ChatGPTなどのAIは便利です。
Word帳票の内容を整理したり、技術者情報を見やすくしたり、業務経歴を要約したりする場面で使えます。
ただし、Word帳票をそのまま貼る前には確認が必要です。
建設コンサルのWord帳票には、業務名、発注者名、技術者名、資格番号、業務経歴などがまとまって入っていることがあります。
確認したい情報
AIに貼る前には、次のような情報が含まれていないか確認した方がよいです。
- 業務名
- 業務番号
- 発注者名
- 元請名
- 協力会社名
- 技術者氏名
- 所属部署
- 資格名
- 資格登録番号
- 業務経歴
- 履行年度
- 契約・入札に関する情報
- 担当部署名
- 連絡先
- ファイルパス
これらは、Word帳票の中では普通に使われる情報です。
ただし、AIに処理させたい目的に不要な場合は、削除・置換・ダミー化を検討した方が安全です。
確認したい場所
Wordでは、本文だけを確認しても不十分なことがあります。
次のような場所にも情報が残ることがあります。
- 本文
- 表紙
- ヘッダー
- フッター
- コメント
- 変更履歴
- 文書プロパティ
- ファイル名
- 図表や画像内の文字
本文だけでなく、表紙・ヘッダー・フッターも確認することが重要です。
注意したいWord帳票
建設コンサル実務では、次のようなWord帳票に注意が必要です。
- 技術者経歴書
- 資格一覧表
- 業務実績表
- 業務概要書
- 業務計画書
- 配置予定技術者届
- 体制表
- 協議資料
- 成果品一覧
- 提出書類一覧
特に、技術者情報や資格番号は特に注意が必要です。
技術者氏名、所属部署、役職、資格番号、業務経歴が組み合わさると、特定性が高くなりやすいためです。
置換・ダミー化の例
AIに処理させる目的に不要な情報は、次のように置き換えます。
- 実際の業務名 → サンプル業務名
- 実際の発注者名 → 発注者A
- 実際の技術者名 → 技術者A
- 実際の資格番号 → 第000000号
- 実際のファイルパス → 削除
- 実際の業務経歴内の案件名 → サンプル業務名 / 某業務
AIを使わないのではなく、必要な部分だけ切り出すことが重要です。
完全な匿名化保証ではなく、危険情報候補を見つける補助
このような確認は、完全な匿名化保証ではありません。
すべての情報を完全に見つけることは難しいです。
略称、地名、業務名、担当部署名などは、文脈を知っている人にしか分からない場合があります。
そのため、危険情報候補を見つける補助として考えるのが現実的です。
最終確認は人間が行う必要があります。
維持DXで考えていること
維持DXでは、技術者情報や資格経歴をExcelで整理し、Word帳票へ出力するDoc-IO-Toolsの開発を進めています。
実行時にAI/APIへ送らず、ローカル側でWord・Excel帳票を整理する考え方を重視しています。
正式公開時には、無料ツールとして案内予定です。
まとめ
AIは便利です。
ただし、Word帳票をそのまま貼る前には確認が必要です。
本文だけでなく、表紙・ヘッダー・フッターも確認する。
技術者情報や資格番号は特に注意する。
必要な部分だけ切り出す。
完全な匿名化保証ではなく、危険情報候補を見つける補助として考える。
最終確認は人間が行う。
ローカルで確認してからAIに渡す。
この運用が、建設コンサル実務でWord帳票をAIに渡すときには重要です。
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