の不透明さが残っているのが現状です。
そこで、不具合報告の一元化と進捗の可視化、さらにナレッジの蓄積を目指してアプリの開発に取り組むことにしました。
本アプリの開発に先立ち、まずは普段使用しているOffice365の機能を使って実現できないか検証を行いました。
使用したアプリ
office365で提供されているアプリの内、下記のものを使って検証しました。
- SharePoint のリスト
- PowerAutomate
- Outlook
不具合の報告を保存するためのリストを作成
不具合の報告を保存・蓄積するためにSharePointのリストを活用しました。
作成したリストはデータの保存・蓄積の他、後に記載するメール送信のトリガーとして使用しています。
SharePointにアクセスし、リストを新規に作成しました。
後から参照・管理しやすい名前を付けて、リストを作成しました。
リストの新規作成ができると、リストに格納する情報を追加していきます。
図のように列の追加をクリックし、列のタイプ、初期値を設定し、追加していきます。
列の追加を繰り返し、保存したい項目をリストに追加しました。
メール送付機能を実装
不具合の報告を受けたとき（リストにデータが追加されたとき）、実際に復旧等の対応を行う人にメールで連絡が届くようにしたいと考えました。
そこで、この仕組みをPowerAutomateで構築することを考えました。
以下のようにflowを新規に作成しました。
リストへのデータ追加をトリガーとしたメール送付を考えたため、アイテムが追加されたときに動作するトリガーWhen an item is createdを選びました。
トリガーとなる動作は以下のように設定しました。
トリガーとなるSharePointとリスト（上記で作成したもの）を設定しました。
設定したリストにデータが追加されたときに処理が実行されます。
さらに、トリガーにより実行される処理を追加しました。
実行したい処理はメール送信のため、Send an email(V2) を選択しました。
Send an emailのパラメータとして、メールの宛先、件名、送信内容を設定しました。
設定するときに、⚡アイコンをクリックするとリストに保存したデータを参照できます。
メール送信のパラメータを設定したら、Saveをクリックし、flowを保存しました。
続けて、Testをクリックして、動作を確認しました。
動作確認（骨組みになる動作ができるか検証）
SharePointのリストに不具合報告を追加すると・・・。
PowerAutomateの処理が実行され、
メールが送信されることを確認できました。
報告を受ける項目、リストに追加するときのUI、メールの内容についてはさらに検討が必要ですが、骨組みになる動作は実行できることが検証でき、アプリ開発の第一歩を踏み出すことができました。