中央公契連統一様式や、そこに含まれる技術者経歴書のような申請書類を見ていると、ExcelやWordで作られているからといって、すべてが自動化向きとは限らないと感じます。
帳票を扱う側からすると、ついこう考えたくなります。
「様式があるなら、自動入力できるのでは」
「Excelならマスタから流し込めるのでは」
「Word帳票なら変換できるのでは」
もちろん、機械的に処理できる部分はあります。
ただし、入札参加資格申請書や技術者経歴書のような書類では、単なる転記ではなく、記入内容そのものを判断する部分が多くあります。
この記事では、中央公契連統一様式を題材に、申請書類のどこまでを自動化できて、どこから人間が判断すべきかを整理します。
中央公契連統一様式とは
中央公契連統一様式は、中央省庁や特殊法人等で共通して使われる申請書類の共通部分として扱われる様式です。
一方で、各発注機関は、その共通部分に必要な選択様式や追加書類を組み合わせて使うことがあります。
そのため、実務上は次のような二層構造で見た方が分かりやすいです。
- 中央公契連統一様式としての共通部分
- 各発注機関や地方整備局が追加・選択している申請書類
検索では「国土交通省統一様式」という言葉が使われることがあります。
ただし、少なくとも国土交通省中部地方整備局の競争参加資格審査Q&Aでは、「国土交通省統一様式」という名称のものはない、という趣旨の整理がされています。
つまり、検索者が探しているものは、実態としては中央公契連統一様式や、それをベースにした各機関の申請書類である可能性があります。
技術者経歴書は単純な転記帳票ではない
技術者経歴書という名前だけを見ると、技術者マスタから氏名、資格、実務経験などを転記すれば作れるように見えるかもしれません。
しかし、申請書類としての技術者経歴書では、単純な機械転記だけでは済まない場合があります。
たとえば、次のような判断が関係することがあります。
- どの技術者を記載対象にするか
- 経歴をどの範囲で整理するか
- 申請区分や業務区分とどう対応させるか
- 営業年数や実績年数をどう扱うか
- 外資区分や会社情報をどう判断するか
- 発注機関の記入要領にどう合わせるか
これは、単なるデータ変換ではありません。
申請内容として、何をどう記載するかを決める作業です。
自動化しやすい部分
申請書類の中にも、自動化しやすい部分はあります。
たとえば、次のような部分です。
- 会社名、所在地、電話番号などの定型情報
- 技術者名、資格名、登録番号などの既存マスタからの転記
- 同じ様式内で繰り返し出る項目の転記
- 記入漏れ候補の確認
- ファイル名やシート名の整理
- 入力対象一覧の作成
- 既存データとの突合チェック
こうした部分は、ExcelやVBA、簡単なチェックツールと相性があります。
人が何度も同じ情報を転記する作業は、自動化によってミスを減らせる可能性があります。
自動化しにくい部分
一方で、自動化しにくい部分もあります。
特に注意が必要なのは、記入内容そのものの判断が必要な項目です。
- 申請区分の判断
- 経歴の採否判断
- 実績の該当性判断
- 営業年数や業務実績の扱い
- 発注機関ごとの記入要領への適合
- どの書類を添付するかの判断
- 記載内容が申請上問題ないかの確認
ここを機械的に埋めてしまうと、見た目は完成していても、申請内容として危ない可能性があります。
Excel上ではセルが埋まっている。
でも、その内容が正しいか、申請上通るかは別です。
「埋められる」と「出せる」は違う
帳票自動化でよく起きる誤解があります。
それは、「入力できること」と「提出できること」を混同することです。
システムやマクロでセルを埋めることはできます。
しかし、その内容を提出してよいかどうかは、別の判断です。
特に入札参加資格申請書のような書類では、記載内容が資格審査に関わります。
そのため、単純に「自動入力できます」と言い切るのは危険です。
自動化できるのは、あくまで転記や確認補助の部分です。
最終判断は人間が行うべきです。
自動化の境界をどう引くか
中央公契連統一様式や技術者経歴書のような申請書類では、次のように分けて考えるのがよいと思います。
自動化しやすいもの
- 既存マスタからの転記
- 定型情報の反映
- 入力漏れ候補の抽出
- ファイル一覧化
- 記入対象の整理
- 同一情報の重複入力削減
人間が判断すべきもの
- 記載対象の選定
- 申請区分の判断
- 経歴や実績の該当性判断
- 発注機関ごとの記入要領への適合確認
- 申請内容として提出してよいかの最終判断
この境界を曖昧にすると、ツール側の責任も、利用者側の責任も重くなります。
維持DXでの考え方
維持DXでは、帳票自動化を「全部自動で埋めること」だとは考えていません。
むしろ大事なのは、次の切り分けです。
- 機械的に処理できる転記
- 人間が判断すべき記載内容
- チェック補助に留めるべき領域
- 自動化すると危ない領域
中央公契連統一様式の技術者経歴書は、この境界がよく見える題材だと思います。
様式がExcelやWordで存在していても、記入判断が重い書類は、単純な自動入力に向きません。
そのため、ツールで扱う場合も、変換や自動入力より、入力補助・確認補助・転記ミス削減の範囲で考える方が安全です。
まとめ
中央公契連統一様式や技術者経歴書は、ExcelやWordの様式であっても、単純な自動入力に向くとは限りません。
申請書類には、会社情報や技術者情報の転記のように機械化しやすい部分もあります。
一方で、経歴、実績、申請区分、記入要領への適合など、人間が判断すべき部分もあります。
大事なのは、全部を自動化しようとすることではなく、機械的に処理できるものと、人間が判断すべきものを分けることです。
中央公契連統一様式についての整理は、維持DXノートにまとめています。