毎日ノートに記入して報告しています！
みなさんこんにちは。
報告・連絡・相談（ホウレンソウ）は誰もが聞いたことのある言葉ですね。
今回は日々の業務で発生する報告についてデジタル面からメスを入れたいと思います。
先日、店内異動があり新部署で勤務して5日が経過しました。新部署はネットスーパーです。
着任してまず驚いた事、それは毎日ノートに受注件数と欠品人数を記入して課長へ報告という業務があること。
さらに別途エクセルへ入力して集計業務もしていて同じ業務を別の方法で二度行っているということです。
ノート報告はこちら ↓
エクセル報告はこちら ↓
簡単・便利になるかもしれない！
Power Automate Desktopとはプロセスの自動化を実現するRPAツールで、ローカルアプリケーションの自動化、Webアプリケーションの自動化を行うことができます。
これを使えば毎日ノートに書く＆エクセルに入力しなくても良くなるのでは！？
と、その前にノートへ記入する事のメリットとデメリットを考えてみます。
🤗メリット
●パソコン立ち上げるよりもノートの方がササっと書ける
🤔デメリット
●課長→〇〇売場→◇◇売場のように回覧されるため全部署が読み終わるまで時間がかかる。
●ノート行方不明問題。どこまで回覧されたのかわからなくなる。
●ノート紛失事件。「あれ～？ここに置いといたんだけどな。」書類の山からゴソゴソ。
●データとして残らないため、別途エクセルに打ち込みしなくてはならない。
●同じ内容なのに２つの方法で報告している
デメリットの方が多い結果に！これは変えるしかない！！
やりたいこと
毎日の締め作業として行っている
①欠品数をノートに書いたものを課長へ報告する
②欠品数をエクセルに記録して集計作業を行っている
２つの作業を同時に実施したい！
Power Automate Desktopを使ってみよう！！
Power Automate Desktopの利用要件
・Microsoftアカウントが必要で、個人でも組織でもどちらでも可。
・Windowsパソコンで使用可。Windous11からはOSに標準搭載。
・インターネット環境が必要。
インストール方法はこちら ↓ をご覧ください。
最後の「インストール成功」画面に「1. 拡張機能を有効化する」という部分があります。ここに Google Chrome と Microsoft Edge のリンクがあるため、連携したいほうのブラウザ片方または両方のリンクをクリックし、手順に従って「ブラウザ拡張機能」を追加インストールしてください。
それでは作っていきましょう。
【手順】
①新しいフローをクリック
②フロー名はお好きなものを入力し、作成ボタンをクリック
すると３つに分割された窓が出てきます。
左からアクションペイン・ワークスペース・変数ペインとなっており、アクションペインからアクションを選んで、ワークスペースにドラッグアンドドロップで追加していきながらフローを作ります。変数ペインではフローで利用する変数の中身を確認することができます。
③アクションペイン欄にあるアクションをワークスペースへドラッグアンドドロップで追加していきます。
今回使用するアクションは４つあります。
一つのアクションをドラッグアンドドロップをすると小窓が出てくるので入力パラメータを設定していきます。
それぞれの設定方法はこちらから
「フォルダー内のファイルを取得」
保存されているフォルダを選択します。
「Outlookを起動します」
このまま保存します。
「Outlookからのメールメッセージの送信」
アカウントに自分のメールアドレスを、宛先には送信先のメールアドレスを設定します。
件名や本文も入力します。添付ファイルには添付したいファイルを選択します。
「Outlookを閉じます」
このまま保存します。
結果やいかに？！
動画では、
①欠品数を入力したエクセルファイルを取得
②outlookメールを起動
③あらかじめ登録しておいたメールの宛先へメールを送る
④outlookメールを閉じる
という一連の動作が実行ボタン一つでできました。
※動画の最後に一瞬メールが来ています。無事メールが来ました～！
PC画面を録画しようとしたのですが、私のパソコンはスペック不足らしく録画できませんでした。
早速職場で使ってもらってチームメンバの意見を聞いてみよう。
自分のフローを共有する方法はこちらからどうぞ。
職場で使ってもらえるか聞いてみよう♪
みんなの顔と名前が一致しない。どの程度パソコンスキルがあるのかもさっぱりわからない状態。とにかく聞いてみるだけ聞いてみよう！
少しお時間いいですか?
毎日ノートに欠品数を書いて報告する業務がありますよね。
ノートに書くって、紛失の恐れや別途エクセル入力が必要になったり手間がかかってませんか？
これを自動でやってくれるって言ったらどう思います？
エクセルに欠品数を入力後、この青い折り紙（Power Automate Desktopのアイコンのこと）をクリックするの。そしたらホラ！課長にメールが送れたよ。
みんなの感想
【20代女性 チーム最年少。勤続1年。ダンスが得意。中学高校大学が私と一緒！！】
「わー！すごい。勝手に報告された。これはメールアカウントを持ってないとできないんですよね？ここのチームはまだ誰もメールアカウント持ってないんです。主任のメールで送るんですか？」
そうでした。このチームは最近できたばかりの部署で、メンバーは一部を除き勤務経験1年程度の人ばかり。業務上メールアカウントは必要のない部署なので今後も与えられる可能性は低いでしょう。
※会社のメールアカウントは一人当たり毎月400円程度の経費がかかるため、必要な人にしか与えられません。もちろんメールアドレスやパスワードを流用することも禁止されています。
【60代女性 おっとりさん。ネットスーパーの前に他の部署にもいたため勤続18年。勤務時間的に一番このノートを使う】
「こんなことできるんだね～。当たり前と思ってた事だからノートに書くのは苦ではないよ。メールとかよくわかんないし・・・」
はい、完全に消極的です。抵抗がないようにワンクリックでできるところを見せてみたのですが、20代女性の言葉が印象に残っている模様です。このままではせっかく作ったPower Automate Desktopが台無しに！！こうなったらメール送信先である店長と課長にも見せてみよう！もしかしたらメールアカウントを持つ許可をもらえるかもしれません。
店長、このパソコン見ててください！
メールを新規作成しなくても店長にメール送れるんです。しかも添付ファイルも付けれるんです。いきますよ～。はい、送った！どうですか？メール来ました？
店長の感想
【店長 50代 半年前に着任。デスクよりも売場で商品整理や品出しをする自ら動きまわるタイプ。マンパワー派】
「へぇ！！すごいね。何が起こったのかわかんなかったけど、メール来てるから成功したってことだね。
これはなに？どうやってやるの？」
興味津々です！
Power Automate Desktopの説明をしたところ
「イイネ！！！使っていこう！！いつから？」
そう言うと思いました。メールアカウントが必要なこと、アカウントを持つには経費がかかること、アカウントを持つならできたら全員（公平のため）がいいことを相談。
「そっか。じゃあ報告メールじゃなくて他に活用できるものない？」
考えてみます・・・。
もう一人、課長にも見てもらいたかったけどギフトコーナーでメロン梱包に大忙し！声をかけるのはやめました。
導入の道のりは遠いです。
社内、しかも店舗勤務のパート社員が使えるものとしては厳しい条件下となり実現は難しいのかもしれません。今回の報告メールに関してで言えば個人が毎日の業務として実施するなら使えるでしょう。
（実際、私はこれを使って報告予定です）
店舗勤務でも総務などのデスクワークをメインとする職種の方だと活用方法はたくさんあるかもしれません。ネットスーパーという部署はお客さまの注文を受けて店内の商品を集めて梱包して送るという業務です。今回のPower Automate Desktopは活用できるものがあるのか・・・？
私自身が未経験の部署なので課題点問題点がわかっていない、チームメンバーと数回顔を合わせた程度なので、チームメンバーが考えている課題点問題点もわからない。共通の課題認識のズレがありますのでまずは業務を覚え、チームメンバーとコミュニケーションをとることから始めていきます。
ちなみに今回私が作成したフローはこちらです。
Folder.GetFiles Folder: $'''C:\\Users\\ishid\\Desktop\\ネット欠品''' FileFilter: $'''*''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
Outlook.Launch Instance=> OutlookInstance
Outlook.SendEmailThroughOutlook.SendEmail Instance: OutlookInstance Account: $'''''' SendTo: $'''''' Subject: $'''（練習）欠品数の報告''' Body: $'''※※このメールは練習メールです※※
パワーオートメイトが使えているかの確認です。
お疲れ様です。
今週の欠品数を報告させて頂きます。
ネットスーパーより自動配信です。''' IsBodyHtml: False Attachments: $'''C:\\Users\\ishid\\Desktop\\ネット欠品\\新規 Microsoft Excel ワークシート.xlsx'''
Outlook.Close Instance: OutlookInstance