はじめに
Microsoft 製品でノートを共有したい時、OneNote か Loop の２択になっていませんか。
最近私は、Microsoft Whiteboard を使い始めました。
今回は、実際に使って分かった Whiteboard のメリットと、活躍する場面をご紹介します。
本記事は、実際に使ってみた経験に基づいています。組織の設定や利用シーンによって使い勝手は異なるため、ツール選びの一例として参考にしていただければと思います。なお、「チーム外」は組織内の別チームの人を指しています。
結論
Whiteboard のメリット
- 独立したファイルなので、プロジェクト単位でチーム外の人と共有しやすい
- SharePoint のドキュメントライブラリに格納し、関連資料と一緒に管理できる
- 使い方によっては、ブレストから論点整理まで一つのボードで進められる
活躍する場面
他チームの人と、短期・アドホックなプロジェクトを進める時に活躍しました。
具体的には、次のような場合です。
- 社内稟議や予算がつくほどの規模ではない
- 専用の Teams チームや SharePoint サイトは立ち上げない
- 担当者が不在になっても、検討内容や資料を引き継げるようにしたい
このような場合、日々のやり取りは Teams のグループチャットが中心になっています。ただ、チャットだけでは資料も決定事項も流れていきます。
そこで、Loop を情報の入口にし、Whiteboard でブレストや概念整理を行い、関連資料は SharePoint にまとめるという使い方が便利でした。
３製品の比較
この比較は、今回の用途に対する私の使い勝手の評価です。共有機能の有無を示したものではありません。
OneNote も、チーム外の人にノートブックを共有できます。ただ、短期の小さなプロジェクトのためにノートブックを丸ごと共有したり、新しく用意したりするのは、少し大げさに感じました。OneNote に大量のノートブックが乱立していくのも好ましくありません。チーム内で日常的な業務情報を蓄積する用途に向いていると認識しています。
Whiteboard は、ボードごとに独立した .whiteboard ファイルになります。そのため、今回のプロジェクトで使うボードだけを切り出して共有しやすいです。SharePoint のドキュメントライブラリに移動した後も編集・共有でき、PowerPoint や Excel などの関連資料と一緒に管理できました。
Loop は、すぐに作って共同編集を始めやすいのが便利です。一方、作成場所によって保存先が異なるため、継続して管理したい情報は、保存先や所有者も意識しておきたいところです。
今回は、Loop をメモ・決定事項・関連資料へのリンクをまとめる入口として使い、Whiteboard や各種資料の本体は SharePoint へ置くことにしました。
Teams のグループチャットに Loop を用意する
グループチャットを立ち上げた時に、Loop を用意しておくと便利でした。
現代を生きる社会人の皆様は、誰も彼もが超多忙です。何かのリンクをチャットで送っても、３日も経てば「あのリンクどこだっけ？」となります。チャットを遡る終わらない旅が始まります。
そこで、Loop に次のような情報をまとめておきます。
- プロジェクトの目的
- メモ・決定事項・未決事項
- Whiteboard へのリンク
- 各種資料へのリンク
Loop を送ったメッセージはピン留めしておきます。少なくとも、「どこを見ればいいか」は決まります。ちなみにグループチャット立ち上げ時に右側の▽を押せばグループ名を付けることができます。立ち上げ時点でつければ、通知を１つ減らせるのでおすすめです。
Whiteboard を作って共有する
Whiteboard を作成すると、自分の OneDrive にファイルが保存されました。そのファイルを SharePoint に移動し、移動後も編集・共有できました。
手順は次のとおりです。
- Whiteboard を作成する
-
.whiteboardファイルを、自分の OneDrive から自チームの SharePoint ドキュメントライブラリへ移動する - 関係者に必要な閲覧・編集権限を付与する
- Loop に Whiteboard へのリンクを貼っておく
- 関係者がリンクから開いて編集できることを確認する
SharePoint 側では、関連資料も同じ場所で管理します。フォルダーやメタデータ列を使って、どのプロジェクトのファイルか分かるようにしておくと、後から探しやすくなります。
なお、Loop にリンクを貼るだけでは、リンク先の権限は付与されません。資料ごとに、関係者がアクセスできる状態にしておきます。
Whiteboard でブレスト・概念整理をする
まだ文章にしきれない構想や、関係者の認識を合わせたい場面から、Whiteboard を使います。
付箋で意見を出し、似たものをまとめ、図や矢印で関係性を整理する。完成した説明資料を用意する前の段階でも、一緒に考えながら形にできます。
簡単な検討なら、一つのボードに背景・アイデア・論点・結論までまとめることもできます。
Loop と Whiteboard の両方に同じ内容を書くと、どちらが最新か分からなくなるので、私は次のように役割を分けています。使う製品はできるだけ少ない方が好ましいですが、今はこれが良いと思っています。
| ツール | 役割 |
|---|---|
| Teams グループチャット | 日々の連絡・相談 |
| Loop | 会議メモ・決定事項・未決事項と、関連情報への入口 |
| Whiteboard | ブレスト・概念整理・検討過程の可視化 |
| SharePoint | Whiteboard や各種資料の保管 |
使ってみた感想
複数の関係者とプロジェクトを進めていると、「〇〇ってなんだったっけ？」「そんなこと言ったっけ？」となることがあります。そのたびに記憶やチャットを掘り返すのは不毛だし、言った言わないで揉めるのも避けたい🐠
せっかく会議をするなら、結論だけでなく検討のプロセスも残して、関係者が同じ情報を見られるようにしたい。担当者である自分がいなくなっても、後任者が経緯をたどれる状態にしておきたいと思っています。
今回の使い方では、Whiteboard はこの２点を実現しやすいと感じました。
以前は、自チームの OneNote を会議中に画面共有するだけになりがちでした。それが、プロジェクトごとのWhiteboard を関係者と共有し、関連資料と一緒に SharePoint で管理する運用にしてみました。
会議で見せて終わりではなく、関係者が後から同じWhiteboard を見て、検討を続けられるようになったのが良かったと思います。
まとめ
短期・アドホックなプロジェクトでは、Teams のグループチャットに Loop を用意し、ブレストや概念整理には Whiteboard を使う。Whiteboard と関連資料は SharePoint に置き、Loop からたどれるようにする。
私には、この組み合わせが使いやすかったです。
ノート共有といえば OneNote か Loop と思っていましたが、Whiteboard も意外と便利でした。文章を書く前に、みんなで考えを広げたり整理したりしたい時には、ぜひ試してみてください。