はじめに
複数人・複数組織が関わる会議の日程調整、こんな経験はありませんか。
- 候補日をメールやチャットで一人ひとりに聞いて回る
- 返信が揃うまで日程が確定できない
- 誰がいつ空いているのか、一覧にして突き合わせるのが地味に手間
社内外の参加者が多いプロジェクトや、コミュニティ運営、研修・イベントの日程調整では、この「往復連絡」と「手作業の集計」が地味に時間を奪います。
今回は、ローコードツール Pleasanter（プリザンター） を使って、この課題を解決する「会議日程調整・共通空き時間集計ツール」を構築してみたので、その内容をご紹介します。
「調整さん」的なツールで感じていたこと
「調整さん」のような日程調整サービスも便利ですが、実際に使っていると次のような場面で物足りなさを感じることがありました。
- 候補時間の枠に対して○△×でしか回答できず、「前半は参加できるが後半は難しい」といった時間帯の中の部分的な空きを伝えられない
- 同じ日で朝と夜だけ候補にしたい（昼の時間帯は外したい）場合でも、日中を避けた候補は都度手動で時間を区切って作るしかない
- 候補日時が多くなるイベントのスケジュールを組むとき、1件ずつ入力していく作業がそれなりに大変
- 一度回答を公開してしまうと、候補の追加や時間の修正が後からしづらい
今回作ったツールは、こうした点を意識して、30分単位のグリッド回答や候補日時の柔軟な追加・修正ができる形で設計しています。
想定する利用シーン
- 社内外の参加者が多いプロジェクトの定例会議
- コミュニティ・勉強会の運営
- 研修・イベントの日程調整
全業種で使えますが、特にコンサル・IT・教育・団体・イベント運営との相性が良い機能です。
できること
作ったツールでできることは、大きく4つです。
- 候補日時の提示：主催者が候補期間・候補日時を登録
- 参加可能枠の回答：参加者が30分単位のグリッドでチェック
- ヒートマップ集計：参加可能人数を色分けして自動集計
- 会議日時の確定：集計結果をもとに日程を決定
回答はアカウントに紐付けず、名前・所属を入力するだけの方式にしているため、参加者に個別アカウントを発行しなくても回答してもらえます。
画面を見てみる
トップ画面には「回答を入力する」「集計を見る」「会議を作成する」の3つの導線を用意し、回答者・集計担当者のどちらが見ても迷わない構成にしました。
参加者側の回答画面では、候補日時ごとに30分単位の枠が並び、参加できる時間帯をチェックするだけで回答が完了します。
集計担当者側は、ヒートマップ集計画面で会議を選択するだけで、参加可能人数を色の濃淡で確認できます。緑が濃いほど参加可能な人数が多い時間帯です。
- 濃い緑：全員参加可能
- 薄い緑：75%以上
- 黄色：50%以上
- オレンジ：1人以上
- グレー：0人
実際に4人が回答した例では、下記のように時間帯によって3/4人（75%）の参加可能率になるケースも可視化されます。
セルの数字をクリックすると、その時間帯に参加できる人の内訳がポップアップで表示され、「コピー」ボタンから会議名・日時・参加者をテキストとしてコピーできます。日程確定の連絡をチャットやメールで送る際、そのまま貼り付けられるので便利です。
なお、「使い方」の案内はタブで「回答入力者」「集計担当者」を切り替えられるようにしており、集計担当者側を開くと会議作成からヒートマップ集計、終了処理までの6ステップが表示されます。
「よくある質問」も各項目をクリックすると回答が展開される仕組みにしており、画面をスクロールさせずに疑問を解消できます。
会議を作成する側のウィザードは、会議情報 → 候補日時 → 確認 → 完了、の4ステップで構成しており、どの順番で何を入力すればよいかが一目で分かります。
テーブル構成
Pleasanter上は、親子関係を持つ3つのテーブルで構成しています。
| テーブル | 役割 | 主な項目 |
|---|---|---|
| t_会議日程調整（親） | 会議そのものの管理 | 会議名、回答期限、状態（受付中/終了）、メモ |
| t_会議候補日時 | 候補日時の管理 | 候補日時名（自動生成）、候補開始・終了日時、表示順 |
| t_会議回答 | 参加者からの回答 | 回答者名・所属、状態（下書き/提出済み）、選択した30分枠（JSON） |
候補日時の開始・終了を入力すると、候補日時名が自動生成されるようにしており、集計担当者が手入力する手間を減らしています。候補日時は1件ごとのレコードとして管理しているため、受付開始後でも候補の追加・削除・時間変更をその場で行え、一度URLを共有した後でも柔軟に調整できます。「調整さん」的なツールで感じていた、公開後の修正のしづらさに対応した部分です。
処理の流れ
会議作成 → 候補登録 → 受付開始 → 回答入力 → ヒートマップ集計 → 日程決定
というシンプルな流れです。集計担当者は会議を作成して候補日時を登録し、受付を開始したら回答フォームのURLを参加者に共有するだけで、あとはヒートマップを見ながら日程を決められます。
開発の背景と技術的な課題
このツールは基本・詳細設計を経て、Pleasanter上の回答画面・ヒートマップを1つの標準デモとして統合する形で構築しました。
Google Calendarとの連携も今後検討したいと考えていますが、実装するとしたら次のような点が課題になりそうです。
- Google Calendarの共有権限とID管理：複数人・複数組織のカレンダーを横断して空き時間を取得する際の権限設計
- 24:00をまたぐ時間帯の境界処理：日付をまたぐ候補時間の扱い
- 複数カレンダーの統合：個人カレンダーと共有カレンダーが混在する場合の集計
- 予定詳細を取得・保存しない設計：FreeBusy情報のみを扱い、予定タイトルなどのプライバシー情報を外部に見せない・保存しないことの担保
Google Calendar連携時も、予定の詳細（タイトルや参加者など）を取得せず、空き時間（FreeBusy）だけを参照する設計にすることで、日程調整のためだけにプライバシー情報が漏れる心配がない仕組みを目指しています。
開発規模の目安
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開発期間 | 2〜6週間 |
| 開発費用 | 40〜120万円 |
| 現状 | 基本・詳細設計あり |
まとめ
会議日程調整は「誰でもできるけど地味に時間を取られる」業務の代表格です。Pleasanterのグリッド回答とヒートマップ集計を組み合わせることで、往復連絡と手作業の集計をかなり減らせる手応えがありました。
同じような日程調整の悩みを抱えている方の参考になれば幸いです。Pleasanterでの業務改善に興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
連絡先
会社名
株式会社テックワークス
所在地
東京都千代田区外神田4-14-1 秋葉原UDX4F LIFORK秋葉原
https://tecworks.co.jp/contact.html