[PMO領域]機能実装からPMO業務に関わり始めて

こんにちは、Latte@社内業務の人です
ProductDesignチームでPMOやそれに紐づく機能実装や保守を行なっています。
この記事は airCloset Advent Calendar 2023 の 07 日目です。

今回は今期関わった業務（PMOとしての案件進捗管理）について書こうと思います。

(去年・一昨年はPMO業務における機能実装の具体として、GASと各種アプリケーションとの繋ぎ込みに関する実装方法についての記事をZennで書いていました。)

前提となる管理構造

• 全体感(案件単位)管理
  • SpreadSheet
    (見え感)
    
• 案件ごとの詳細管理
  • Backlog
  • Slack
    (見え感)
    

課題感とアクション

• [進捗管理]Backlogが更新されないので案件の正しい進捗具合が把握できない　→ リリース日遅延
  • 更新されない要因のヒアリング
  • 案件内でのリマインド強化
  • 使いやすい＆分かり易い機能化と運用改善

どうなったか

• [進捗管理]
  • 遅延率が約19%ほど改善した

具体例

ヒアリングからの施策

■ 誰に対する何をヒアリングしたか
　→実際に実装と更新作業を行うエンジニアへ更新が漏れる要因について仮説と合わせて確認
■ここから判明したこと
　→バッチで事前通知機能はあるものの一定、見落としがある
　→期日管理・進捗に関わるステークホルダーになっている時といない時で対応の有無が分かれる

■対応したこと

一定、見落としがある

→フォーマットを作り、日次のリマインドを強化する

期日管理・進捗に関わるステークホルダーになっている時といない時で対応の有無が分かれる

　→前後関係を把握してステークホルダー担当者に後続担当者の作業時間確保と連絡の依頼を行う

■変化したこと
Good
・遅延数が総数に対して1/2~2/3程に減少した
・リマインド前に連絡や更新が行われることが増えた

More
・属人的に遅延が起こるということと、リマインドを無くした時も継続して遅延が起こらないという保証がない

最後に

元々通知機能があるところに属人的なリマインドを追加することで改善はあるのか？という疑問がありましたが、数値で見ても結果がでたので驚いています。
実際に自分が動いたことでわかることもあり、機能化のメリットだけでなく属人的に行うことのメリットも感じました。
現在、今回の対応で改善したものとは別に発生する課題が判明しています。
今回のように一つずつ課題改善し、より使いやすい体制へと整えていけたらと考えます。


エアークローゼットのアドベントカレンダー2023はまだまだ続きますので、ぜひ他のエンジニア、デザイナー、PMの記事もご覧いただければと思います。

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