事業会社でkintoneをCRMとして活用する上でめちゃ便利！と感じたプラグイン／連携システム

概要

kintoneは多機能な業務アプリとして、多くの会社で利用されていますが、
デフォルト機能だけでやっていると利用者から、
「もっと便利にならない？」「これ出来ない？」と言われることも多く、
便利に使うためにはプラグインや外部ツールを連携することが重要です。

実際に、事業会社でkintoneをCRM（顧客管理システム）として利用していく上で、
「これは便利！」と感じたプラグインや連携システムを紹介します。

■ 全体図（事業運用編）

• 顧客情報をメールで平文として受け取った後、kintoneに自動取り込みし、レコードを作成。
  対応履歴を残したり、メール応対する上でのシステムを表しています。

■ 全体図（データ分析＆バックアップ編）

• kintoneデータの万が一に対するバックアップや、
  DWHに連携し、BIで事業数値を分析するためのデータの繋ぎ込みを表しています。

各種紹介

事業運用編

■ Gusuku Customine

• サイトURL：Gusuku Customine
• 概要
  • kintoneアプリをカスタマイズするためのプラグイン
• 解説
  • プログラミングの知識がなくてもGUI操作でkintoneアプリをカスタマイズできます。
    業務に合わせて細かくカスタマイズ対応可能です。
  • 例えば下記はよく使う設定ですが、顧客の状態を記入した際に、入力した日時を別フィールドに自動入力します。こういった条件付き書式がかなり自由度高く書けるため、基本的な入力効率化はおおよそカバーできます。

■ メールワイズ

• サイトURL：メールワイズ
• 概要
  • メールの送受信
• 解説
  • メールワイズを使うとkintoneと連携して、
    kintone内からメール送信（個別・一括送信）が可能です。
  • UIとしても普通のメーラー！という感じですが、
    アドレスごとにアクセスできるアカウントを選べてるため権限管理が優秀です。
  • なお、メールワイズには直接メールアドレスを発行する機能はないので、Gmailなど他のメールアドレスのID/パスワードやサーバー情報を読み込んで使うこととなります。

■ kMailer

• サイトURL：kMailer
• 概要
  • kintoneのレコードの操作や値によりメールを自動送信
• 解説
  • "レコードができた時"や特定フィールドの値が指定した値になったときなどに自動でメールを送信することができるため、メールの送信漏れを無くしたり、外部からの連携などによるレコード追加の際にもメールを自動で送信することができます。
  • ただし、受信したメールを確認したり、返信したりすることはできないため、送りっぱなしではなく顧客対応までも考えるとメールワイズと併用する必要が出てきます。
  • なお、送信履歴もkintone上に作成したアプリにAPI連携してレコードとして残るので、管理者ではないkintone一般利用者にも「本当に送れているか？」を見せることが可能です。

※公式より拝借

■ データシンカー

• サイトURL：データシンカー
• 概要
  • メールやCSVからのレコード取込の自動化
• 解説
  • データシンカーを使えば、テキストメールやCSVからであっても、本文をそれぞれ指定したフィールドごとに分けて自動取得し、連携することが可能です。これにより、連携方法に制限がある場合でも対応することができますし、夜間などでも自動でレコードが追加されます。
  • kMailerを組み合わせて、一旦電話はできなくてもメールだけは流入直後に送信しておく、みたいな使い方も可能です。

※公式より拝借

■ レポトン

• サイトURL：レポトン
• 概要
  • レポート自動生成
• 解説
  • 予め埋め込んだExcelやCSV、PDFファイルに、kintoneレコードのフィールドの値を入れてファイルを出力します。見積書や契約書などがワンクリックで生成できるようになるので、工数削減だけでなく、情報入力ミスも無くせます。

データ分析＆バックアップ編

■ trocco

• サイトURL：trocco
• 概要
  • データ連携・統合
• 解説
  • troccoを使うと、kintoneと他のクラウドサービスやデータベースを原則ノーコードで連携できます。
    連携設定が簡単になるだけでなく、データの転送設定の一元管理が出来て、業務効率が向上します。

■ BigQuery

• サイトURL：BigQuery
• 概要：ビッグデータ分析プラットフォーム
• 解説
  • BigQueryと連携させることで、kintoneデータを高速かつ大規模に分析できます。
  • また、DB・テーブルとして使うだけでなく、SQLクエリにてデータを加工したり、新たなテーブルも作れるので分析の幅が圧倒的に広がります。

■ Looker Studio／Tableau

• サイトURL：
  • Looker Studio
  • Tableau
• 概要
  • データを可視化するためのツール
• 解説
  • Looker StudioやTableauを使うと、分析用のレポートを簡単に作成できます。
  • それぞれ下記のように差はありますが、kintoneを使うってことはSalesforceを利用していないってことでもあるので、まずはLooker Studioから試していいかと思います。
  • 
  • Looker StudioならBigQueryのデータを直接参照できるので、kintone→trocco→BigQueryの流れで使うと、分析基盤構築のスピードを高めることができます。
  • 基本的には計算できることであれば何でも表示できますが、最近だと
    日時情報があれば曜日・時間帯別のヒートマップで表示できることに気づき、サイトCV日時や通話日時などの指標が、成果にどう結びつくのかを広い目線で調べるのに重宝しています。

• なお、BIを提案するとエクセラー（Excelに慣れた人）から懸念を示されることが多いのですが、下記のようなメリットを示した上で丁寧に教えてあげると、徐々に活用していってくれることが多いです。
  

■ kBackup

• サイトURL：kBackup
• 概要
  • 自動バックアップ
• 解説
  • kBackupは定期的にkintoneデータを自動でバックアップしてくれます。
    データの紛失や障害に対するリスクを低減し、万が一の際も安心です。
  • また、一覧画面では最終バックアップ日時やレコード数のほか、各アプリの使用容量も一覧で確認でき、本家kintoneの一覧より運用見直しの際に参考になることがあります。

番外編（あると役立つもの）

■ JavaScriptの知識

• 解説
  • kintoneはノーコードツールでありますが、.jsファイルの埋め込みもできるので、なんだかんだJavaScriptの知識がとても役立ちます。
    他ツールとのAPI連携の際など、利用する場面は多いので知識があるに越したことはないです。

■ HTMLの知識

• 解説
  • HTMLの知識があれば、新規にボタンやダイアログを設置したい場合などや、DOMが崩れてしまった場合など、メインで使うわけではないですが痒い部分に手が届くようになります。

■ chatGPT

• 解説
  • chatGPTはkintoneの設定やカスタマイズなど、マニュアルを読み込むより聞いた方が早い状況がよくある上、上記のJavaScriptやHTML知識などもchatGPTを使うことで大部をカバーすることが可能です。あると役立つというよりは必須かもしれません。

まとめ

• kintoneをデフォルトの機能以上に活用するためには、プラグインや外部ツールとの連携が重要です。
• しかし、導入の際は、自社の運用や求められていることに本当に合っているかをよく調査・検証することが大切です。
• 適切なツール選びによって、業務の効率化や成果の向上を実現できます。