利用規約とは

サービス内容や利用料、サービス利用にあたっての禁止事項、トラブル発生時の解決方法など事業者とユーザーがそれぞれ守らなくてはならないルールを定める。
これによってトラブル発生時の対処しやすくなったり、ユーザーの意図しない利用を防止できる。
経産省の「電子商取引及び情報財取引等に関する準則」によると

(1)利用者がサイト利用規約の内容を事前に容易に確認できるように適切にサイト利用規約をウェブサイトに掲載して開示されていること、及び
(2)利用者が開示されているサイト利用規約に従い契約を締結することに同意していると認定できることが必要である。
https://www.meti.go.jp/press/2019/12/20191219003/20191219003.html

ことが記載されておりサービス利用前の利用規約の開示と同意が必要である。

プライバシーポリシーとは

事業者の個人情報の取り扱いを定めたもの。
これにより個人情報保護法やプライバシーマーク制度に対応することが可能。

個人情報保護法

個人の権利利益を保護することを目的とした個人情報の取扱いに関連する法律。
令和２年６月12日に「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律」が施行された。
概要資料

個人情報とは、個人を特定できる情報で、氏名や住所などはもちろんだが、メールアドレスに氏名や誕生日などが含まれている場合にも個人情報に該当ため、要注意。

どこに設置するか

個人情報の保護に関する法律についてのガイドラインによるとホームページのトップページから 1 回程度の操作で到達できる場所に設置することが推奨されている。

記載すること

開示請求などの窓口
開示請求などのやり方や、提出する書類の様式
本人確認の方法
手数料の額と取り方

利用規約にプライバシーポリシーを含めることも可能なので、ひとまとめにすると楽です。。