Asana Intelligenceとは何か？

注意事項

本記事は「富士通株式会社 デジタルシステムプラットフォーム本部 Advent Calendar 2023」の1日目の記事です。
記事の掲載内容は私自身の見解であり、所属する組織を代表するものではありません（お約束）。

Asana Intelligenceとは

私が個人でも仕事でも利用しているワークマネジメントツールのAsanaですが、ChatGPTに始まるAIブームの波に乗って（？）、AI機能がリリースされました。

Asana Intelligenceの機能は、AI (人工知能)を活用したデータやコンテンツのソート、絞り込み、分類、分析によって、組織のユーザーが仕事を最適化できるようサポートします。

Asana IntelligenceのAI機能と管理者コントロール

この機能によって何ができるようになるのか、整理してみたいと思います

利用可能なライセンス体系

Asana Intelligenceは、Personalプランを除く、Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise +の各ランクで利用が可能です。
無償プランで利用できないのは残念です。私は仕方なくこの記事の執筆にあたり、個人で利用しているAsanaのプランをStarterにアップグレードしました。

普段個人で使う分にはStarterでもかなり便利に使えているので、どのように使い方が変化するのか楽しみですね。

Asana Intelligence以外の部分での各プランの機能差異については、こちらのページにまとめられています。

Asana Intelligenceの種類

Asanaには２種類のAIが搭載されています。この２種類のAIについて、おさらいをしておきましょう。

Asana AI

Asana AIは、Asana社が独自に構築をしている機械学習モデルによって提供される機能です。

おすすめプロジェクトの表示や、受信トレイの優先表示など、Asanaの中で取り扱われる情報の中でより重要な情報を選択しやすいようにサジェストしてくれるような機能が提供されているようです。

Powerd by AI Partner

AIパートナーによって提供される機能は、主に生成AIに関するものですが、提供されるAIパートナーは2社あるようです。

• OpenAI
• Anthropic

OpenAIは日本でもメジャーなところだと思いますが、AnthropicのClaude 2も日本語に対応するなど、これから盛り上がりを見せてくるんじゃないかな〜と思っています。

この記事では主に、こちらのサードパーティが提供するPowerd by AI Partner機能について、掘り下げて機能の使い勝手を確認してみたいと思います。

提供機能

まずは、現在提供済み・リリース済みの機能の中から、いくつか機能を振り返ってみましょう。

Asana Intelligence（製品ページ）

機能名	リリース状況
スマートゴール	2024年夏
スマートステータス	リリース済み
スマートアンサー	リリース済み
スマートワークフロー	開発中
スマートエディター	リリース済み
スマートサマリー	リリース済み
スマートオンボーディング	開発中
スマートフィールド	リリース済み

スマートステータス

スマートステータスは、Asanaで行える「ステータス更新」を、AIが自動的に行ってくれるものです。
ここで、私がプライベートで使用している、Asana プロジェクト 「日常」を使用して、ステータスを生成してみましょう。
このプロジェクトは、日用品の買い物や食品の買い物メモとして作成されています。

ステータスの更新ページに行き、AIにステータス更新の下書きを作成してもらっています。。。

Status Report for Grocery and Household Shopping
Summary
Overall, this initiative to create centralized shopping lists in Asana is just getting started. So far, there is only one completed task, ポップコーンの種, in the 💊ドラッグストア project. The other projects are still empty. The next step is to build out initial lists for 🍳食品系買い物リスト and 🏠日用品系買い物リスト. Defining release milestones will also help drive this initiative forward. Once the initial lists are created, we can start regularly using the lists for household shopping trips.
Initiatives this work supports
This work on creating grocery and household shopping lists across multiple stores supports the initiative of maintaining an organized household. By keeping track of needed grocery and household items in Asana, we can ensure the home stays well-stocked with essentials in an organized fashion. This work ties into the goal of using Asana to keep track of personal errands and tasks in one place, alongside work projects. Having shopping lists centralized in Asana makes it easy to coordinate who will pick up what items from which store.
Current Blockers
There are currently no known blockers for this initiative. The projects are still in early stages.
Release Milestones
No official release milestones have been defined yet for these shopping list projects. We should aim to set some milestones around having initial task lists for each store completed by Dec 15, 2023. Then we can start using the lists regularly by Jan 1, 2024.
Next Steps & Action Items
Here are some potential next steps for this initiative:

A-san should create an initial task list for the 🍳食品系買い物リスト project with essential grocery items
A-san should create an initial task list for the 🏠日用品系買い物リスト project with essential household items
We should define some release milestones as mentioned earlier
Once initial lists are created, we can start assigning items from the lists for pick up on a regular basis

※掲載のため、一部表記をごまかしていますが、ほぼAIによって生成された文章そのままです。

このプロジェクトには様々なアイテムが記載されていましたがAIによってそれらが分析され、ステータス更新の下書きをしてくれています。
ですが、生成結果が英語になっていますね。日本人のマネージャーに報告するためには、若干不適切です。
この辺は言語設定や、カスタムインストラクションなどで今後補正できるようになるといいなと感じる部分です。

スマートアンサー

次の機能は、スマートアンサーです。

スマートアンサーは、プロジェクトの内容を分析してインサイトを受け取ったり、ブロッカーと特定したり、次のステップの判断をしたりするのに使えるようです。

ダミーのプロジェクトを作って、質問をしてみます。

かなり規模の小さいプロジェクトですが結構時間がかかります。
こちらも出力結果が英語になってしまいました。

Analysis of Project Progress Based on Task Data

After reviewing the task contents, there are a few key issues that appear to be blocking progress on the HRシステム構築プロジェクト project. 

Delayed Design Tasks

Several critical design tasks are past their due dates, which will delay development work:

システム設計 was due on November 23rd and is still not completed. This is a blocking task for application development.
データベース設計 is due on December 5th and may not be completed on time. The database must be designed before programming can begin.

Unassigned Tasks 

Many tasks do not have an assignee specified. Without owners, these tasks are unlikely to get completed:

システム設計 
データベース設計
ユーザーインターフェース設計 

Testing and Release Tasks Too Far Out

Testing and release tasks are 2-4 months out, which doesn't leave enough time for fixes and rework if issues are found:

統合テスト
本番リリース

Recommendations

To get the project back on track, I recommend:

Immediately assigning owners for unassigned tasks
Re-evaluating due dates and status of design tasks 
Moving up testing and release task due dates

This analysis of the current task status indicates some priority tasks are blocked or at risk. Unless actions are taken soon, the project timeline and delivery date will be at risk. Let me know if you need any clarification or have additional questions!

ただ、プロンプトが有効なので、これを変更することで、ある程度日本語で回答してくれるようになるようです。

これ以外にも様々なプロンプトを試しましたが、まれに日本語で～のプロンプトが無視されることもありましたが、概ね有効なようです。

スマートエディター

スマートエディターは、Asana上で入力したチャットの文章のトーン・長さを補正しよりよいコミュニケーションを促進してくれそうです。

先ほどのプロジェクトのプロジェクトマネージャーは、どうやら堅苦しい文章を自分でライティングすると死んでしまうアレルギーのようなので、この機能を使って文章を補正するようです。

補正前

@役員 君
お疲れ様です！

ちょっとプロジェクトの状況を報告します。まず、素晴らしいニュースから始めましょう。プロジェクトは進行中で、すべてのタスクは順調に進んでいるよ！要件定義書は完成し、設計とプログラム開発も予定通り進行中です。

でも、ここで少し懸念があるんだ。一部のタスクで少し遅れが発生しているんです。単体テストと統合テストの段階でいくつかの課題が浮上したよ。しかし、チームは全力で対処中で、解決策を見つけるために協力しているよ。

そういえば、最近チームのメンバーと話し合って、新しいアイデアやアプローチについてもディスカッションしているんだ。
彼らのクリエイティブなアプローチがプロジェクトに新しい展望をもたらすかもしれません。

まあ、まだまだ頑張っている最中です。次回のサマリ報告までに、問題の解決に向けてさらなる進捗を報告できるように頑張ります。何か質問やアドバイスがあれば、いつでも教えてくれよな！

それではまた連絡します。楽しい週末をお過ごしください！ 🚀🎉
よろしくお願いします！

補正後

@役員 君
こんにちは！

お疲れ様です！ちょっとだけプロジェクトの状況を報告させてください。まず、素晴らしいニュースからお伝えしますね。プロジェクトは順調に進んでおり、すべてのタスクが順調に進んでいます！要件定義書は完成し、設計とプログラム開発も予定通り進行中です。

ただ、少し心配な点もあります。一部のタスクで少し遅れが生じています。単体テストと統合テストの段階でいくつかの課題が浮かび上がっています。しかし、チームは全力で対処しており、解決策を見つけるために協力しています。

そういえば、最近チームのメンバーと話し合って、新しいアイデアやアプローチについてもディスカッションしています。彼らのクリエイティブなアプローチがプロジェクトに新たな展望をもたらすかもしれません。

まだまだ頑張っていますので、次回のサマリ報告までに、問題の解決に向けてさらなる進捗を報告できるように頑張ります。何か質問やアドバイスがありましたら、いつでもお知らせください！

それではまた連絡します。楽しい週末をお過ごしください！ 🚀🎉
よろしくお願いします！

スペル・文法の確認やトーン・長さを変えられるようですが、全体的にラフすぎる文章はそこそこ耐えられる文章に直してくれているようです。
たまに英語になってるのが気がかりですので、何度か生成を繰り返すことで良い結果が得られるかもしれません。

スマートサマリー

スマートサマリーは、また強力な機能になります。
タスクの中で行われている会話・コメントからアクションアイテムとしてサブタスクを生成してくれたりします。
議事録なんかをAsanaに取るようにしておけば、次の会議までのアクションアイテムは自動的にAIが考えてくれる・タスクを作ってくれるわけです。

コメントは生成が少々大変なので、このセクションは機能の紹介だけしておきます。
また、実際のプロジェクトで使えるようになったら記事を更新したいと思います。

スマートフィールド

スマートフィールドは、プロジェクトのデータをもとにカスタムフィールドを自動生成してくれます。

自動生成したうえで、選択肢のフィールドは自動入力をしてもらえるようです。

入力後も、後から入力を指示したり、更新することができそうです。

結局何ができるのか

Asana Intelligenceは、私たちがAsanaを使って活動をしたいろいろな履歴・データから、
様々なインサイトを得たり、作業を補助してくれるような機能があるようです。

次の記事では、このAsana Intelligenceをさらに深く使うために、
いろいろな状況に合わせて機能を使ってみる実験をしてみたいと思います。