この記事を読んでわかること
teamsで届いた個人宛ての問い合わせを、2クリックでチームチャネルに共有するPower Automateの作り方
なぜこのフローを作ったのか
個人宛に届いている問い合わせを、チームに簡単に共有することで見える化をしたかったから
フロー完成形
たったこれだけ。
作り方
インスタントクラウドフローを作成し始めます。
「選択されたメッセージに対して」をトリガーとして選択します。
プラスボタンからアクションを追加して、ユーザーを検索し、Office 365 ユーザーの中のユーザープロフィールの取得を選択します。
ユーザー(UPN)には送信者のユーザーIDを選択します。
次にMicrosoft Teamsのアクションを追加します。
チャットまたはチャンネルでメッセージを投稿するを追加します。
問い合わせを転送する先のチャンネルがある前提で、投稿先にはチャンネルを選択します。
メッセージの内容はテキストで入力をするところと動的コンテンツから取ってくるところがあります。
フローが完成したので保存をします。
使い方
問い合わせのメッセージが届いたら、3点リーダーから先ほど作成したフローの名前をクリックします。
そうするとフローの中で選択をしたチャンネルに問い合わせ者の部署名・氏名とその内容を転記することができます。
なぜPower Automateを使うのか
個人宛に問い合わせが届いたからといって、その内容をチームに転送する際には、どう共有しようかと悩む人もいるんじゃないでしょうか。補足の説明を考えたり、相手がどこの部署に所属している人なのかなど、色々調べて、書こうとすると面倒くさくなってしまうんじゃないでしょうか。属人化からの第一歩としては、まずは現状を明らかにすることが必要だと思います。そのために、自分の個人宛に届いた問い合わせをチームに転送する際は、何も考えずにボタンを2回クリックするだけ、そうすることが大事なんじゃないかなと思っています。
もう一歩発展させるには
同じフローの中で問い合わせ受付の管理表への記入も含めるのが良いです。例えばSharePointリストとかExcelとかにデータとして追記をするというアクションも入れると、いつ・どんな問い合わせが・誰から・誰に来ているのかというのを記録することができるのでおすすめです。