🎯 AIを活用して業務改善ツールを作ろう！
こんにちは😊
Webサイトの記事やメルマガ、LPなどを作成していると、
- 半角スペースが混ざっていた
- 全角スペースが入っていた
- 表記ゆれがあった
- 修正漏れがあった
といった問題がよく発生します。
Excelには標準で検索機能がありますが、シート全体を自動でチェックして問題箇所を教えてくれる機能はありません。
そこで今回は、Excel VBAだけで簡単に使える「記事チェックツール」 を作成します。
完成すると、
- シート全体を自動チェック
- 問題セルを黄色で着色
- 最後に検出件数を表示
という便利なツールになります😊
📚 目次
- 🎯 AIを活用して業務改善ツールを作ろう！
- 🎯 完成イメージ
- 🛠 開発環境
-
🤖 ChatGPTを活用して開発スタート！
- 📝 STEP1 開発タブを表示する
- 📝 STEP2 VBAエディタを開く
- 📝 STEP3 標準モジュールを追加する
- 📝 STEP4 VBAコードを貼り付ける
- 📝 STEP5 マクロ有効ブックとして保存する
- 📝 STEP6 マクロを実行する
- 📝 STEP7 実際に行われるチェック内容 - 💡 Excel標準機能との違い
- 🚀 実際に使ってみた！
- 🎉 まとめ
🎯 完成イメージ
今回作成するツールでは、実行するだけで次のような流れでチェックが行われます。
- ブック内のすべてのシートを確認
- 全セルを順番にチェック
- 問題があるセルを自動検出
- 問題セルを黄色で着色
- 最後に検出件数を表示
これまで目視で行っていた確認作業を、大幅に効率化できます😊
🛠 開発環境
- Microsoft Excel
- Excel VBA
- Windows
🤖 ChatGPTを活用して開発スタート！
今回の開発も、以前作成したDifyの記事↓と同じように、
ChatGPTを開発パートナーとして活用しました。
- どのような構成が良いのか
- 処理はどの順番で行うべきか
- 保守しやすいコードにするにはどうするか
などを自分で考えると、かなり時間がかかってしまいます。
ChatGPTへ相談しながら、一緒にツールを作る
というスタイルで開発を進めることにしました。
分からないことをその都度質問しながら進められるので、
初心者でも安心して取り組めると感じています😊
STEP1 開発タブを表示する
まずはVBAを利用するために、開発タブを表示します。
操作手順
- Excelを開く
- ファイルをクリック
- オプションをクリック
- リボンのユーザー設定を開く
- 開発にチェックを入れる
- OKをクリック
これでリボンに開発タブが表示されます。
STEP2 VBAエディタを開く
続いてVBAエディタを起動します。
方法は2通りあります。
方法①
開発
↓
Visual Basic
方法②
ショートカットキー
Alt + F11
STEP3 標準モジュールを追加する
VBAコードを書き込むためのモジュールを追加します。
操作手順
左側の
VBAProject
を右クリックします。
↓
挿入
↓
標準モジュール
これで Module1 が作成されます。
STEP4 VBAコードを貼り付ける
作成された Module1 を開きます。
ここへVBAコードを貼り付けます。
↓今回使用したコードはこちらです
クリックして開く
Option Explicit
Sub CheckData()
Dim wsData As Worksheet
Dim wsResult As Worksheet
Dim cell As Range
Dim resultRow As Long
Dim txt As String
Dim normalize As String
Dim dict As Object
Dim key As Variant
Dim arr
Set wsData = Worksheets("データ")
Set wsResult = Worksheets("結果")
Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
'============================
'結果シート初期化
'============================
wsResult.Cells.Clear
wsResult.Range("A1") = "セル"
wsResult.Range("B1") = "内容"
wsResult.Range("C1") = "判定"
resultRow = 2
'============================
'シート全体をチェック
'============================
For Each cell In wsData.UsedRange
'文字列だけ対象
If VarType(cell.Value) = vbString Then
txt = Trim(cell.Value)
If txt <> "" Then
'--------------------
'半角スペース
'--------------------
If InStr(txt, " ") > 0 Then
wsResult.Cells(resultRow, 1) = cell.Address(False, False)
wsResult.Cells(resultRow, 2) = txt
wsResult.Cells(resultRow, 3) = "半角スペースあり"
resultRow = resultRow + 1
End If
'--------------------
'全角スペース
'--------------------
If InStr(txt, " ") > 0 Then
wsResult.Cells(resultRow, 1) = cell.Address(False, False)
wsResult.Cells(resultRow, 2) = txt
wsResult.Cells(resultRow, 3) = "全角スペースあり"
resultRow = resultRow + 1
End If
'--------------------
'表記ゆれ判定
'--------------------
normalize = txt
'半角スペース削除
normalize = Replace(normalize, " ", "")
'全角スペース削除
normalize = Replace(normalize, " ", "")
'半角へ統一
normalize = StrConv(normalize, vbNarrow)
If dict.Exists(normalize) Then
dict(normalize) = dict(normalize) & "," & cell.Address(False, False)
Else
dict.Add normalize, cell.Address(False, False)
End If
End If
End If
Next cell
'============================
'表記ゆれ一覧
'============================
For Each key In dict.Keys
arr = Split(dict(key), ",")
If UBound(arr) >= 1 Then
wsResult.Cells(resultRow, 1) = dict(key)
wsResult.Cells(resultRow, 2) = key
wsResult.Cells(resultRow, 3) = "表記ゆれ候補"
resultRow = resultRow + 1
End If
Next key
wsResult.Columns("A:C").AutoFit
MsgBox "チェックが完了しました。", vbInformation
End Sub
STEP5 マクロ有効ブックとして保存する
VBAを保存するには通常のExcelファイルではなく、
マクロ有効ブック
で保存する必要があります。
保存形式は
Excel マクロ有効ブック（*.xlsm）
を選択してください。
STEP6 マクロを実行する
コードを貼り付けたら実行してみます。
マクロを設定したExcelに、チェックしたい内容を貼り付けます。
↓
メニューの「表示」から「マクロ」のボタンをクリック
なんとこれだけです😊！
STEP7 実際に行われるチェック内容
マクロを実行すると、ブック内のすべてのワークシートを対象に次の処理が行われます。
- シート全体をチェック
- 全セルを順番に確認
- 半角スペースを検出
- 全角スペースを検出
- 先頭・末尾のスペースを検出
- 連続スペースを検出
- 問題セルを黄色で着色
- 最後に検出件数を表示
人の目だけでは見逃してしまうようなスペースも、自動で検出できます😊
実際の画面がこちら↓
💡 Excel標準機能との違い
Excelには検索機能がありますが、
- シート全体をまとめて確認
- 表記ゆれを自動判定
- 問題セルを色付け
- 最後に件数を集計
といった処理は標準機能だけでは難しい場合があります。
VBAを利用することで、こうした確認作業をボタンひとつで実行できるようになります。
🚀 実際に使ってみた！
完成したチェックツールを実際の業務で使用し、記事の確認やデータチェックを行ってみました。
実際作業をしているメンバーの感想ですが…
👤 メンバーAの感想
今まではシート全体を目で追って確認していたので、どうしても見落としがありました。
このツールは問題のあるセルを色で教えてくれるので、確認作業がかなり楽になりました！
👤 メンバーBの感想
スペースの違いは見た目では気付きにくいので助かりました。
ボタンを押すだけでシート全体をチェックしてくれるので、作業時間の短縮にもつながりました！
好評なようで良かったです😊！
🎉 まとめ
今回はExcel VBAを使って、
- シート全体のスペースチェック
- 問題セルの自動着色
- 検出件数の表示
を行うチェックツールの作成方法をご紹介しました。
確認作業はどうしても人の目に頼りがちですが、VBAを活用すれば作業時間の短縮だけでなく、見落としの防止にもつながります。
今後もデジタルが苦手な人でも簡単に操作出来るツールを作成、導入していくことで、
業務改善に繋げていきたいと思います！
最後に、ツールを活かして活躍する私を添えておきます😊