本記事ではkintoneの導入後にしばらくすると起こる運用課題と解決策を独断と偏見で記載します！
特に大人数のkintoneを管理していると起こる事象を中心について紹介します。
ケース①：アプリ管理者によるマスタ管理過多
想定場面
顧客マスタや製品マスタなどのマスタ管理をしている場面を想定します。
課題
マスタの登録や更新業務の多くはアプリ管理者などが都度登録・更新をしていることが多いように感じます。
顧客マスタの「担当者」や製品マスタに新しい製品を追加する時などに都度アプリ管理者へ連絡をしていると月に何回もマスタ整備業務が発生してしまいます。
解決策
一般的にはアプリ管理者以外の支店長や支社長などの一定の役職を持っているユーザーにもレコードの作成権限や編集権限を与え、現場の声からマスタ整備してもらうように一部の管理業務へ参加してもらうなどが考えられます。
時にはマスタ更新用の申請アプリを作成し、現場→支店長→支社長の承認を経て自動登録や自動更新をするようなカスタマイズの導入も考えられます。
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ステータス条件付きデータ更新プラグインを導入することで承認完了時に自動でマスタ更新をするアプリを作成することができます。
詳細は下記の記事を参考にしてください。
記事：kintoneアプリから自動で別アプリにレコード作成する方法。【ステータス条件付きデータ更新プラグイン】
ケース②：cybozu共通管理者による人事管理の過多
想定場面
大人数のkintoneを運用していると拠点ごとにオリジナルのアプリを作成することがあります。
その際の権限管理でcybozu共通管理の組織やグループを利用して制御したい場合が多いかと思います。
拠点ごとにアプリを作成しており、アクセス権限にて組織やグループを使用している場面を想定します。
課題
ユーザーや組織、グループの管理はcybozu共通管理者にしか実施することができません。
よって、運用が進むにつれてcybozu共通管理者への組織やグループメンバー更新作業による稼働過多が想定されます。
解決策
大人数のkintoneを利用している会社の多くはこの課題をAPI連携で解決しているかと思います。
従業員を管理している別システムから定期的にユーザー情報や組織情報、グループ情報などを自動連携することによって改善しているかと思います。
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グループメンバー更新プラグインを導入することでcybozu共通管理者以外のユーザーでグループメンバーを変更することができます。
詳細は下記の記事を参考にしてください。
記事：cybozu共通管理者以外がグループメンバーの更新をする方法【kintoneプラグイン紹介】
ケース③：アプリ管理者による作業者変更対応の過多
想定場面
kintoneはプロセス管理にて簡単に承認経路などのワークフローを作成することができます。
承認アプリを作成し、運用している場面を想定します。
課題
承認アプリにおいて承認者である作業者が休暇などにより不在の場面があるかと思います。
その際に急遽作業者を変更したい場合はアプリ管理者にのみ表示される「現在の作業者を変更」ボタンから作業者を変更することができます。
ただ、大人数で使用するアプリにおいて不在対応をアプリ管理者のみが実施するのは稼働過多となってしまいます。
解決策
kintoneでは作業者変更のAPIが用意されていますので、そのAPIを使用して特定のユーザーなどの条件を設けて作業者を変更できるようにカスタマイズですることが多いかと思います。
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作業者代行プラグインを導入することで特定のステータスで特定のユーザーに自分が作業者となるボタンを表示することができます。
詳細は下記の記事を参考にしてください。
記事：アプリ管理者以外のユーザーでkintoneの作業者を変更したい！【作業者代行プラグイン】
最後に
kintoneのカスタマイズ案件を5年以上した私が見てきた事例と解決策でした。
これまでの経験をもとに便利な機能をプラグインにて提供していますので、ぜひ導入検討をしてみてください。
下記のショップも公開していますので、興味があれば覗いてみてください。
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